Внедрение информационных технологий в работу кадровой службы

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ  В РАБОТЕ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ 4

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ  СЛУЖБЫ 7

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 10

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 11

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с  накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно  информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый  отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или  других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии.

Ещё не так давно вся  работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты.

Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий. Делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Таким образом, автоматизация  процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом.

На российском рынке существует достаточно много программ для автоматизации  работы кадровой службы, которые мы рассмотрим в данном реферате.

 

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В РАБОТЕ

КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

 

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с  личным составом создаётся большой  объём однотипных документов, легко  поддающихся формализации.

Создание унифицированных  форм этих документов и их электронных  версий, использование специальных  компьютерных программ значительно  облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции  кадровика, вести документацию по личному  составу средних и даже крупных  организаций.

Служба кадров сегодня  оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и  её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники  позволяет накапливать массивы  информации (базы данных) и документы  в электронной форме по всем сотрудникам  организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному  составу.

Кадровая документация - непременная часть документов любой  организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом).

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно  повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней.

Сегодня практически в  любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это  один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного  обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники IT служб - это программисты, системные администраторы, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных  продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и  оптимизации бизнес-процессов в  компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система  управления кадровой службой позволяет  вести учет работников, издавать и  регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы  управления человеческими ресурсами  помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять  капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так  и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно  расширился. Это было связано с  осознанием руководителей предприятий  необходимости качественных изменений  в работе отдела кадров. Оптимизация  работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все  более технологичной, системной  и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько  эффективным будет работа отдела кадров, задача которого - найти и  удержать нужных специалистов, а также  правильно распределить имеющиеся  трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру  компании. Соответственно растут и  потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:

• оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;
• организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;
• наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;
• вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как  комплексными программами, которые  охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и  узкоспециализированными решениями.

 

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

 

На сегодняшний день автоматизация  учета кадров на многих предприятиях - «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача - навести элементарный порядок в кадровом учете.

Программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет организациям, уже использующим для бухгалтерского учёта программу «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и обеспечить однократность ввода сведений о каждом сотруднике. Все данные о сотруднике, используемые бухгалтерией, вводятся в систему один раз - сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы  включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует  личному листку по учёту кадров.

Можно привести как пример программу «Управление персоналом»  фирмы ИнтерТраст.1 Она представляет систему баз данных, включающую следующие  БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» - сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках  организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д. С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д. Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Вести воинский учет граждан в организациях поможет автоматизированная система «Военно-учетный работник (орган) организации «Гран-ВУР».

Система позволяет:

1) автоматизировать решение задач военно-учетной работы в организации (учет, контроль, поиск и анализ);

2) автоматизировать обмен отчетной информацией с вышестоящим территориальным или отраслевым военно-учетным органом.

Система является однопользовательской, т. е. данный вариант системы предназначен для учета и работы с документами на одном рабочем месте. В качестве средства хранения и управления данными используется Microsoft Jet.

Функциональные возможности системы:

1) учет работающих в организации граждан, пребывающих в запасе или подлежащих призыву;

2) учет фактов бронирования и снятия с бронирования работников организации;

3) поиск (отбор, фильтрация) работников организации из общего списка по различным критериям;

4) автоматизированный расчет показателей и формирование отчета о численности работающих и забронированных в организации граждан, пребывающих в запасе (форма № 6);

5) автоматизированный расчет показателей и формирование карточки учета организации (форма № 18);

6) Заполнение и печать личных карточек работников организации по форме № Т-2 (ВУР) и № Т-2ГС (ВУР);

7) ведение и печать журнала учета личных карточек работающих призывников и граждан, пребывающих в запасе;

8) автоматизированная генерация передаваемых для сверки в соответствующие военные комиссариаты списков, содержащих основные военно-учетные данные работников организации;

9) автоматизация информационных обменов на магнитных носителях с вышестоящим военно-учетным органом, оснащенным системой «Гран-Бронирование».

Автоматизированная система  управления персоналом «Фараон» – это компьютерная программа, которая позволяет вести учет любых кадровых операций, автоматизирует делопроизводство, а также предлагает удобные инструменты для планирования и анализа управления персоналом. Главными особенностями «Фараона» являются его наглядность и гибкость.

С помощью системы «Фараон» можно:

1) эффективно организовать свою работу;

2) развить целостное представление о своей компании;

3) оперативно решать поставленные задачи;

4) использовать современные компьютерные технологии;

5) легко получать любую информацию о персонале;

6) вести делопроизводство согласно законодательству;

7) построение организационной структуры.

Программный продукт «Документационное  обеспечение кадровой службы» – это новое поколение программного обеспечения «ОАЗИС» для автоматизации работы инспектора кадровой службы. Эта программа построена по принципам справочно-информационных систем. В ней представлены два каталога документов (по технологии работы кадровой службы и по видам документов) для обеспечения правильного документирования трудовой деятельности работников и учета личного состава. В программе реализованы возможности:

1) использование шаблонов документов для подготовки каталога документов внутреннего пользования;

2) удобный поиск по базе документов;

3) печать документов;

4) «мастеры кадровых операций», обеспечивающие контроль за любой кадровой операцией и несущие элементы обучения работника кадровой службы.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В соответствии с поставленной целью данной курсовой работы был  выполнен анализ литературных источников по вопросу совершенствования работы кадровой службы, рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизации  работы кадровой службы, рассмотрены  теоретические аспекты создания и оформления документов в процессе автоматизации.

Важно подчеркнуть, что в  современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором  и организатором всей работы с  кадрами, кадровой политики и любых  других мероприятий по работе с кадрами.

Создание автоматизированного  рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время  на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск  необходимой информации; улучшится  качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность  работы не только кадровика, но и остальных  подразделений фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что использование новых технологий значительно повышает эффективность  работы кадровых служб за счет использования  преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться  предварительные ожидания, и, как  следствие, - «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование  системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных  и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.