Ввведение трудовых книжек

Страница |

 

Содержание

 

 

Введение………………………………………………………………….. 5

Общие положения………………………………………………………..6

Оформление и ведение трудовых книжек

Подготовка к ведениютрудовых книжек и вкладышей к ним………...9

Документы для открытия трудовой книжки…………………………...12

Оформление титульного листа…………………………………………..13

Оформление сведений о работе………………………………………….16

Практика кадровых служб……………………………………………….19

Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку……………20

Внесение сведений о награждении юбилейными медалями…………...21

Выдача на руки трудовой книжки……………………………………….22

Оформление исправлений ………………………………………………..23

Выписка из трудовой книжки ……………………………………………24

Извлечение из Инструкции о трудовых книжках ………………………51

 

Введение

 

 

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашейстране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка являетсяосновным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Однако далеко не все руководители негосударственных организаций уделяютдолжное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о егороли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным.

Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило,отсутствуют кадровые службы и нет специалистов по ведению кадровойдокументации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовыхкнижек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления,в том числе без использования бланка установленного образца.

Наряду с указанными субъективными причинами есть и причины объективные,связанные с несоответствием действующих нормативных документов по вопросамведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим вповседневной практике. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек напредприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением ГоскомтрудаСССР от 20.06.74 № 162 (далее - Инструкция), изменялась и дополнялась в 1985г. (постановление Госкомтруда СССР от 02.08.85 № 252), в 1987 г.(постановление Госкомтруда СССР от 31.03.87 № 201) и в 1990 г. (постановлениеГоскомтруда СССР от 19.10.90 №412).

 

 

 

1. Общие положения

 

 

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, вучреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных,нештатных работников (если они подлежат государственному социальномустрахованию), надомников, работников с неполным рабочим временем. При этом втрудовой книжке последних не отмечается, что они работают с неполным рабочимвременем.

Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии работника не позднее

недельного срока со дня его приема на работу.

В нее вносятся:

§     сведения о работнике, то есть фамилия, имя, отчество, дата рождения,

(на основании  сведений паспорта) образование, профессия, специальность (наосновании диплома), квалификация;

§     сведения о работе, то есть прием на работу, перевод на другуюпостоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы;

§     сведения о поощрениях и награждениях;

§     сведения об открытиях, на которые имеются у работника дипломы обиспользованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченныхв связи с этим вознаграждениях.

Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую

деятельность работника и является основным документом оего трудовой

деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывныйстаж работника.

Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения - полностью. Фамилия,имя, отчество и дата рождения работника указываются на основании паспорта,образование (общее и специальное) - на основании соответствующего документа,профессия и специальность также указываются на основании документа. Всеизменения в этом заносятся в трудовую книжку на основании соответствующихдокументов по последнему месту работы. Так, если рабочему в период работыприсваивается новый разряд, то в трудовой книжке об этом производитсясоответствующая запись.

По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается егоработа по совместительству и об ее окончании.

Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторамучебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения надневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и среднихспециальных учебных заведений.

Период их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и припроведении научно-исследовательской хоздоговорной работы также вносится втрудовую книжку отдельной записью на основании соответствующей об этомсправки.

Со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в

трудовую книжку по месту работы до занесения сведений о работе на данном

производствевносятся следующие записи отдельной строкой:

§     о времени службы в армии, флоте, органах государственной безопасности,внутренних дел и всех видах охраны;

§     о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях иаспирантуре, если это ранее не было занесено;

§     о времени обучения в ПТУ и других училищах, на курсах и в школах поповышению квалификации и подготовке кадров;

§     о работе в качестве члена колхоза.

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствиис формулировкой основания, указанной в законе, и со ссылкой насоответствующую статью и пункт Закона. Например, "уволен по собственномужеланию ст.80 КЗоТ РФ".

При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовойкнижке увольнение записывается с указанием этих причин. Например, "уволена пособственному желанию по ст.80 КЗоТ РФ в связи с переводом мужа-военнослужащего в другую местность".

Дата увольнения указывается в соответствии с приказом об увольнении. Днемувольнения считается последний день работы. В этот день работнику выдаетсятрудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производстве, заверенными печатью и подписьюруководителя производства.

