Возможности использования современной офисной техники в документообороте

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

На сегодняшний день, как крупное предприятие, так и маленькая фирма, не могут  обойтись без компьютера, принтера, факса и другой офисной техники. Главным направлением усовершенствования процесса документооборота стало использование новейшей компьютерной и  телекоммуникационной техники,  формирование на ее основе высокоэффективных информационно- управленческих технологий в работе с документами.

Безотказная, удобная и современная офисная техника представляет собой одно из минимальных условий для успешной деятельности персонала и всей организации.

Современная офисная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Неэффективное и слабое использование оргтехники приводит к снижению производительности труда, низкой эффективности работы управленческого персонала, к значительным задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой  информации, и к другим отрицательным  последствиям.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже много лет назад и захватила умы многих специалистов, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. В связи с этим актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Тема контрольной работы является достаточно актуальной, так как без использования современной офисной техники невозможно эффективное ведение документооборота в современной организации.

Целью работы является изучение возможностей использования офисной техники  в фирмах, предприятиях для эффективной работы с документами.

Цель работы определяет следующие задачи:

-рассмотреть классификацию и назначение офисной техники, используемой для работы с документами;

-определить значение  средств для составления, хранения поиска  и обработки документов;

-изучить возможности  копировально-множительной техники  и техники управленческой связи;

-выявить эффективность  офисной техники для современного  документооборота.

Объектом исследования является техническое обеспечение организации.

Предметом контрольной работы является - технические средства современного офиса.

Теоретической основой для исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики документоведения, а тек же справочные и нормативные материалы по исследуемой теме.

Методологической основой контрольной работы  являются публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий, интернет.

Большая роль в исследовании темы работы принадлежит трудам следующих авторов: В.А. Спивак, Т.В. Кузнецовой, М. В. Стенюков и др.

Структура контрольной работы состоит из введения, двух глав, разбитых на параграфы, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

1. МЕХАНИЗАЦИЯ И КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТАЦИИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

1. Персональный компьютер

 

«Приступая к оснащению офиса различной техникой, необходимо помнить, что в помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы, а также расчетом полезной площади помещения, отведенного под офис»1. На рабочем месте должны находиться: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефоны внутренней и наружной связи; автоответчик, сопряженный с диктофоном; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат. «Планировка технического оснащения рабочих мест считается рациональной в соответствии с эргономикой, если соблюдены следующие основные принципы:

-рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом содержания и обработки документов;

-шкафы и картотеки располагаются с максимальным удобством подходов к ним;

-естественное освещение должно падать на рабочие места слева или спереди, следует исключить влияние уличных раздражителей;

-необходимо обеспечить свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники;

-следует исключить неблагоприятное воздействие теплового излучения от отопительных приборов»2 .

Работа в любом офисе требует использования различного технического оборудования, которое существенно облегчает и ускоряет трудовой процесс. В связи с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

Офисное оборудование можно классифицировать на следующие основные группы:

1. Компьютеры и электронные  коммуникации передачи информации.

2. Печатное и множительное  оборудование.

3. Средства обработки  документов.

4. Демонстрационная видеотехника.

5. Системы связи.

6. Системы безопасности  и их обеспечение.

Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации, как правило, есть в каждом современном офисе. В зависимости от специфики работы офиса составные комплектующие элементы подобного оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота и документации обеспечения управления (ДОУ), возникающие обычно в организациях различного масштаба:

-путаница и проблема поиска документов;

-невыполнение документов в срок;

-дублирование и противоречие документов друг другу;

-неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;

-невозможность проследить историю работы с документами.

Один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами - переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети3.

Принципиальное решение - компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами - для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД).

 

2. Устройства ввода информации

 

Основным устройством ввода текстовой и графической информации является сканер. «Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации»4.

Современные сканеры отличаются следующими характеристиками:

-сканирование документов  формата до А0, различной толщины и изгиба листа;

-высокая скорость сканирования сразу с  двух сторон документа;

-высокое качество сканирования;

-цветность отсканированных  документов.

