Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Апреля 2015 в 16:03, реферат
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.
Введение 3
1. Теоретические основы учета документов Архивного фонда Российской Федерации 6
2. Понятие, сфера деятельности и статус ведомственного архива 10
3. Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами 13
Заключение 15
Библиографический список 16
Содержание
Архивы и сохраняемые ими архивные документы – неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.
Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями – это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.
Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации. В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы. [12, 4]
Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.
Учет документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения. [5]
Данная тема актуальна, так как исключительно важен учет исторических и культурных ценностей в деле обеспечения их сохранности. Во-первых, архивист должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Во-вторых, обществу в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.
Знание истории, современной организации архивного дела в государственных и ведомственных архивах, умение работать с архивными справочниками и другими элементами научно-справочного аппарата архивов, а также с архивными документами, критически использовать информацию, почерпнутую в них, в исследовательской работе – все это составляет важную часть профессиональной подготовки документоведа.
Целью данной работы является учет документов в государственных и ведомственных архивах.
Цель достигается по средство решения следующих задач:
При изучении темы мною был использован Регламент государственного учета документов АФ РФ, ФЗ Об архивном деле в РФ от 13 октября 2004 года. Основные правила работы государственных архивов РФ. Статьи доцентов РГГУ Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М., Осичкиной Г.А., опубликованные в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» в рубрике архивное дело. На сайте «Архивы России», указаны справки о развитии системы автоматизированного центрального государственного учета документов.
Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования [7, c.36].
В государственные архивы документы поступают на постоянное, "вечное" хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.
Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.
Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.
Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.
Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Пример некомлектующегося архива - Российский государственный архив древних актов.
Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.
Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.
Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).
В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации.
Учет документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов хранилища.
Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.
Порядок и схема учета документов в архиве утверждаются приказом директора архива. Порядок учета документов в архиве определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом хранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету при приеме и выбытии документов, проведении других видов архивных работ с указанием, в каком структурном подразделении какие учетные документы, учетные базы данных когда и кем заполняются; отражает взаимосвязь учета, ведущегося в хранилищах, с учетом по архиву в целом, в том числе определяет периодичность сверки учетных документов хранилищ с учетными документами архива.
Схема учета документов в графической форме фиксирует порядок учета.
Учётные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива могут быть выданы дела фондов.
Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке. Документы поступают в архив на хранение на основании:
Примечание: Документы могут ставиться на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.
Все принятые в архив документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов на него заполняются лист фонда и карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись учитывается в реестре описей.
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на новый фонд составляется карточка фонда, данные о поступлении частей фондов, ранее принятых на хранение, включаются в «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.00 г.»
Система учетных документов архива – комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива, и их изменения, являющаяся составной частью системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. [2, 26]
В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
Таким образом, государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России.
В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
Ведомственный архив - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы [7, 37].
Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.
Существуют такие разновидности ведомственных архивов как:
В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах.
Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.
Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Ведомственный архив осуществляет:
Организует использование документов:
Информация о работе Учет документов в государственных и ведомственных архивах