Никаких вычеркиваний и исправлений неточностей в трудовой книжке делать нельзя.Если есть такие неточности, то исправление производится отдельнойстрокой администрацией того производства, на котором сделана соответствующаянеточная запись. При этом необходимо отметить, что порядок нумераций записейсохраняется и продолжается далее.

При восстановлении на работе незаконно уволенного, запись в трудовой книжкеоб увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой,указывающей, что предшествующую строку об увольнении считатьнедействительной.

При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом

администрации последнего места работы, которая не позднее 15 дней после

получения такого заявления выдает работнику другую трудовую книжку с надписью «Дубликат".

Когда трудовая книжка не вмещает в себя вновь вносимые данные, тогда в неевкладывается вкладыш, в котором продолжается нумерация записей,соответствующих трудовой книжке. На титульный лист вкладыша вносятся данные оего владельце, аналогично данным в титульном листе трудовой книжке. Натитульном листе вкладыша можно вносить уже обновленные данные о владельцекнижки, например, новую фамилия или новую специальность. В остальном, всетребования, предъявляемые к трудовым книжкам, распространяются и на вкладыши кним.

 

2. Оформление  и ведение трудовых книжек

 

   2.1 Подготовка  к ведениютрудовых книжек и  вкладышей к ним

 

 

Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудникдолжен, прежде всего, решить следующие основные вопросы.

Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и

служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движениятрудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированывсе трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении наработу, а также оформленные им впервые (прил. 1):

В-третьих, проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. Привыявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснитьпричины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору безтрудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрациипредприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их наруки для собственных нужд под расписку, и т. п.).

Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работыкоторой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанныхвыводов.

В-четвертых, проверить наличие в организации необходимого запаса бланков

трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 6.3 Инструкции). Количество бланковопределяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров ихарактеристик, принимаемых на работу граждан (например, прием на работувыпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформленавпервые).

Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не вкадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как

документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге (пп. 7.1и 7.2 Инструкции).

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением ирасходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии иномера каждого бланка (прил. 2)

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательнымдля рабочих и служащих, т. к. прием на работу без трудовой книжки недопускается (п. 1.2 Инструкции).

Если трудовая книжка у гражданинаотсутствует, требуется "предъявить администрации справку о последнем занятии,выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией..." (п. 1.3 Инструкции). Однако в современных условиях получениетакой справки не всегда возможно, а "последним занятием" бывшего школьника,студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, несопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей -физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих уних по трудовому договору.

В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление гражданиномлюбого имеющегося у него документа о трудовой деятельности вместоотсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этомтрудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда илидоговорами поручения (совместное инструктивное письмо Пенсионного фонда РФ иМинсоцзащиты России от 02.02.92 № ЮСИ-22/ИН; 1-299-17); справками, расчетнымикнижками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а такжесправками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданнымисоответствующими отделениями Пенсионного фонда (письмо Минтруда РФ от04.02.97 № 28-6).

Особенно сложное положение у граждан, переживших стихийные бедствия, авариина производстве и дома, переезд в Россию из бывших союзных республик и т. п.

Трудовые книжки у них могут быть утрачены в силу обстоятельств, а их

восстановление крайне затруднено по многим, не зависящим от человека причинам.

Оформление дубликата по последнему месту работы согласно требованиям

Инструкции (п. 5.1) бывает, возможно, не всегда. Оказавшийся в такой ситуациигражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме письменных объясненийсвоих жизненных обстоятельств (например, в форме заявления с просьбойоформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия).

Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы

сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть итогда необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленномупорядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.

Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включаетследующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения оработе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационнуюфункции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях взаписях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция(п. 2.12.) говорит именно об изменении личных данных работника поопределенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнениититульного листа ошибок. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек ивкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующегоакта (прил. 3)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Документы  для открытия трудовой книжки

 

 

Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том случае, еслиработник поступает на работу впервые. При этом лицо, поступающее на работу,обязано предоставить справку о последнем занятии, выданную по местужительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией. Лица, уволенныеиз рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет.

Согласно Инструкции заполнение трудовой книжки производится в присутствииработника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения оработнике записываются на основании представленных личных документов:фамилия, имя, отчество и дата рождения - на основании паспорта; образование -на основании аттестата, диплома, удостоверения; сведения о незаконченномсреднем или высшем образовании - на основании студенческого билета, зачетнойкнижки или справки учебного заведения.