Ведомственные и негосударственные архивы

2. Ежегодное  проведение экспертизы ценности  документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов  на дела, подлежащие дальнейшему  хранению (со сроками "постоянно"  и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.

Функция обеспечения сохранности документов.

1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.

2. Организация  учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.

3. Создание страхового  фонда копий на наиболее ценные  документы, категории которых  определяются Росархивом или  соответствующим архивным учреждением.  Учет этих документов и их  страхового фонда.

4. Проведение  при необходимости работ по  улучшению физико-химического состояния  документов (дезинфекция и реставрация  документов).

5. Топографирование  документов архива, обеспечивающее  их быстрый поиск в хранилище.

Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.

1. Кроме отбора  наиболее ценных документов, проводящегося  в ходе экспертизы ценности, архив  составляет и представляет (после  одобрения ЭК организации) на  утверждение ЭПК соответствующего  архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

2. Подготовка  к передаче и передача на  государственное хранение документов  с истекшими предельными сроками  ведомственного хранения.

3. Составление  научно-справочного аппарата к  документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.

4. В архивах,  хранящих документы нескольких  учреждений, проводится фондирование  принятых в архив дел и документов.

Функция использования документов.

Основная цель использования документов архива организации – дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:

1) информирование  руководителей и работников организации  о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;

2) исполнение  запросов учреждений и заявлений  граждан социально-правового характера,  выдачу копий документов и  архивных справок, а также документов  во временное пользование заинтересованным  учреждениям и исследователям, работающим  в читальном зале;

3) организацию  учета использования документов  архива.

Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.

1. Архив организации  является основным каналом связи  между госархивом и учреждением  – источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль над организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.

2. Заведующий  архивом как член ЭК проверяет  качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.

3. Заведующий  архивом участвует в разработке  сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.

4. Заведующий  архивом или другие сотрудники  участвуют в организации и  проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.

5. Архив контролирует  качество составления номенклатур  в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела, и проставляться на обложках сроки хранения.

6. Архив систематически  проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.

Проверки структурных  подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год.

Функции контроля и методической помощи архивам  подведомственных организаций.

Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.

1. Проверяются  пригодность помещения для хранения  документов и физическое состояние  документов, систематичность поступления  дел из структурных подразделений  и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.

2. Совместно  с работниками делопроизводственной  службы ведущей организации проверяются  правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления завершительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.

3. Особое внимание  уделяется организации экспертизы  ценности документов, оформлению  и утверждению ее результатов.

4. Работники  архива участвуют в разработке  методических пособий для учреждений  системы.

5. Архив вышестоящего  учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.

1.3 Права  и ответственность ведомственного  архива

Для выполнения основных задач и функций архив  организации имеет право:

- требовать  от структурных подразделений  своевременной передачи в архив  документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать  правила работы с документами  в структурных подразделениях  и организациях – источниках  комплектования архива;

- запрашивать  от структурных подразделений  и организаций – источников  комплектования – необходимые  для работы архива сведения;

- участвовать  в мероприятиях, проводимых Федеральной  архивной службой России, органами  управления архивным делом субъектов  Российской Федерации, федеральными  архивами Российской Федерации,  по вопросам архивного дела  и документационного обеспечения управления.

Архив совместно  с руководителем организации  несет ответственность за:

- несоблюдение  условий обеспечения сохранности  документов;

- утрату и  несанкционированное уничтожение  документов;

- необоснованный  отказ в приеме на хранение  документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение  правил использования документов  и доступа пользователей к  документам, установленных законодательством.

1.4 Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов

Сегодня правовой основой создания архивов организации  является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", где говорится, что  государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

"Основные  правила работы архивов организаций" являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации  работы архива необходимо принять положение  об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

1) основные положения;

2) состав документов  архива;

3) задачи и  функции архива;

4) права архива;

5) организация  работы архива.

При необходимости  положение об архиве может дополняться  другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно – методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

1.5 Современное  состояние и перспективы развития ведомственных архивов

За время  существования России как самостоятельного государства произошло несколько  полных реорганизаций структуры  федеральных органов, что естественно  сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие  архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Все три названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов.

Первый фактор – это  законодательное регулирование  их деятельности. Применительно к  решению задач управления, главным  последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.

Второй фактор – это  организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля над негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор – изменение  ценностных ориентиров жизнедеятельности  общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, – привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор – концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

Нынешняя ситуация предельно  обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем  виде "отраслевой" подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают  новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение – хранение документов органами власти и организациями, в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

Глава 2. Негосударственные архивы

К категории  частных (негосударственных) архивов  относятся:

- архивы физических лиц;

- архивы предприятий,  учреждений и организаций, находящиеся  в частной собственности физических  лиц;