Унификация текстов управленческих документов

В названной Примерной  инструкции сделаны первые попытки  записи о порядке использования  электронных технологий в делопроизводственных системах.

Основное принципиальное положение заключается в реальном признании равноценности электронного и бумажного документа и в признании их одновременного (параллельного) сосуществования в течение достаточно продолжительного времени. Поэтому в Инструкции не выделяются специальные разделы, касающиеся электронных технологий, как это делается повсеместно, а все вопросы делопроизводства рассматриваются в едином массиве, учитывая лишь некоторую специфику традиционных делопроизводственных операций, например, при поступлении в организацию документов не по традиционной, а по электронной почте или по телефону.

Отмечается специфика  регистрации документов, поступающих  или отправляемых различными способами, специфика подписания документов подготовленных при помощи различных технологий, построения поисковой системы и  т.д. Причем речь идет не только об электронных документах, а, например, о подписании, регистрации, придании юридической силы телефонограммам, факсограммам.

Использование электронных  документов и технологий вызывает необходимость  также решения вопросов организации  и сроков хранения документов, в том числе изготовленных нетрадиционным машинописным способом: изготовленных на бумаге при помощи электронной принтерной печати (назовем их принтерными документами) или на электронных носителях. Практикам известна недолговечность текстов на принтерных документах, и данном случае претензии должны быть предъявлены разработчикам технических средств.

В этом случае рассматриваются  такие вопросы: какие группы документов могут или должны изготавливаться  и храниться только на машинных носителях или только на бумаге, или дублироваться (в зависимости от значения документа, срока хранения, вида носителя и иных оснований); как оформляется включение электронного документа в номенклатуру дел и в чем будет заключаться в данном случае формирование дела (которое при бумажном варианте документов заключается в подшивке документов в соответствующие папки, а в электронном варианте - соответствующая подборка в файле по принципиально однородным правилам) и др.

Большое значение для  подтверждения подлинности подписи документа имеет использование оттиска печати. В соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 в этих целях используется печать организации. Сложность заключается в том, что в действующих нормативных правовых актах не установлено фактическое соответствие печати с изображением Государственного герба Российской Федерации или соответственно гербов субъектов Российской Федерации и иных пользователей подобных печатей, которым предоставлено соответствующее право на основании законодательных актов, печатям с логотипом организации, товарным знаком и т.п. В Типовой инструкции делается запись о том, что круглая печать негосударственной структуры, акционерного общества, коммерческой организации, которая имеет изображение логотипа, эмблемы, товарного знака, утвержденного и зарегистрированного при регистрации организации, является, по существу, аналогом гербовой печати, и ее изготовление, использование и уничтожение должны соответствовать соответствующим правилам, установленным для гербовой печати. В Инструкции имеется раздел о бланках, на которых следует оформлять бумажные документы. В частности, записаны правила о размерах бланков, о написании названия организации в соответствии с зарегистрированным уставом и об использовании на бланках русского языка, государственных языков субъектов Российской Федерации и иностранных языков.

Большой раздел содержит требования к оформлению, в частности, распорядительных документов. Рассмотрены  правила оформления приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, а также  протоколов и служебных писем.

В последнее время  в ряде негосударственных организаций, в частности в акционерных  обществах, появляются документы под  названием "регламент". Этот документ пока юридического статуса не имеет  и используется практикой в связи  с некоторой недостачей в номиналах распорядительных документов. В Примерной инструкции, о которой идет речь, регламент как документ не рассматривается. Но, пользуясь случаем, хочу предложить службам делопроизводства сопоставить его с существующим документом - положением. В регламенте могут устанавливаться системно связанные между собой правила по вопросам организации определенной деятельности, связанной с наделением правами и обязанностями, установлением процедур и методов решения вопросов. Но данный вопрос еще требует правового решения.

В заключение сделаем  выводы:

• прозрачность деятельности любой организации почти полностью зависит от соблюдения четкости оформления документов, от разработки в организации правовой базы документационного обеспечения управленческой деятельности и особенно правил оформления документов и строгого контроля со стороны службы документационного обеспечения за ее соблюдением;
• порядок работы с документацией в стране может быть достигнут лишь при разработке Государственной системы документационного обеспечения управления на основе соответствующего федерального закона, которая послужит реальной материальной основой для автоматизации информационных процессов, т.е. для "Электронной России".

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Впервые в нашей стране проблемами совершенствования документов занялись в 1924-1930-е гг. органы рационализации, созданные в рамках движения за научную организацию управленческого труда. Значительную роль в формировании этих органов сыграл Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), по инициативе которого были созданы и научно-исследовательские институты, и общественные объединения специалистов в области управления, и ведомственные центры, в которых решались практические задачи совершенствования госаппарата и разрабатывались теоретические проблемы документоведения. Этот период был очень непродолжительным, однако, весьма плодотворным, как с точки зрения формирования теории стандартизации, ее методики, так и по уровню практических разработок, их влияния на качество составления и оформления документов. Характерной чертой данного периода является теснейшая связь работ по стандартизации документов с рационализацией технологии делопроизводства и архивного дела. Разработчики стандартов пытались заложить в общегосударственные нормы оформления документов требования, направленные на единообразные процедуры придания документу юридической силы, а также предусматривающие реквизиты необходимые для прохождения документа через управленческий аппарат. В совокупности это повышало культуру оформления документов, оказывало влияние на качество документов как исторических источников.

Второй период унификации документов относится к концу 1960-х  началу 1970-х гг. Это было время  создания Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД), активное участие  в разработке которой принимало Главное Архивное управление. Основная идея ЕГСД - это всесторонняя комплексная унификация, установление рационального единообразия форм и методов работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов - их подготовка, оформление, хранение. Именно методами унификации решались в тот период задачи сокращения форм и видов документов, используемых для документирования типовых управленческих ситуаций. Результат этой работы вошел в Основные положения ЕГСД как список видов документов издаваемых различными органами государственной власти и управления. Нормативное закрепление видов документов, используемых в управленческой практике положило начало значительной работе по классификации документов, которая развернулась в 1970-е годы. На стадии создания ЕГСД была разработана методика и унифицированы делопроизводственные операции, связанные с хранением документов в делопроизводстве, формированием дел, экспертизой ценности документов, подготовкой документов к сдаче в архив.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
2. Быкова Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям//Секретарское дело – 2001 - №2.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.
5. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Издательство стандартов, 1991.
6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. – М.: Экономика, 1991 - 271 с.
7. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. – М.: Издательство стандартов, 1975.
8. Еремченко В.А. Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления// Делопроизводитель – 2001 - №1.
9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 288 с.
10. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. – М.: Госстандарт, 1993.
11. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
12. Райхцаум А.Л.. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х гг. ХХ века//Делопроизводитель – 2001 - №1.
13. Райцхаум А.Л.. У истоков организации секретарского дела в нашей стране//Секретарское дело. – 2001 - №1.
14. Санкина Л.В. Совершенствование документов методами стандартизации и унификации//Секретарское дело – 2003 - №4.
15. Сокова А.Н. Об использовании кодов формы по ОКУД//Секретарское дело – 2001- №1.
16. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.
17. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель – 2001 - №1.
18. Сокова А.Н. Перспективы развития правил оформления управленческих документов//Делопроизводство – 2004 – №2.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

Командировочное удостоверение

 

			Код
	Форма по ОКУД		0301024
		по ОКПО

наименование организации

	Номер документа	Дата составления
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

 

		Табельный номер
Работник

фамилия, имя, отчество

 

 

наименование профессии (должности)

 

 

наименование структурного подразделения

командируется в

 

место назначения (страна, город, организация)

 

 

для

 

цель командировки

 

 

на

дней

(не считая времени  нахождения в пути)

с

“

”

20

года

по

“

”

20

года

Действительно по предъявлении паспорта

Руководитель
	должность		подпись		расшифровка подписи

 

Отметки о выбытии  в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из

Прибыл в

“

”

20

года

“

”

20

года

должность

подпись

должность

подпись

расшифровка подписи

расшифровка подписи

М.П.

М.П.

 

Выбыл из

Прибыл в

“

”

20

года

“

”

20

года

должность

подпись

должность

подпись

расшифровка подписи

расшифровка подписи

М.П.

М.П.