К печатному оборудованию, то есть устройствам вывода информации относятся принтеры различного вида. Широкие возможности управления шрифтом, которые предлагаются пользователю современных принтеров, позволяют легко выделить наиболее важные части печатного текста.

Множество моделей принтеров можно разделить на три большие группы: матричные принтеры с жестким воздействием на бумагу; лазерные; струйные принтеры с мягким воздействием на бумагу.

Копировальный аппарат - устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных материалах. Может использоваться для изготовления малых тиражей книг, брошюр и пр. Помимо специальных машин, к копировальным аппаратам иногда относят факсимильный аппарат, дупликатор и соединённые между собой сканер и принтер.

Несмотря на широкое использование названия ксерокс, в официальной литературе и особенно рекламных материалах его стараются избегать из-за сходства с именем фирмы «Ксерокс». Само же название «ксерокс» для копировальных аппаратов на основе технологии ксерографии (или электрографии) было предложено ещё изобретателем метода Честером Карлсоном.

По способу обработки изображения копировальные аппараты делятся на аналоговые и цифровые. Они различаются по способу передачи изображения от оригинала к копии5. По производительности выделяют копиры малой (до 20 копий/мин), средней (20—40 копий/мин) и высокой (свыше 40 копий/мин) производительности. По компоновке копиры делятся на напольные и настольные. Из настольных отдельно выделяют переносные (портативные). Настольные аппараты малой производительности формата А4 обычно называют персональными. Отдельно выделяют копиры большого формата (А0, А1), которые часто называют инженерными системами.

К устройствам вывода графической информации относятся плоттеры. Плоттеры - это устройства, которые выводят информацию из персонального компьютера на бумажный или иной вид носителя большого размера. Они предназначены для вывода различных схем, сложных технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

По конструкции плоттеры подразделяются на планшетные и барабанные (рулонные). В планшетных плоттерах бумага лежит неподвижно, а печатающий узел перемещается относительно нее по двум направлениям. В барабанных плоттерах по одной из координат перемещается печатающая головка, а по другой, с помощью системы прижима, движется бумага22 .

К основным характеристикам плоттеров относятся скорость вычерчивания изображения (мм/с); скорость вывода изображения.

В настоящее время большое внимание уделяется единому порядку оформления документов. Под порядком оформления понимается придание документам вида, удобного для наглядного представления и практического использования информации, содержащейся в документе, а также способы защиты документов от влаги и пыли с целью дальнейшего их хранения. Для этого все документы после работы с ними комплектуются, переплетаются, некоторые уничтожаются, а некоторые передаются пользователям или на архивное хранение. Современному работнику необходимо иметь представление о наборе различных технических средств.

Машины для защиты документов от небрежного хранения подразделяются на устройства для окантовки документов, лакокрасочные (лакировальные) станки и машины-ламинаторы6 .

Бумагорезательное оборудование классифицируется на три категории: конвертовскрывающие устройства, машины для уничтожения документов и промышленное бумагорезательное оборудование для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форм. Промышленное бумагорезательное оборудование включает в себя весь ассортимент резательных средств: от ножниц до автоматических программируемых гильотин. В зависимости от назначения, мощности оборудования и длины разреза резаки могут быть стационарные и переносные.

 

 

 

3. Современные офисные информационные технологии

 

«Управленческая деятельность в любой организации также основана на переработке информации и производстве новой информации, что позволяет говорить о наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест, не принесло желаемых результатов, хотя и ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью"7.

На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места.

Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

-тестовые, диагностические и антивирусные программы;

-операционные системы;

-командно-файловые оболочки.

Это программные средства общего назначения, следует отметить тенденцию расширения возможностей следующих поколений операционных систем, в том числе за счет интеграции в них всех перечисленных выше программных средств.

Среди прикладных программных средств, необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить:

широко используемые типовые:

-системы подготовки текстовых документов;

-личные информационные системы;

-системы управления базами данных;

-программы по распознаванию текстов;

-программы выхода во внешнюю среду;

-системы обработки финансово-экономической информации;

Менее распространенные специализированные, требующие специальной подготовки пользователей:

-системы подготовки презентаций;

-системы управления проектами;

-экспертные системы и системы поддержки принятия решений;