Технология проектирования и оформления номенклатуры дела с использованием средств автоматизации на примере табличного процессора Excel

Для создания пользовательского шаблона выберите папку «Шаблоны», которая находится обычно в 
C:\операционная_система\Profiles\имя_пользователя\Application Data\Microsoft\Templates 
где операционная_система — папка операционной системы, например Windows.

5. В поле Имя файла введите Книга, чтобы создать стандартный шаблон книги.

Для создания пользовательского  шаблона введите любое допустимое имя файла.

2.2.1 Форматирование листа с целью  использования в качестве формы

Чтобы получить большую ячейку, включающую несколько строк или столбцов, можно выделить ячейки, которые необходимо слить, и объединить их. Инструкции по объединению ячеек для охватывания нескольких столбцов или строк.

Чтобы подобрать  расстояния между элементами на форме, можно изменить ширину столбцов и высоту строк и изменить вертикальное и горизонтальное выравнивание текста.

Используйте другие возможности форматирования для упрощения заполнения формы. В примере на рис. 1 пользователи вводят данные в белые ячейки, выделенные границами. Остальные ячейки имеют цветной фон, в качестве фонового рисунка на листе используется логотип компании. Инструкции по форматированию листа с целью использования в качестве формы.

2.2.2 Использование элементов управления для упрощения ввода данных

Элементы управления, например раскрывающийся список, упрощают заполнение формы на экране. Введите  список возможных элементов раскрывающегося списка в произвольный диапазон в книге и свяжите этот диапазон с элементом управления. Лист, содержащий список ввода и другие данные, может быть скрыт. Можно использовать в форме переключатели и флажки.

2.2.3 Форматирование листа с целью использования в качестве формы

Чтобы получить большую ячейку, включающую несколько  строк или столбцов, можно выделить ячейки, которые необходимо слить, и  объединить их. Инструкции по объединению ячеек для охватывания нескольких столбцов или строк.

Чтобы подобрать  расстояния между элементами на форме, можно изменить ширину столбцов и высоту строк и изменить вертикальное и горизонтальное выравнивание текста.

Используйте другие возможности форматирования для  упрощения заполнения формы. В примере  на рис. 1 пользователи вводят данные в  белые ячейки, выделенные границами. Остальные ячейки имеют цветной фон, в качестве фонового рисунка на листе используется логотип компании. Инструкции по форматированию листа с целью использования в качестве формы.

2.2.4 Использование элементов управления для упрощения ввода данных

Элементы управления, например раскрывающийся список, упрощают заполнение формы на экране. Введите  список возможных элементов раскрывающегося  списка в произвольный диапазон в  книге и свяжите этот диапазон с элементом управления. Лист, содержащий список ввода и другие данные, может быть скрыт. Можно использовать в форме переключатели и флажки.

Это относится  и к экранным формам и к формам, заполняемым на бумаге.

2.2.5 Автоматизация заполнения форм с помощью макросов

Для автоматизации  заполнения формы на экране и обработки  введенных данных элементу управления может быть назначен макрос.

Например, если устанавливается флажок Отправить менеджеру, макрос может вложить форму в сообщение электронной почты или сохранить форму в общей папке на компьютере менеджера. Если планируется использовать форму только в Microsoft Excel, можно добавлять элементы управления с панели инструментов Формы.

Если планируется  использовать форму на узле Web или в специальной программе на языке Visual Basic, используйте более мощные элементы управления ActiveX с панели инструментов Элементы управления.

2.2.6 Ограничение данных, вводимых  в определенные ячейки

В экранных формах можно ограничить ввод данных в определенные ячейки, заблокировав эти ячейки.

Можно также  ограничить типы информации, вводимой в определенные ячейки, с помощью  проверки вводимых значений. Инструкции по отображению сообщений, приглашающих ввести данные и свидетельствующих о неправильном вводе.

