С электронным документом тесно
связано понятие «электронно-цифровой
подписи».
Электронная подпись – это
данные в электронном формате, которые
прилагаются к другим электронным данным
или логически ассоциируются с ними и
служат в качестве метода установления
аутентичности.
Электронная цифровая подпись
– реквизит электронного документа, предназначенный
для защиты данного электронного документа
от подделки, полученный в результате
криптографического преобразования информации
с использованием закрытого ключа электронной
цифровой подписи, а также установить
отсутствие искажения информации в электронном
документе.
Повсюду в мире все шире используется
электронная цифровая подпись, в особенности
в банковской системе. Отсутствие правового
регулирования порядка и последствий
применения электронно-цифровой подписи
на государственном уровне долгое время
затрудняло ее использование.
Сравнительно до недавнего
времени отсутствовало должное правовое
регулирование отношений, возникающих
в момент создания электронной цифровой
подписи и их последствий на государственном
уровне. Особая важность правового регулирования
этой проблемы обусловлена тем, что сегодня,
в эпоху глобальной информатизации, сложно
решать какие-либо вопросы без современных
средств подписания документов, законным
образом оформляющих заключение сделок.
Распространение таких институтов
как электронная подпись, электронная
торговля (коммерция), электронные деньги
и т.п. позволяет расширить рынок и работать
с зарубежными клиентами, что ведет к росту
конкурентоспособности и открывает для
потребителей и бизнесменов новые перспективы
безопасного обмена информацией и торговли
независимо от границ. В связи с тем, что
значительное число сделок, совершаемых
посредством сети Интернет содержат «иностранный»
элемент, возникает проблема применимого
права.
Основополагающим документом
стал Федеральный закон, целью которого
является «обеспечение правовых условий
использования электронной цифровой подписи
в электронных документах, при соблюдении
которых электронная цифровая подпись
в электронном документе признается равнозначной
собственноручной подписи в документе
на бумажном носителе».
- Хранение электронных документов
Развитие информационных технологий
породило новый вид документов - документы
на машинных носителях, или электронные
документы. Они все чаще создаются на предприятиях,
в учреждениях и организациях всех форм
собственности. Такие электронные документы
могут содержать научно-техническую, производственную
и управленческую информацию. Например,
проектные работы сегодня трудно представить
без автоматизированных систем проектирования,
которые позволяют создавать в электронном
виде чертежи и текстовую документацию.
Многие организации ведут базы данных
регистрационного и учетно-статистического
характера. Системы электронной почты
и безбумажного документооборота внедряются
в делопроизводстве и банковском деле.
«Вопрос о придании электронным
документам юридической силы в нашей стране,
как и во многих других государствах, окончательно
не урегулирован (важную роль должен сыграть
закон об электронной цифровой подписи,
разработка которого, к сожалению, затягивается),
существующая нормативно-правовая база
позволяет рассматривать их в едином контексте
с другими видами архивных документов»17. В частности, документы, созданные
государственными предприятиями, учреждениями
и организациями, относятся к государственной
части Национального архивного фонда
и подлежат обязательному государственному
учету независимо от вида носителя, техники
и способа закрепления информации. В отношении
этих документов должна проводиться экспертиза
ценности, по результатам которой часть
документов отбирается для временного
или постоянного хранения.
Документы общественных объединений,
иных негосударственных предприятий,
организаций, учреждений и физических
лиц относятся к негосударственной части
Национального архивного фонда. Собственники
этих документов могут хранить их в собственных
архивах, а некоторые категории документов
(по личному составу) обязаны передавать
в государственные архивы. Кроме того,
по соглашению сторон любые документы
негосударственной части Национального
архивного фонда могут передаваться в
государственные архивы для временного
или постоянного хранения.
В отношении электронных документов
это обстоятельство приобретает особое
значение, так как данная категория документов
имеет свою специфику: для воспроизведения
в человеко-читаемом виде они требуют
программно-технических средств, которые,
как известно, имеют свойство быстро устаревать.
В результате документы на машинных носителях,
предоставленные сами себе на сравнительно
короткий срок (порядка нескольких лет),
могут оказаться недоступными, либо доступ
к ним оказывается слишком дорогим.
