Учет документов в государственных и ведомственных архивах

• выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов во временное пользование в целях служебного использования для работы в помещении организации;
• исполняет запросы организаций и обращения граждан об установлении трудового стажа и о заработной плате, в установленном порядке выдает копии документов и справки.
• ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

Любые действия, производимые с ведомственным архивом, включая учет документов в ведомственном архиве, подлежат строгому контролю. Основным нормативным документом, определяющим правила работы с таким архивом, является федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Комплектование ведомственного архива производится на основании списков, которые включают в себя информацию об организации, и составляются государственными и муниципальными архивами. Для того, чтобы коммерческая организация или частное лицо были включены в эти списки, заключается отдельный договор с ними. Документы передаются на ведомственное хранение только после проведения экспертизы, которая устанавливает необходимость такого хранения. Затем, на основе переданных документов, составляется паспорт архива организации, в котором указывается состояние архива (условия хранения документов, сотрудники архива так далее) количество единиц архива.

Учет документов в ведомственном архиве позволяет своевременно отслеживать его состояние и вносить необходимые поправки.

Помимо соблюдения законодательства и плановых проверок, учет документов в ведомственном архиве помогает выполнить его основную цель, которая заключается в сохранности документации. Конечно, немаловажную роль в этом играет и состояние архивных помещений, и правильное хранение документов, и профессионализм сотрудников архива.

Таким образом, учет документов в ведомственном архиве – обязательная и одна из наиболее важных составляющих в работе с ним. Учет необходимо проводить в установленные законом сроки. Он не только способствует обеспечению сохранности архивных бумаг, но избавляет от возможных проблем при внеплановых проверках.

3. Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами

Общими чертами, присущими государственным и ведомственным архивам, являются:

• их целевое назначение (хранение документов и использование для нужд общества);
• единство методики архивной работы (все виды научно-технической обработки документов, описание дел, порядок нумерации листов и составление заверительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы);
• осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и экспертизой ценности документов.

Преемственность в работе архивов заключается в том, что государственный архив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с соблюдением правил. Ведомственный архив представляет государственном архиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых государственный архив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений - источников комплектования.

Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой статус: государственные архивы являются самостоятельными учреждениями, ведомственные (за небольшим исключением) - структурными подразделениями, не всегда организационно оформленными [7, 37].

Различен и порядок комплектования: ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения; государственный архив отбирает документы постоянного хранения в ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов с истекшими сроками хранения. Государственный архив контролирует проведение экспертизы ценности на всех этапах, а заключительный этап - утверждение описи дел постоянного хранения - выполняет экспертно-проверочная комиссия, в состав которой входят работники государственного архива. Работа по составлению и усовершенствованию научно-справочного аппарата в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже - каталогами). В государственных архивах широко развернута работа по составлению различных видов архивных справочников. Государственный архив контролирует работу ведомственных архивов, а через них - работу архивов подведомственных учреждений и организацию документов в делопроизводстве.

Заключение

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет, документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет государственным архивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы государственного архива.

Государственный учет документов заключается в определении их количества в установленных единицах учета и отражении этого количества в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Учету документов уделяется огромное внимание и в законодательстве, так как без учета документов невозможно предоставление их сохранности. Даже экономический аспект работы архивной отрасли невозможен без учета. Ведь если не знать, сколько документов в архиве, то нельзя определить, сколько сотрудников нужно для их сохранения и обработки, и какой фонд заработной платы для этого необходим. Точно так же без централизованного учета невозможно рассчитать финансирования архивной отрасли в целом.

Немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, она устанавливает фактическое присутствие дел, числящихся по описям, и выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации.

Библиографический список

1. Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности/ Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А.// Делопроизводство. – 2004.- №3.-С.89-91. 
2. Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бугрова, Е.М. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учебное пособие для сред. проф. образования/ Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002.
3. Афанасьева Л.П. Применение автоматизированных технологий в области учета и обеспечения сохранности документов в архиве / Л.П. Афанасьева// Делопроизводство.-2005.- №1.-С.76-85.
4. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов./ В.Д. Банасюкевич, В.А. Устинов // Отечественные архивы.-2000.-№1.-С.10-17.
5. ГОСТ Р. 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
6. Дерусова Е.В. О внедрении автоматизированной архивной технологии в РГАЭ/Е.В. Дерусова// Отечественные архивы.1994.№2.С.104-106.
7. Дубровина, Е.А. Архивоведение: учебное пособие – Сахалинское книжное издательство, 2009.
8. Основные направления архивного дела в РФ на 2003 г.// Информационный бюллетень/ Федеральная архивная служба России.-2003.-№38-39.-С.51
9. Попова Е.П. Проверка наличия и состояния документов/Е.П. Попова// Делопроизводство.-2005.-№1.-С.26-34.
10. Федеральный закон "Об архивном деле в РФ" от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.
11. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.
12. Харченко, О.А. Государственные и ведомственные архивы: учебное пособие/ О.А. Харченко. – Астрахань: Астраханский государственный университет, Издательский дом «Астраханский университет», 2012.
13. http://www.rusarchives.ru/index. shtml.