Терминологические проблемы в информационном обеспечении управления ДОУ

Работа над любым терминологическим  словарем состоит из нескольких этапов:

1. Определение источников  для словаря (научная и учебная  литература, законодательные и иные  нормативные правовые акты, национальные  стандарты той сферы деятельности, терминология которой подвергается  нормализации, а также ранее изданные  терминологические словари и  стандарты).

2. Выстраивание структуры  словаря и словарной статьи, применяемой  системы пометок.

3. Анализ источников и  формирование базы данных (картотеки)  терминоупотреблений (в такой  базе данных, как минимум, фиксируется  сам термин, его определение, источник).

4. Составление систематизированного  словника словаря-справочника (для  этого проводится классификация  и систематизация терминов, т.  е. устанавливаются связи между  терминами).

5. Подготовка словарных  статей, формирование словаря.

При подготовке словаря терминов по управлению документами было проанализировано несколько сотен источников, перечислим основные из них:

• законодательство Российской Федерации в сфере информации и документации, федеральные конституционные законы, федеральные законы и кодексы; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти; законодательство субъектов Российской Федерации, нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
• национальные стандарты Российской Федерации в сфере документации и управления документами, терминологии, информационных технологий, информационной безопасности и защиты информации, системы менеджмента качества и др.;
• международные стандарты и иные документы международных организаций по вопросам управления документами;
• научная литература по документационному обеспечению управления, информационным технологиям в управлении (монографии, научные статьи, сборники научных и научно-практических конференций), учебная литература;
• словари и справочная литература по документационному обеспечению и смежным областям деятельности⁴.

     Для определения границ терминосистемы в качестве основы разработчиками был использован ГОСТ Р ИСО 15489-1¬2007. В соответствии с данным стандартом в предметной области выделяются разделы, определяющие:

1. Организационные основы  управления документами.

2. Требования к документам.

3. Требования к процессам  управления документами.

4. Требования к системам  управления документами.

Эти разделы были приняты  в качестве основных при определении  границ предметной области.

Ключевым этапом разработки словаря является формирование систематизированного словника, который позволяет определить состав терминов и обосновать их отбор для включения в словарь. Приведем в качестве иллюстрации небольшой фрагмент такого систематизированного словника:

4. Типология документов.

4.1. По структуре документа  как материального объекта:

4.1.1. документная информация;

4.1.2. носитель информации, материальный носитель информации (син.).

4.2. По статусу документной  информации: 4.2.1 документ;

4.2.2. официальный документ.

4.3. По виду и форме  носителя информации: 4.3.1. документ  на бумажном носителе;

4.3.1.1. журнал, книга (син.);

4.3.1.2. карточка;

4.3.1.3. книга (см. журнал);

4.3.1.4. лист;

4.3.1.4.1. формат (листа) бумаги;

4.3.2. кинодокумент;

4.3.3. фотодокумент;

4.3.4. электронный документ.

Таким образом, в результате анализа терминоупотреблений и  формирования систематизированного словника для включения в словарь было отобрано примерно 450 терминов.

 

2.2 Соотношение отечественных и интернациональных терминов

     Несмотря на то, что словарь, как уже было отмечено, является русскоязычным, один из главных вопросов, который решается в ходе отбора терминов для включения в словарь, - это вопрос сопоставления отечественной терминологии с интернациональной. Необходимость проведения этой работы была обусловлена тем, что терминосистема в сфере управления документами активно развивается, главным образом - за счет включения терминов, связанных с электронным документооборотом, созданием, обработкой, хранением и использованием в управленческой деятельности электронных документов. Значительная часть этих терминов пришла к нам вместе с информационными технологиями и стандартами по управлению документами, выпущенными Международной организацией стандартизации (ИСО). Это те термины, которые отсутствуют в нашем отечественном стандарте ГОСТ Р 51141-98, но имеются в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, идентичном стандарту ИСО, и в MoReq2.

     Анализ терминологии в сфере управления документами показывает, что существует несколько типов соотношений между отечественными и интернациональными терминами:

1. Прямое соответствие. В  этом случае термин и его  определение, принятые у нас  в стране, полностью соответствуют  интернациональному термину и  его значению, например: классификация/ classification.

В отечественной терминосистеме он означает «разбиение всего множества  документов на классы (группы) на основании  общности признаков, присущих всем документам, объединяемым в каждый из классов, в целях научной организации и использования документов». МoReq2 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяют классификацию как систематическую идентификацию и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в схеме классификации. Несмотря на некоторые различия в формулировке определений, и в том, и в другом случае классификация понимается как систематизация некоторого множества объектов на классы (категории) по определенным признакам или правилам, что свидетельствует об отсутствии каких-либо расхождений в определении данного понятия.

2. Непрямое соответствие. В этом случае значения терминов  совпадают частично. Чаще всего  в одной из терминосистем термин  может иметь несколько значений, в другой - только одно⁵.

Например: термины дело и file. Ставшее интернациональным английское слово file имеет два значения: первое используется в сфере управления документами ("файл" - сформированная единица хранения официальных документов), второе - в сфере информационных технологий (например, "бинарный, цифровой файл"). Для исключения неоднозначного толкования данного термина в  МoReq2 вместо термина file в значении «бинарный, цифровой файл» применяется термин компонент (component), а в значении «дело, папка» используется термин.