«По этой причине поддержание
электронных документов в доступном состоянии
требует постоянной заботы: контроля физического
состояния носителей, регулярной конвертации
(перезаписи на другой тип носителя и/или
в файл другого типа) и миграции данных
(переноса в другую информационную среду,
в том числе под новые операционные системы)"18. Организации, создающие документы,
далеко не всегда имеют возможность (да
и желание) проявлять такую заботу в отношении
документов, непосредственная надобность
в которых отпала. Именно поэтому законом
установлен значительно более короткий
срок хранения в ведомственных архивах
машиночитаемых (электронных) документов
по сравнению с традиционными. Предполагается,
что основная забота об их сохранности
должна лечь на плечи специализированного
учреждения Государственной архивной
службы.
Для того, чтобы процесс передачи
электронных документов на архивное хранение
протекал безболезненно, должны быть приняты
определенные меры уже на стадии проектирования
и внедрения систем, посредством которых
эти документы будут создаваться. Поэтому
проектные решения по внедрению информационных
технологий необходимо согласовывать
со специалистами архивной отрасли. С
их участием должна также проводиться
экспертиза ценности электронных документов
и определяться срок их хранения. В необходимых
случаях может быть принято решение о
постоянном хранении электронных документов
по месту их создания на основании лицензии
Государственного комитета по архивам
и делопроизводству.
Сохранность электронных документов
– дело сравнительно новое не только в
нашей стране, но и во всем мире. Естественно,
что необходимый для этого кадровый научный
потенциал еще предстоит создать. Предполагается,
что документы при передаче будут конвертироваться
на носители архива – магнитооптические
диски, на которых и будет осуществляться
их последующее хранение. Условия доступа
пользователей к информации определяются
с учетом интересов создателей документов.
Помимо обеспечения сохранности
документов, изначально создаваемых в
электронном виде, важным направлением
деятельности архивистов является внедрение
современных технологий доступа к традиционным
бумажным документам. Речь идет о создании
электронных факсимильных копий таких
документов, которые затем могут публиковаться
в сети Интернет или отдельными изданиями
на компакт-дисках.
В эпоху электронных документов,
для которых можно получить любое количество
равнозначных копий, роль архивов неизбежно
претерпит изменения. Появляется возможность
хранить рабочие экземпляры документов
рассредоточено - там, где в них возникает
потребность. Каждый пользователь может
с помощью удаленного доступа получить
собственную копию, с точки зрения информационной
ценности совершенно равнозначную исходному
документу. Тем не менее, обеспечение сохранности
эталонов электронных документов останется
прерогативой архивистов независимо от
того, сколько равноценных экземпляров
будет находиться в обращении.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Сегодня невозможно представить себе
офис без какого-либо предмета офисной техники.
В эпоху передовых технологий оргтехника
помогает работать быстро и плодотворно.
С помощью факса мы может отправлять
и получать письма и особо важные документы,
воспользовавшись телефонной линией.
Копиры и дубликаторы помогут нам снять
копии с рабочих документов, распечатать
рекламные брошюры, прайс-листы. Пользуясь
принтером, можно распечатать необходимую
документацию, предварительно подготовив
ее на ПК.
Но в последнее время появилась возможность
совместить несколько устройств (факс,
принтер, сканер, копир) в многофункциональном
устройстве. Это позволяет пользователям
сэкономить время на выбор отдельного
устройства, деньги и порой драгоценное
место в офисе.
Управленческая деятельность
в России, как и во всех развитых странах,
осуществляется с помощью документов,
которые одновременно являются источником,
результатом и инструментом этой деятельности.
На сегодняшний день документ
является основным способом представления
информации на любом современном предприятии.
Неоспорима важность сохранности
и умелого использования информационных
ресурсов предприятия для успешного ведения
бизнеса. Способность принять верное решение
и вовремя отреагировать на ситуацию,
гибко реагировать на все изменения рынка
зависит не только от таланта и опыта руководителей.
Эффективность управления предприятием
зависит и от того, насколько разумно в
нем организовано управление документооборотом.
Фактически, малоэффективное
использование накопленной информации
(или, еще хуже, ее утрата) может привести
к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не
полученная информация или документ -
это, прежде всего, потерянные деньги,
время и упущенные возможности.
Вследствие этого, на любом
предприятии, где ведется активная работа
с различными документами, рано или поздно
встает проблема систематизации, обработки
и безопасного хранения значительных
объемов информации.
Важную роль в оптимизации деятельности
предприятия любого размера и профиля
деятельности играют современные системы
электронного документооборота.
С развитием научно-технического
прогресса, новые информационные технологии
стремительно охватывают все больше сторон
человеческой жизни. Неудивительно, что
такая важная часть административной
деятельности, как документационное управление
обеспечения, вплотную подошла к использованию
новых технологий.
