Терминологические проблемы в информационном обеспечении управления ДОУ

Введение

     В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

     В рассматриваемой проблеме можно найти как исторически унаследованные характеристики, так и новые, связанные с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, «субъектного» и других уровней управления.   Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.

Исследование состояния  документационного обеспечения  органов управления РФ выявило:

• несовершенство действующей системы управления документацией и информационными ресурсами в целом, являющееся результатом неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;
• несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;
• отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;
• несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;
• недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.

      Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть закон о документации Российской Федерации. Он позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе обязательность документирования деятельности всех организаций, его формы и способы, электронное документирование, обмен информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ. Принятие закона о документации является необходимой задачей ближайшего будущего.

     Исключительно важна также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи информации.

     Кроме того, важное значение имеют последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в том числе форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

     В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят некоординируемый характер. В связи с принятием Закона об информатизации (от 20.02.95 № 24-ФЗ)¹, а также коренными изменениями социально-экономической ситуации в стране необходимо обновить весь комплекс нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления.

     Возрастающее значение приобретают задачи организации упорядочения и регламентации государственного и ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях (электронные документы), и по-прежнему важной остается задача сопряжения аппаратно-программной среды, редакторских программных и других средств документирования и обработки информации. Согласование и сопряжение этих систем и документов должны стать предметом самого пристального государственного внимания, так как они существенно влияют на возможности и эффективность автоматизированного ДОУ.

      Нерешенность вопросов электронного юридического атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа. Прежде чем заниматься технико-технологическими проблемами электронных документов, следует решить терминологические проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документам.

 

1.Стандартизация и унификация новых информационных технологий.

     С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

     В настоящее время различными фирмами  разработано и внедрено большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными   средствами реализации. В этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм-производителей именуется как: «Система автоматизации документооборота», «Компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота", «Система управления делопроизводством", "Распределённая система управления документами", "Электронный архив" и т.п. Разнообразие в названиях систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других, более сложных задач.

       Тем не менее число АСУД растет достаточно быстро. Но в этом секторе информационной индустрии не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации.

     Для создания полноценного продукта важен системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации. Необходимо определить, специализированная это система или общего назначения. То есть, разработана она специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ.

      Кроме того, важное значение для потребителя имеют стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

      При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. Можно выделить следующие категории потребителей:

• сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т. п.);
• территориальные органы управления (администрации городов, субъектов Федерации, муниципалитетам т. п.);
• коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

     Эта систематизация носит условный характер, но в целом поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений.

1.2Требования к системе управления документацией

     Сформулируем требования к современной системе управления документацией в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

     Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное  использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать  принцип однократного ввода информации, и ее многократного использования как по-документно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа².

     АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей)  и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

     В последние годы в сфере информации и документации принимаются национальные стандарты на базе стандартов ИСО. Эти стандарты содержат термины и определения, многие из которых заимствуются национальными терминологическими системами (например, термины «управление документами», «метаданные», «миграция», «конвертация» и др.). При разработке национальных стандартов на основе международных должна проводиться работа по установлению точных определений и однозначных соответствий между национальным и интернациональным термином, и далеко не всегда применение международного стандарта должно означать отказ от национальной терминологии. И в этом случае важную роль при сопоставлении и оценке национальных и интернациональных терминов должен играть отраслевой словарь национальной терминологии.

Что такое термин?

     Термин - языковая единица (слово, словосочетание, аббревиатура, символ, сочетание слов и символов в виде букв или цифр), являющаяся названием специального понятия какой-либо сферы научной или профессиональной деятельности и употребляемая в особых условиях. В любом распространенном языке мира термины составляют значительную часть лексики³.

     Термин является членом определенной терминологической системы (терминосистемы), относящейся к той или иной области науки, техники, производства, и концептуальное содержание термина определяется его местом в самой терминосистеме.

     Одно из важнейших свойств термина - его конвенциональность: т. е. термин всегда является «результатом особой сознательной коллективной договоренности», выражая через свое определение наиболее существенные признаки соответствующего понятия. Термин как языковая единица всегда соотносится, с одной стороны, с понятием как единицей логико-понятийной системы определенной научной области и, с другой стороны, с определением (дефиницией), раскрывающей содержание понятия, обозначенного термином. Понятие, обозначаемое термином, подвижно, оно изменяется по мере углубления наших знаний и представлений о предметной области, поэтому с течением времени изменяется определение термина, раскрывающее содержание этого понятия.

 

 

 

1.3Терминологические словари

      Без хорошо развитой и системно упорядоченной терминологии невозможен прогресс науки и, как следствие, - практической деятельности, поэтому специалисты любой сферы научной деятельности всегда стремятся систематизировать, нормализовать применяемую терминологию. Эта работа, с одной стороны, терминологическая, с другой - логико-понятийная, выполняется специалистами определенной отрасли знания. Результаты критического пересмотра терминосистемы закрепляются в терминологических словарях и терминологических стандартах, содержащих нормализованную терминологию.

     Создаваемые терминологические словари в большинстве своем являются отраслевыми словарями, реже - межотраслевыми. Терминологический словарь может быть одноязычным, дву- или многоязычным словарем, устанавливающим эквивалентные терминосистемы для двух или более языков. Терминологический словарь может быть переводным словарем или словарем, отражающим национальную терминологию.

     Разработка отраслевого терминологического словаря национальных терминов является как способом нормализации и унификации терминологии, так и служит стимулом для развития научных исследований, расширяющих и углубляющих представления о предметной области и развивающих понятийный аппарат научной дисциплины.

 

 

 

 

 

 

2.Состояние терминосистемы в сфере ДОУ

     В сфере документационного обеспечения управления (управлении документами) в течение длительного времени не проводилось системной нормализации научной терминологии. В 70-е гг. ВНИИДАД был подготовлен «Краткий словарь видов и разновидностей документов» (словарь до настоящего времени используется документоведами и архивистами); отдельные делопроизводственные термины были включены в «Словарь архивной терминологии социалистических стран». Разработка ряда терминологических стандартов (ГОСТ Р 51141-98) и предшествовавших ему стандартов ГОСТ 16487-70 и ГОСТ 16487-83) не опиралась на терминологический словарь ввиду его отсутствия, в связи с чем та часть ныне действующего ГОСТ Р 51141-98, которая содержит термины делопроизводства, не лишена серьезных недостатков.

     Также имеются обстоятельства, заставляющие обратить особое внимание на состояние терминосистемы в сфере документационного обеспечения управления, - активное использование информационных систем электронного документооборота в управленческой деятельности и применение информационно-коммуникационных технологий в целом, что вовлекает в сферу управления документами термины из области информационных технологий.

Некоторые из этих терминов, безусловно, имеют интернациональное  происхождение, но часть относится  к национальной терминологии, например: информационная система, система электронного документооборота и др.

     В связи с указанными обстоятельствами вопрос нормализации национальной терминосистемы стоит очень остро: это одна из задач, от решения которой зависит дальнейшее развитие не только научных исследований, но и устранение многочисленных проблем в практической деятельности.

2.1Создание терминологического словаря в области управления документами

     ВНИИДАД на протяжении трех последних лет ведет разработку словаря терминов по управлению документами. Этот словарь русскоязычный, он включает в себя национальную терминологию в области управления документами. Работа над изданием еще не закончена, но в целом корпус словаря уже выстроен, поэтому в течение ближайших месяцев будет проводиться обсуждение и рецензирование книги специалистами. В любом случае уже сейчас можно говорить о некоторых полученных результатах работы над терминологией и обсуждать те проблемы, которые еще не решены.