Ведение трудовых книжек

Внесение этих, казалось бы, самых  простых сведений сопровождается в  практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья). Реже, но все же встречаются сокращения длинных имен и отчеств и даже замена их инициалами, что абсолютно допустимо (п. 2.10. Инструкции). Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифрами (например: 25.04.71 г.), или смешанным буквенно-цифровым способом с неверным обозначением года рождения (например, 15 мая 52 г.), или римскими цифрами (например, 3/VIII-47 г.), давно выведенными из употребления в трудовых книжках. Согласно Инструкции (п. 2.3) дата рождения записывается восемью арабскими цифрами: число и месяц должны быть двузначными, год - четырехзначным, например 08.09.1963, или дата записывается смешанным буквенно-цифровым способом с обязательным указанием года четырьмя цифрами, например 8 сентября 1963 г.

Информация об уровне образования  работника в современной форме  трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписана над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.

Другой ошибкой в данной части  титульного листа трудовой книжки является отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпись "высшее" в строке об образовании:

Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.

Правильность внесенных в титульный  лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью.

В титульном листе предусматривается  еще одна подпись - лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники кадровых служб нередко ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную подпись (в соответствии с паспортом), не обращая внимания на пометку "(разборчиво)":

Титульный лист трудовой книжки обязательно  должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Достаточно четкие указания Инструкции о порядке заполнения титульного листа трудовой книжки не спасают  от серьезных ошибок, вызывающих осложнения при оформлении пенсии, поэтому работник кадровой службы, принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, обязан проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты рождения и других сведений в титульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной (испорченный в момент заполнения бланк трудовой книжки не был уничтожен и заменен другим), администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи титульного листа.

При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии -ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб (п. 2.12 Инструкции).

Внесенные в титульный лист изменения  обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и т. п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.

В таком же порядке при необходимости  вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования  дается ссылка на документ, полученный по окончании учебного заведения.

Довольно часто работники организаций и предприятий, получая новые профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и специальностей. Установление рабочему второй и последующих профессий с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения о работе", получение новых специальностей не фиксируется в трудовой книжке.

Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму, включающую 4 графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, или о награждениях, или о поощрениях, основание внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии. Оформление титульного листа см. в прил. 6, п. 1.

2.4 Оформление сведений о работе

Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно разделить на 3 группы:

• информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации;
• информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;
• дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о  приеме на работу выяснить, имеются  ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника. К такой информации относятся сведения (п. 2.17 Инструкции):

• о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
• о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
• о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);
• о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.

Чаще всего такие  записи приходится вносить при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу (унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.

Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

• записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;
• номера записей исправляются, зачеркиваются;
• даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;
• даты написаны римскими цифрами вместо арабских;
• даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан двумя, не четырьмя цифрами);
• в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;
• нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации);
• ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;
• в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).

Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й графы, куда вносится текст  записи. При приеме на работу сначала  в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать  формулировке приказа и содержать  сведения о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция (п. 2.13) требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

Вместе с тем в  определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.

В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей о приеме на работу:

• наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;
• указывается сокращенное, а не полное наименование организации;
• наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;
• не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;
• наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;
• наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;
• указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.

Оформление сведений о работе см. в прил. 6, п. 2

3. Практика кадровых служб.

3.1 Прием на работу человека  утерявшего трудовую книжку.

Прием на работу человека утерявшего трудовую книжку осуществляется следующим образом.

Согласно Инструкции, рабочие и служащие, поступающие  на работу, обязаны предъявлять администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш  к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы. Если предприятие ликвидировано, то работник должен обратиться к его правопреемнику или в вышестоящую организацию, которой было подчинено ликвидированное предприятие. (прил. 6)

3.2 Внесение сведений о награждении  юбилейными медалями

Согласно Инструкции в раздел "Сведения о поощрениях" трудовых книжек вносились сведения о поощрениях за успехи в труде, применяемых  трудовым коллективом, предусмотренных  правилами внутреннего трудового  распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета и др.). Однако с 1 февраля 2002 г. работодатель должен вносить не все сведения о поощрении работника, как это было раньше, а только сведения о его награждениях. Порядок внесения сведений о награждениях:

• в графе 3 в виде заголовка - наименование предприятия (или проставляется штамп с его наименованием);
• ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии);
• в графе 2 - дата награждения;
• в графе 3 - кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;
• в графе 4 - на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа. При увольнении работника все записи о работе, награждениях внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

3.3 Выдача на руки трудовой книжки