Технология работы со средствами оргтехники

3

Введение

Невозможно представить себе современную компанию, которая бы не применяла в своей повседневной работе средства автоматизации офиса. Компьютеры и оргтехника не только коренным образом изменили облик организаций, стиль их работы, но и обеспечивают большую мобильность и эффективность деятельности.

Громадное количество всевозможных компонентов компьютерных комплексов, предлагаемых на рынке, создаёт значительные проблемы в их правильном применении и интегрировании.

Комплекс офисного оборудования должен быть не только технически современным, но и оптимальным по составу, чётко ориентированным на решение Ваших задач и подкреплённым мощной сервисной поддержкой.

Понятие оргтехники. Классификация

Информационные технологии включают в себя методы преобразования информации по заданному свойству в заданном направлении, что реализуется соответствующими средствами, называемыми инструментальными. Также они включают в себя необходимый технический комплекс и соответствующее программное обеспечение, образуя сложные программно-аппаратные компьютерные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности.

Средства организационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются организационной техникой (оргтехникой). К ним относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Оргтехника, применяемая на конкретном рабочем месте, называется малой оргтехникой. В настоящее время, данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку большая часть оргтехники изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к ним можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефакс и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника - эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Современная организационная техника предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает технологический процесс обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков, например, элементной базы технических средств.

В настоящее время состав групп оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда. Расширились возможности систем электронной передачи документов на большие расстояния. В то же время разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.

Большинство пользователей испытывают различного рода затруднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для обработки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:

      объем документооборота;

      временные характеристики документопотоков;

      объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим каналам связи;

      объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;

      фирма-производитель оборудования;

      стоимость оборудования;

      стоимость расходных материалов, частота их замены;

      технические и эксплуатационные характеристики оборудования;

      способ эксплуатации технических средств;

      стоимость эксплуатации;

      эргономические характеристики оборудования;

      степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

Всю совокупность средств организационной техники можно представить в виде следующих групп: 

Носители информации:

      носители на бумажной основе;

      носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования и т. д.);

      микроносители;

      звуконосители;

      видеоносители;

      магнитные носители;

      оптические носители.

Средства изготовления текстовых и табличных документов:

      ручные пишущие средства;

      пишущие машины;

      диктофонная техника;

      средства вычислительной техники.

Средства репрографии и оперативной полиграфии:

      средства фотографического копирования;

      средства диазографического копирования;

      средства электрофотографического копирования;

      средства термографического копирования;

      машины электронно-искрового копирования;

      средства микрографии;

      средства ризографического копирования;

      машины для гектографической (спиртовой) печати;

      машины для трафаретной (ротаторной) печати;

      оборудование для оперативной офсетной печати.

Средства обработки документов:

      фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

      машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

      скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

      конвертовскрывающие и резательные машины;

      машины для нанесения защитных покрытий на документы;

      адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

      машины для уничтожения документов;

      агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

      первичные средства хранения документов (папки, коробки и т. п.);

      вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.);

      картотеки и картотечное оборудование;

      тележки для транспортировки документов;

      лифтовое оборудование;

      транспортеры и конвейеры;

      пневматическая почта;

      оборудование для хранения носителей информации.

Банковская оргтехника.

      машины для счета купюр;

      детекторы валют;

      машины для упаковки банкнот;

      банкоматы.

Малая оргтехника

Офисная мебель и оборудование:

      специализированная мебель для служебных помещений;

      специализированное оборудование для служебных помещений.

Средства коммуникационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Эффективность управленческой деятельности в значительной мере определяется качеством реализации коммуникативной функции - способностью информационного взаимодействия различных компонентов системы управления друг с другом и с внешней средой.

Организация коммуникаций предполагает решение следующих

опросов:

      определение внутренней структуры коммуникаций, то есть совокупности каналов передачи информации между конкретными структурными элементами системы управления;

      выработка квалификационных требований к управленческому персоналу для эффективного использования коммуникационной техники.

Для большинства видов коммуникационной техники и соответствующих коммуникационных технологий (личное общение, общение на совещаниях, телефонная, телеграфная и телексная связь, почтовая и фельдегерская связь) перечисленные вопросы достаточно проработаны.

К средствам коммуникационной техники относятся:

      средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

      средства и системы телеграфной связи;

      средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;

      средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связь.

Средства вычислительной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующим образом:

      персональные компьютеры;

      корпоративные компьютеры;

      суперкомпьютеры

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного работника, в. т. ч. управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры 1ВМ РС и совместимые с ними компьютеры, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы Арр1е. Интенсивное развитие современных информационных технологий связано именно с распространением с начала 80-х гг. персональных компьютеров, сочетающих относительную дешевизну с достаточно широкими возможностями для пользователя.

Корпоративные компьютеры (иногда называемые мини-ЭВМ или main frame) представляют собой вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяется большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати). В принципе в качестве рабочих мест, соединенных с центральным блоком корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры. Область применения корпоративных компьютеров - реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, создание информационных систем, обслуживающих большое число пользователей в рамках одной функции (биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов и т. п.).

Суперкомпьютеры представляют собой вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов. Они используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

Данная классификация достаточно условна, поскольку интенсивное развитие технологий производства электронных компонентов, значительный прогресс в совершенствовании компьютеров и их наиболее важных составляющих элементов приводят к размыванию границ между указанными классами средств вычислительной техники.

Кроме того, приведенная классификация учитывает только автономное использование вычислительных систем. В настоящее время преобладает тенденция их объединения и вычислительные сети, что позволяет интегрировать информационно-вычислительные ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий.

«Сетевые технологии» и преимущества их использования в обеспечении управленческой деятельности

В области компьютерных технологий в последние два десятилетия не было, наверное, более активно развивающеюся направления, чем становление и развитие вычислительных сетей, составивших основу так называемых сетевых технологий. Наблюдавшийся все эти годы бурный технологический прогресс микроэлектроники проявился не только в чисто компьютерной сфере, но и в производстве средств связи, с помощью которых распределенные в пространстве компьютеры объединяются в единую систему - вычислительную сеть. Можно указать следующие основные причины широкого распространения локальных вычислительных сетей (ЛВС) в сфере управления.

Во-первых, повсеместное распространение относительно недорогих персональных компьютеров (ПК), вычислительные мощности которых сегодня позволяют с успехом решать большинство практических задач.

Во-вторых, объективно существующие потребности пользователей ПК одной организации обмениваться между собой информацией, совместно использовать общие сетевые программные, аппаратные и информационные ресурсы, а также получать доступ к ресурсам вычислительных сетей других организаций или учреждений.

В-третьих, появление на рынке широкого спектра аппаратных и программных коммуникационных средств, позволяющих легко и относительно дешево соединять ПК в ЛВС.

Следует иметь в виду и то, что немаловажными факторами, определяющими преимущество сетевого использования компьютеров, являются:

      устранение дублирования информации и проблем, связанных с актуализацией данных для отдельных пользователей одной организации;

      более экономичное коллективное использование в сети относительно дорогих ресурсов, таких как программное обеспечение, принтеры, дисковые массивы памяти большого объема и т. п.;

      общесистемное повышение производительности за счет введения в сети специализированных компонентов, таких как файл-серверы, серверы баз данных, телекоммуникационные серверы и другие серверы приложений;

      наличие дополнительные сетевых услуг, таких как организация электронной почты, проведение телеконференций и т. п.;

      более высокая надежность при наличии в сети дублирующих элементов единой распределенной системы обработки данных, а также потенциал ее расширяемости.