Ведение трудовых книжек

Согласно разделу 7 Инструкции кадровые службы хранят трудовые книжки работников предприятия в течение  всего срока их работы. Хранение сопровождается ведением соответствующих учетных форм "Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним", в которых регистрируются эти документы. Тем самым устанавливается ответственность кадровой службы за сохранность этого документа.

Согласно КЗоТ РФ указывает, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Некоторые организации, в т. ч. ОВИР и органы соцобеспечения, неправомерно требуют предъявления подлинника трудовой книжки. Однако в этом случае, по письменному заявлению работника, работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (в т. ч. выписки из трудовой книжки), которые должны быть заверены надлежащим образом.

3.4 Оформление исправлений

Пример оформления записей  в трудовой книжке или вкладыше к  ней

№	Дата			Сведения о приеме на работу, перемещениях по работе и увольнении (с указанием  причин)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	Число	Месяц	Год	ОАО "Спецмонтажстрой"
4	12	05	1997	Принят на должность старшего инженера в технический отдел	Пр. №43 от 12.05.97
5	01	02	1998	Уволен по ст. 31 КЗоТ РФ (собственное  желание)	Пр. №11 OT01.02.98
				Начальник о/к: М.П. Гришин М.К. Запись № 4 считать недействительной. Запись № 6 считать верной. Начальник о/к: М.П. Гришин М.К. ОАО "Спецмонтажстрой"
6	12	05	1997	Принят на должность помощника  старшего инженера в технический  отдел	Пр. №43 от 12.05.97

Трудовая книжка оформлена  правильно, за исключением того, что  подпись руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью отдела кадров.

3.5 Выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки оформляем в виде ее ксерокопии, и каждый ее лист заверяется работником отдела кадров по следующей форме: "ВЕРНО: должность, личная подпись, инициалы, фамилия работника кадровой службы и печать организации".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическая

работа

 

Приложение 1

 

 

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к  ним

№	Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней			ФИО владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней	Профессия, специальность рабочего или служащего, который слал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней	Наименование цеха (отдела), куда зачислен рабочий или служащий	Дата и № приказа (распоряжения), на основании которого произведен прием рабочего или служащего	Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку	Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши к ним		Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении	Расписка рабочего или служащего в получении трудовой книжки
	число	месяц	год							Руб.	Коп
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

 

 

Приложение 2

Приходно-расходная книга  по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Дата

От кого получено или кому отпущено

Основание (наименование документа, № и дата)

Приход

Расход

Количество

Сумма

Количество

Сумма

число

месяц

год

Трудовых книжек (серия  и номер)

Вкладышей (серия и номер)

Руб.

Коп.

Трудовых книжек (серия и номер)

Вкладышей (серия и номер)

Руб.

Коп.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

 

 

Приложение 3.

 

М.П.         Утверждаю

         Руководитель предприятия

         (учреждения, организации)

         "__"_____ ____ года

 

АКТ

 

"__" ________ г.                                                                Город _____________________

Нами____________________________________________________________________________

(указать должность,  фамилию, имя и отчество)

составлен настоящий акт в том, что за период с "__" ______ ____ г. по "__" ______ ____ г.

_________________________________________________________________________________

(полное наименование предприятия, учреждения или организации)

испорчено ________________________________________________________________________

(указать подробную  причину порчи)

" __" штук ________________________________________________________________________

(указать прописью)

бланков трудовых книжек (или вкладышей  к ним) ______________________________________

__________________________________________________________________________________

(перечислить серию  и номер каждого бланка трудовой  книжки (или вкладыша к ней)

на _______________ языке, которые "__" ________ ____ г. уничтожены путем сожжения.

(название языка)

Акт составлен на списание испорченных  бланков трудовых книжек (или вкладышей  к ним) с подотчета _________________________________________________________________________

(полное наименование  предприятия, учреждения или организации)

Подписи:

 

 

 

 

Приложение 4

Оформление записей  сведений о работе в трудовой книжке или вкладыше к ней

 

А)

Формулировка текстовой части  приказа	Запись в трудовой книжке
	неправильно	правильно
1	2	3
Принять на работу с 15.01.2002 Паршина  Геннадия Ивановича в отдел кадров на должность менеджера по персоналу с окладом руб. с испытательным сроком 1 месяц	Принят в отдел кадров на должность  менеджера по персоналу с месячным испытательным сроком	Принят в отдел кадров на должность менеджера по персоналу
Принять на работу с 21.01.2002 Игнатьеву Нину Петровну в канцелярию на должность секретаря с неполной рабочей неделей (понедельник, четверг) с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада руб.	Принята в канцелярию на должность  секретаря с неполной рабочей неделей	Принята в канцелярию на должность секретаря
Принять на работу с 01.02.2002 Кирееву  Ольгу Викторовну в лабораторию  № 5 на должность лаборанта с полной материальной ответственностью с окладом руб.	Принята в лабораторию № 5 на должность  лаборанта с полной материальной ответственностью	Принята в лабораторию № 5 на должность лаборанта
Принять на работу с 28.01.2002 Кузьмину Анну Павловну в транспортный цех на должность диспетчера на время отпуска по беременности и родам диспетчера Трифоновой И. Г. с окладом руб.	Принята в транспортный цех на должность  диспетчера на время отсутствия диспетчера Трифоновой И. Г.	Принята в транспортный цех на должность диспетчера

 

Б)

Формулировка текстовой части  приказа	Запись в трудовой книжке
	неправильно	правильно
1	2	3
Принять на работу с 06.02.2002 Ефимова  Александра Петровича в отдел  стандартизации на должность ведущего научного сотрудника в связи с избранием по конкурсу с окладом руб.	Принят в отдел стандартизации на должность ведущего научного сотрудника	Принят в отдел стандартизации на должность ведущего научного сотрудника в связи с избранием по конкурсу
Принять на работу с 05.02.2002 Антонова Николая  Дмитриевича в коммерческий отдел  на должность менеджера по продажам в порядке перевода из АКБ "Росинвест" по согласованию между руководителями организаций с окладом руб.	Принят в коммерческий отдел на должность менеджера по продажам	Принят в коммерческий отдел на должность менеджера по продажам в порядке перевода из АКБ "Росинвест"
Принять на работу с 11.02.2002 Ширяеву Валентину Васильевну в секретариат курьером временно на один месяц с окладом руб.	Принята в секретариат курьером	Принята в секретариат  курьером на временную работу

 

 

Приложение 5

 

Извлечение  из Инструкции о трудовых книжках

1. ...Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждении и организаций, проработавших свыше 5 иней...

4. Рабочие и служащие, поступающие  на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия, учреждения, организации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.

5. Прием на работу без трудовой  книжки не испускается...

6. В трудовую книжку вносятся:

сведения и работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

сведения о работе: прием на работу, перевоз на другую работу, увольнение. Записи о наименовании работа; или должности, на которые принят работник, производятся: для рабочих в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих; для служащих в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием;

сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий; награждения и поощрения за успехи в работе, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о Дисциплине; другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;

сведения об открытиях, на которые  выданы диплома, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

7. С каждой записью, вносимой  в трудовую книжку (вкладыш), о назначениях, перемещениях и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки.

12. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на том языке, на котором ведется делопроизводство на данном предприятии, в учреждении, организации. В том случае, если делопроизводство ведется на языке союзной или автономной республики, то трудовая книжка заполняется одновременно на языке данной республики и на русском языке.

13. При увольнении... все записи.., внесенные в трудовую книжку.., заверяются подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью.

 

 

Приложение 6

Заполнение трудовой книжки

 

1. Заполнение титульного листа

 

Герб       ТРУДОВАЯ КНИЖКА

АТ-VIII    № 0188710

 

Фамилия ____________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Имя ________________________________________________________________

Отчество ____________________________________________________________

Дата рождения _______________________________________________________

(число, месяц, год))

Образование _________________________________________________________

(н/среднее, среднее, н/высшее, высшее)

Профессия, специальность _____________________________________________

Дата заполнения «______» ____________________________________ 19_____ г.

 

Подпись владельца книжки _____________________________________________

 

 

М. П.        Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек

 

____________________________

(разборчиво)

 

 

2. Внесение сведений о работе

 

Сведения о работе

№	Дата			Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	Число	Месяц	Год
1	2			3	4