Ввведение трудовых книжек

 

 

2.3 Оформление  титульного листа

 

 

В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике:фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия илиспециальность.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта, ауровень образования, профессия и специальность - на основании документов обобразовании (аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетнаякнижка, справка учебного заведения и т. п.).

Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается в практикезначительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени иотчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия иНаталья). Реже, но все, же встречаются сокращения длинных имен и отчеств идаже замена их инициалами, что абсолютно допустимо (п. 2.10.Инструкции).

Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифрами (например: 25.04.71г.), или смешанным буквенно-цифровым способом с неверным обозначением годарождения (например, 15 мая 52 г.), или римскими цифрами (например, 3/VIII-47г.), давно выведенными из употребления в трудовых книжках. СогласноИнструкции (п. 2.3) дата рождения записывается восемью арабскими цифрами:число и месяц должны быть двузначными, год - четырехзначным, например08.09.1963, или дата записывается смешанным буквенно-цифровым способом собязательным указанием года четырьмя цифрами, например 8 сентября 1963 г.

Информация об уровне образования работника в современной форме трудовойкнижки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписананад соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.

Другой ошибкой в данной части титульного листа трудовой книжки является

отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпись "высшее" в строке обобразовании:

Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности.

Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности, нередковписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места иливыполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строкунезаполненной до времени получения работником профессионального образования сприсвоением соответствующей квалификации.

Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовойкнижки (работник) и заверяет своей подписью.

В титульном листе предусматривается еще одна подпись - лица, ответственногоза выдачу трудовых книжек. Работники кадровых служб нередко ставят в правомнижнем углу титульного листа свою личную подпись (в соответствии спаспортом), не обращая внимания на пометку "(разборчиво)":

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью

организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на

титульном листе является недействительной.

Достаточно четкие указания Инструкции о порядке заполнения титульного листатрудовой книжки не спасают от серьезных ошибок, вызывающих осложнения приоформлении пенсии, поэтому работник кадровой службы, принимая трудовую книжкуот гражданина, поступающего на работу, обязан проверить правильностьнаписания фамилии, имени, отчества, даты рождения и других сведений втитульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании.Привыявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно необнаруженной (испорченный в момент заполнения бланк трудовой книжки не былуничтожен и заменен другим), администрация по новому (последнему) местуработы должна внести изменения в записи титульного листа.

При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой

зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии -ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения - выше илирядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркиватьотдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередкоделают неопытные работники кадровых служб (п. 2.12 Инструкции).

Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками насоответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство обраке и т. п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложкитрудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работникакадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.

В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения обобразовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования

дается ссылка на документ, полученный по окончании учебного заведения.

Довольно часто работники организаций и предприятий, получая новые профессииили специальности, со временем просят вписать их наименования в титульныйлист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает,а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь полученныхпрофессий и специальностей. Установление рабочему второй и последующихпрофессий с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения оработе", получение новых специальностей не фиксируется в трудовой книжке.

Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму, включающую 4графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация оработе, или о награждениях, или о поощрениях, основание внесения записи. Безтабличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения оназначении пенсии. Оформление титульного листа см. в прил. 6, п. 1.

 

 

2.4 Оформление  сведений о работе

 

 

Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно разделить на3 группы:

·        информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений оработе в данной организации;

·        информация о приеме на работу, переводе на другую работу и обувольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;

·        дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полнойхарактеристики особенностей трудового стажа работника и спецификидеятельности организации, в которой этот стаж заработан.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службыдолжен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работникадокументы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности,включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника. К такойинформации относятся сведения (п. 2.17 Инструкции):

·        о времени службы в составе Вооруженных сил, в органахгосударственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах

охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о трудеи государственное социальное страхование, с указанием даты призыва

(зачисления) и даты увольнения со службы;

·        о времени обучения в профессионально-технических и других училищах,на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, попереквалификации и подготовке кадров;

·        о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях(включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практикеи при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);

·        о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим

законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж

рабочих и служащих.

Чаще всего такие записи приходится вносить при первичном оформлении трудовойкнижки еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшимвоеннослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметьоснование ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами

записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу,увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу(унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номера и даты данныхприказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.

Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современныхорганизациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

·        записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;

·        номера записей исправляются, зачеркиваются;

·        даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в

соответствующих приказах;

·        даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

·        даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан

двумя, не четырьмя цифрами);

·        в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

·        нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приемана работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущейорганизации);

·        ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;

·        в качестве основания приведен документ, не предусмотренныйИнструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при

оформлении приема на работу).

Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й графы,куда вносится текст записи. При приеме на работу сначала в виде заголовка,без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано полное наименованиеорганизации в соответствии с ее уставом. Наименование организации может бытьпроставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки,пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, ссоответствующей датой и ссылкой на приказ.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго

соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном

подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство),и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разрядаили о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностейслужащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверноепонимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точномсоответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положениепонимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписываетсяпочти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так какИнструкция (п. 2.13) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, поформулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указанияотдельных особенностей и характера работы.

Вместе с тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно

должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.

В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесениизаписей о приеме на работу:

·        наименование организации не выделяется в виде заголовка, авключается в текст записи о приеме на работу;

·        указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

·        наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне

соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

·        не указывается наименование структурного подразделения, в которое

принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям

трудового договора;

·        наименование структурного подразделения не соответствует

наименованию, внесенному в штатное расписание;

·        наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;

·        указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о

приеме на работу.

Оформление сведений о работе см. в прил. 6, п. 2

 

3. Практика  кадровых служб.

 

   3.1 Прием  на работу человека утерявшего трудовую книжку.

 

 

Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку осуществляется следующимобразом.

Согласно Инструкции, рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаныпредъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленномпорядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявитьоб этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней послезаявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш кней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первойстраницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен обратиться к егоправопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное предприятие.

(прил. 6)

 

3.2 Внесение  сведений о награждении юбилейными  медалями

 

 

Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек

вносились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым

коллективом, предусмотренныхправилами внутреннего трудового распорядка иуставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждениеценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгупочета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не всесведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о егонаграждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:

·        в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (илипроставляется штамп с его наименованием);

·        ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая втечение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии);