Унификация текстов управленческих документов

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Документы изготавливают  на бланках.

Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют  в соответствии с приложением  А. Ориентировочные границы зон  расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают  над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные  отметки для реквизитов 11, 12, 13 в  пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало  и конец каждой строки реквизитов  равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка  реквизитов начинается от левой  границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов  документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные  отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют  посередине верхнего поля листа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПЕРЕСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

Документационное обеспечение  управления представляет собой организацию  фиксации в документах различного направления  и уровня управленческих решений  и формирование информационных ресурсов организации, которые должны обеспечивать принятие последующих решений (Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995г. - 24-ФЗ) определяет информационные ресурсы как отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Состав документации в управленческих аппаратах в  принципе типовой, т.е. одинаков для  всех организаций: это организационно-распорядительные документы, нормативные правовые акты (если пользоваться юридической терминологией); это плановые документы типа перспективного, годового плана, программы, графика, смета расходов, в которых устанавливаются виды работ, сроки выполнения, исполнители. Это результаты исполнения плановых документов, которые отражаются в отчетных документах. Отчетность может быть также разного рода: статистическая государственная отчетность, соответствующая установленным формам, отчетность внутри организации о выполнении разовых заданий или об исполнении документов с установленными сроками.

В состав управленческой документации входит также учетная  документация, банковская, бухгалтерская, налоговая, торговая и другие системы. Упорядоченные и унифицированные  формы типовых управленческих документаций включены в Общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД. Состав типовых управленческих документов отражен также в "Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

Для реализации задач  документационного обеспечения в организации создается соответствующая уполномоченная служба с различными названиями типа: канцелярия, управление делами, департамент документации и другие - и выделяется соответствующая штатная численность.

Документационное обеспечение  управления как одна из форм социальной деятельности (оно реализуется людьми и для людей), не может быть эффективным без наличия соответствующей нормативно-правовой базы. Под нормативно-правовой базой понимается комплекс правовых актов, устанавливающих правила эффективного осуществления данной деятельности.

Эффективным документационное обеспечение может считаться  при достижении следующих результатов: юридическая полноценность всех создаваемых в организации документов, сохранность и доступность пользователям  информационных ресурсов организации с наименьшей затратой материальных, денежных, временных и людских ресурсов.

Недостатком действующей  на сегодняшний день нормативной  правовой базы документационного обеспечения  управления является ее ориентация преимущественно  на государственные, бюджетные структуры.

Действительно, назовем  основные документы, которыми могут  пользоваться службы документационного  обеспечения управления при разработке собственных инструкций по делопроизводству, а также при необходимости  быть уверенными в юридической полноценности, доказательности собственных документов.

К таким документам относятся:

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные  системы организационно-распорядительной документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Постановление Правительства  Российской Федерации от 13 августа 1997 г. - 1009 (с изм. от 30 сентября 2002 г. - 715) "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

Постановление Правительства  Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. - 1268 (с изм. на 8 июня 2001 г.) "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и некоторые другие акты, касающиеся частных вопросов оформления документов и организации делопроизводства.

Все названные акты характеризуются  высоким качеством проработки, учетом современных тенденций делопроизводства, в частности, касаются некоторых  вопросов использования электронных  технологий в делопроизводстве при  документировании, передаче документированной информации. Вместе с тем, как видно даже из названий, их положения формально распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенное значение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственных нормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно или даже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользования требованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.

Например, одним из актуальных вопросов документирования является использование оттиска печати для подтверждения подлинности подписи документа. Имеющийся в распоряжении пользователей ГОСТ Р 51511 - 2001 (с изм. - 1 2002 г.) "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" не может прямо использоваться негосударственными структурами, т.к. они изображают на бланках иную символику. То же можно сказать и об "Основных правилах работы архивов организаций".

Другой недостаток нормативной  базы документационного обеспечения управления, ориентация лишь на организационно-распорядительные документы или, говоря точнее, те документы, которыми традиционно занимается служба делопроизводства, т.е. преимущественно распорядительных документов, переписка, различного рода справки, записки, приглашения, протоколы, акты, сводки, заявления и т.п. Документы типа бухгалтерских, статистических, банковских, налоговых и др. юридически не попадают под обязательное действие перечисленных нормативных правовых актов, хотя, по сути, все документы должны оформляться по единым принципиальным правилам, в частности, правилам подписания, датирования, регистрации, использования бланков и некоторые другие. должны быть обязательными во всех случаях документирования.

Имеется еще одна существенная проблема, правовое решение которой является неотложной задачей в связи с развитием электронных технологий в управлении. Эта проблема соотношения бумажного и электронного документа как в процессе его непосредственного функционирования на протяжении жизненного цикла, так и в процессе его хранения в архиве организации и в государственном архиве.

Именно в направлении  восполнения названных пробелов идет развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения  управления. Основной нормативный правовой акт, на принятие которого в ближайшее время мы надеемся, разрабатываемый и существующий в виде проекта, - Федеральный закон "О документационном обеспечении управления". Закон (в силу своего высокого правового уровня) будет обязателен для исполнения всеми организациями, юридическими и физическими лицами и обеспечит необходимое единство документальной системы страны, особенно учитывая разработку программы "Электронная Россия", которая неразрывно связана с информационным единством в рамках государства. Принятие закона - довольно сложная и продолжительная процедура. До его выхода Федеральная архивная служба (ВНИИДАД) готовит Примерную, или Типовую, инструкцию по документационному обеспечению управления в организациях, которая в ближайшее время должна увидеть свет. В данном случае задача Инструкции - преимущественно дать необходимый методический материал для организации делопроизводства в негосударственных структурах, небюджетных организациях различного рода, организационно-правовых форм и видов деятельности на основе действующих государственных нормативных правовых актов по ДОУ. Она базируется на Государственном стандарте России, касающемся оформления организационно-распорядительных документов, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и иных действующих нормативных актах, названных выше.

Вместе с тем Инструкция будет иметь только рекомендательный характер в силу отсутствия соответствующих  функций у Федеральной архивной службы, силами которой традиционно  разрабатываются правила делопроизводства, начиная от Единой государственной системы делопроизводства, одобренной Постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике еще в 1973 г. и рекомендованной для использования министерствами и ведомствами при совершенствовании делопроизводства.

Рекомендательный характер Типовой (Примерной) инструкции по ДОУ  для организаций не станет препятствием для повсеместного ее использования. Разработанная на ее основе собственная  инструкция по делопроизводству, введенная в действие собственной подписью первого руководителя, в форме утверждения или издания приказа об утверждении станет нормативным правовым актом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками.

Унификации правил оформления документов на основании ГОСТ Р 6.30 - 2003 будут способствовать готовящиеся к изданию Методические рекомендации.

Как отмечено выше, вторая принципиальная проблема, подлежащая решению, - многоаспектная задача использования  электронных документов и электронных  технологий в делопроизводстве. С позиций документационного обеспечения управления речь идет о параллельности функционирования документов в бумажном и электронном виде, о многократном дублировании документов в организациях. Так, Минсвязи, подведя промежуточные итоги информатизации федеральных органов власти в рамках программы "Электронная Россия", отмечает это дублирование, например, различные реестры по гражданам формируются параллельно паспортными столами МВД, службами ЗАГС, Минтруда.

ВНИИДАД, проведя определенный анализ использования электронных документов в федеральных органах власти, констатирует повсеместное дублирование документов по схеме: по электронной почте поступает электронный документ, который выводится на бумагу, и оба продолжают делопроизводственную жизнь. Или другой пример: поступающий документ регистрируется в системе электронной регистрации, после чего и карточка выводится на бумагу, и вся остальная "автоматизированная регистрация" идет по старой схеме.

Еще один пример: поступивший  документ проходит электронную регистрацию, затем регистрационно-контрольная карточка и поступивший документ распечатываются, и комплект передается исполнителю.

Примеров можно привести множество. Главное заключается  в концептуальной нерешенности всей задачи электронного документирования и отсутствии и использовании информационных технологий.