3. Отсутствие в отечественной  терминосистеме соответствующего  эквивалента термина.

Например, в интернациональной  терминосистеме присутствует термин capture, который на русский язык буквально  переводится как захват. В данном случае имеется в виду захват документа  информационной системой, иначе говоря, включение документа в информационную систему электронного документооборота в целях последующего управления документом. Захват документа системой как термин не имеет соответствующего эквивалента в русском языке. Под захватом подразумевается целый  комплекс действий, включая сканирование документа, создание электронного образа, верификацию, регистрацию документа, классификацию и иные действия, которые  обеспечивают включение документа  в систему, определение его места  в системе и возможность управлять  им. Таким образом, захват можно определить по-русски как «включение документа  в систему». При этом есть вероятность, что со временем может войти в  обращение в качестве термина  именно слово захват как русский  эквивалент термина capture.

     Особого внимания требует термин документ МoReq2 содержит два термина, переводимые на русский язык как "документ" - document и record:

документ (document) - записанная информация или материальный объект, которые могут быть обработаны как  отдельная единица;

официальный документ (record) - информация, составленная, полученная и сохраняемая как свидетельство  организацией или лицом в соответствии с требованиями государственных  законов или правилами ведения  коммерческой деятельности.

      Различаются понятия документа (document) и официального документа (record) тем, что официальные документы создаются из обычных (неофициальных) документов (из проектов, версий и др.). Каждый официальный документ в информационной системе электронного документооборота может сопровождаться одним или несколькими неофициальными документами (проектами, версиями и др.), и каждый неофициальный документ может при определенных условиях становиться официальным документом. Кроме того, термин документ (document) используется для определения информации, которая не прошла процедуру вышеописанного “захвата”, характерную для официальных документов, т. е. не подверглась классификации, регистрации и не защищена от внесения изменений.

     В нашей национальной терминосистеме есть понятия документ и проект документа, но понятие проекта документа не охватывает всех вариантов существования документа на неофициальной стадии. Понятие, называемое термином document, удобно использовать потому, что оно обозначает любой вариант существования документа до того, как он стал юридически значимым документом (record). Следовательно, для того чтобы отразить различия между этими понятиями в отечественной терминосистеме, а также для гармонизации отечественной и интернациональной терминосистем, необходимо ввести соответствующие изменения в нашу национальную терминосистему, а именно: использовать два понятия: документ и официальный документ. Различия между этими понятиями проявляются в их определениях:

Документ: материальный объект с информацией, зафиксированной  на специальном носителе.

Официальный документ: документ, созданный по установленным правилам.

Иначе говоря, официальный  документ – это юридически значимый документ.

     Нормализация отечественной терминологии в сфере управления документами (документационного обеспечения управления) и закрепление ее в терминологическом словаре не только создает реальную основу для сближения отечественной и интернациональной терминосистем, но и решает широкий круг задач, стоящих перед специалистами в области документационного обеспечения. При изучении нормативных актов органов власти, государственных и негосударственных организаций, регламентирующих работу с документами, в первую очередь обращает на себя внимание их терминологическая нестройность и небрежное употребление терминов.

Например, для обозначения  подлинника документа даже в нормативных  документах довольно часто употребляется  термин оригинал документа. Между тем, подлинник документа и оригинал документа – это разные понятия. Различия между ними состоят в  следующем:

Оригинал документа –  экземпляр документа, с которого изготавливается копия.

Подлинник официального документа  − первый или единственный экземпляр  документа.

Приведенный пример показывает, как, казалось бы, привычные и известные  всем специалистам понятия могут  употребляться неправильно. А критерием  правильности подбора терминов может  быть только терминологический словарь  или терминологический стандарт.

 

3.Зачем нужна  единая терминология по ДОУ

     Неотъемлемой частью любого управления (государственного, негосударственного) является его документационное обеспечение. Особое место в этом процессе стали занимать вопросы технологий электронного документирования и электронного документооборота, их защита и информационная безопасность.

     В вопросах создания всевозможных систем управления документацией и управления информационной безопасностью, в том числе документами, информацией, составляющих государственную тайну, конфиденциальной информацией, начиная от создания документа и до сдачи в архив или на уничтожение, нет однозначно понимаемой и непротиворечивой терминологии. Нет в связи с этим и единого терминологического обеспечения для взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями (заказчиками) данных информационных систем, информационных технологий и информационно-телекоммуникационных сетей.

Это главная причина и  предпосылка для создания Единого  терминологического словаря в области  знаний ДОУ и архивного дела; управления документацией и информационной безопасностью.

Создание такого словаря  необходимо по следующим причинам:

- для определения единого  терминологического обеспечения  и осуществления взаимопонимания  между создателями: разработчиками, изготовителями, потребителями (заказчиками)  и пользователями автоматизированных  информационных систем управления  документами и информационной  безопасностью;

- для определения накопленных  знаний в области ДОУ и архивного  дела; государственной тайны и  конфиденциальной информации, информационного  права; информационной безопасности  и комплексной системы защиты  информации государственных и  негосударственных структур, ее  правового, организационного, документационного,  инженерно-технического, программно-аппаратного  и криптографического обеспечения;