Существует мнение, что в настоящее
время только около 30% всей корпоративной
информации хранится в электронном виде
(как в структурированном - в базах данных,
так и в неструктурированном).
Вся остальная информация (около
70%) хранится на бумаге, создавая немалые
трудности при ее поиске и обработке. Тем
не менее, это соотношение постепенно
меняется в пользу электронной формы хранения
(в частности, через развитие электронных
архивов).
В настоящее время на большинстве
российских предприятий документооборот
в виде договоров, прайс-листов, приказов,
деловой переписки, финансовой документации,
и т.д., хранится как в бумажном, так и в
электронном виде (часто неупорядоченно
на файл-сервере). При этом практически
неизбежно возникает дублирование информации,
а также не обеспечивается поддержка разных
версий документов и безопасность их хранения.
То есть, и при преобладании электронной
формы хранения документов, они не всегда
используются эффективно.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1.Российская Федерация. Законы. Федеральный
закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной
подписи» (в редакции от 02.07.2013 г., с изменениями
от 12.03.2014 г.).
2.Российская Федерация. Законы. Федеральный
закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «О информации,
информационных технологиях и о защите
информации» (в редакции от 28.12.2013 г., с
изменениями и дополнениями от 01.02.2014 г.).
3.Баласанян, В.Э. 2006 год - год электронного
документооборота / В.Э. Баласанян, Е.В.
Губернская // Справочник секретаря и офис-менеджера.
- 2006. - № 3. - С.78 - 81.
4.Баласанян, В.Э. От традиционного делопроизводства
к электронному документообороту / В.Э.
Баласанян // Справочник секретаря и офис-менеджера.
- 2003. - № 4. - С.15 - 18.
5.Бобылева, М.П. Корпоративное регулирование
документационного обеспечения управления
(опыт Банка России) / М.П. Бобылева // Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 2.
- С.56 - 63.
6.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация
и технология документационного обеспечения
управления).Учебник для вузов / Т.В. Кузнецова,
Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред.
Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359
с.
7.Кузнецов, С.К. Опыт реформирования системы
документационного обеспечения Минэкономразвития
РФ / С.К. Кузнецов // Справочник секретаря
и офис-менеджера. - 2003. - № 10. - С.72 - 78.
8.Ларин, М.В. Работа с электронными документами.
Обзор исследований ВНИИДАД / М.В. Ларин
// Справочник секретаря и офис-менеджера.
- 2006. - № 1. - С.36 - 40.
9.Ларин, М.В. Работа с электронными документами.
Обзор исследований ВНИИДАД / М.В. Ларин
// Справочник секретаря и офис-менеджера.
- 2006. - № 2. - С.32 - 39.
10.Линев, А.А. Регионы готовы к внедрению
систем электронного документооборота
/ А.А. Линев // Справочник секретаря и офис-менеджера.
- 2006. - № 4. - С.84 - 85.
11.Назаренко, О.Б. Программное обеспечение
Интернет/Интранет клиента / О.Б. Назаренко
// Справочник секретаря и офис-менеджера.
- 2003. - № 10. - С.92 - 95.
12.Петров, В.Н. Информационные системы.
Учебник для вузов / В.Н. Петров. - СПб.: Питер,
2002. - 688 с.
13.Рыжикова, Т.В. Аппарат Совета Федерации
на этапе перехода к безбумажным технологиям
/ Т.В. Рыжикова // Справочник секретаря
и офис-менеджера. - 2003. - № 8. - С.62 - 67.
14.Рысков, О.И. Нормативная база управления
документацией: 2005 год / О, И. Рысков
// Справочник секретаря и офис-менеджера.
- 2006. - № 3. - С.34 - 38.
15.Рысков, О.И. Нормативная база управления
документацией: 2005 год [Текст; окончание]
/ О.И. Рысков // Справочник секретаря и
офис-менеджера. - 2006. - № 4. - С.36 - 40.
16.Савельев, А.М. "Электронный документооборот"
или "автоматизация делопроизводства"?
/ А.М. Савельев // Справочник секретаря
и офис-менеджера. - 2003. - № 1. - С.17 - 22.
17.Синева, Н.А. Технология внедрения системы
автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота "Дело-ТСФ" в Совете
Федерации / Н.А. Синева // Справочник секретаря
и офис-менеджера. - 2003. - № 5. - С.82 - 87.