2.3 Виды кнопок, флажков и других элементов управления на панели инструментов формы

Кнопки, флажки и другие элементы управления, доступные  на панели инструментов Формы, позволяют использовать некоторые параметры при работе с формой. Например, при создании личной формы можно добавить два переключателя, чтобы указать, работает служащий полный или неполный рабочий день. Так как одновременно не могут быть выбраны два переключателя, то служащий может работать либо полный рабочий день, либо неполный.

Свойства большинства  элементов можно изменять. У кнопки и надписи элемента управления можно  изменять только свойства, касающиеся формата.

 

Вид элемента ActiveX	Описание
Надпись	Текст, добавляемый к  листу или форме, и описывающий  элемент ActiveX, лист или форму.
Рамка группы	Надпись и рамка, объединяющая в группу связанные между собой  элементы ActiveX, такие как переключатели  или флажки.
Кнопка	Кнопка, запускающая макрос.
Флажок	Включает или выключает  действие определенного параметра. На листе или в группе может  быть установлено несколько флажков одновременно.
Переключатель	Кнопка, с помощью которой  может быть выбран только один параметр из группы. Нельзя выбрать одновременно несколько переключателей в группе. Переключатели используются тогда, когда разрешена только одна из существующих возможностей.
Список	Поле, содержащее список элементов. Для получения дополнительных сведений о свойствах элемента управления списком нажмите кнопку.
Поле со списком	Раскрывающийся список. После выбора в списке какого-либо элемента, этот элемент остается в  текстовом поле списка.
Полоса прокрутки	Элемент управления, прокручивающий список значений при нажатии стрелок  прокрутки или перемещении бегунка. Чтобы прокрутить список на одну страницу, достаточно щелкнуть между бегунком и стрелкой прокрутки.
Счетчик	Кнопка, со стрелками  вверх и вниз, которые располагаются на краю ячейки. Стрелка вверх служит для увеличения значения, а стрелка вниз — для уменьшения.

 

2.4 Создание шаблона для номенклатуры дел и его использование для заполнения

Для создания шаблона номенклатуры дел воспользуемся пунктом меню Создать, Файл. Далее оформляем на новом листе открывшейся книги  угловой штамп организации, гриф утверждения, дату и номер документа.

Используя кнопку Поле со списком  создаём поле в котором можно будет выбрать наименование отдела предприятия (например секретариат, производственный отдел, бухгалтерия, отдел кадров). В приложении Б показан результат этих действий.

По столбцом Количество дел вставим  формулу автосуммирования, она будет  подсчитывать количество дел в данном отделе.

Выделяя и копируя ячейки относящиеся  к одному отделу, создадим ещё 3 идентичные таблицы для других отделов. В  результате у нас получится номенклатура дел по отделам (на 4 отдела).

Переименуем текущий лист, для этого  щелкнем правой кнопкой мыши на его ярлыке Лист1 и выберем Переименовать, дадим новое название Отделы.

В  новом листе сделаем сводную  номенклатуру дел и назовём лист Сводная. Результат приведён в приложении В.

В сводной номенклатуре введём формулы  в ячейки с датами, номером документа и года на который распространяется номенклатура. Для этого вводим знак = и щёлкаем на соответствующих ячейках листа Отделы. Теперь достаточно заполнить данные ячейки в листе Отделы и они автоматически будут заполняться в листе Сводная.

Сохраним созданный шаблон. Для  этого в меню Файл выберем Сохранить  и в появившемся окне в поле Тип файла выберем Шаблон, введём имя файла Номенклатура дел.

Теперь, после закрытия данного  документа, выбирая меню Файл, Создать  наш шаблон будет предлагаться в качестве основы для создания и заполнения новой номенклатуры дел.

Результаты такого заполнения приведены  в приложениях Г и Д.

 

Заключение

Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, а весь документированный  фонд регламентируется номенклатурой  дел предприятия. Именно поэтому  роль ведения номенклатуры дел трудно переоценить. Существенно упростить оформление и ведение номенклатуры дел на предприятии может такая программа как Microsoft Excel.

Возможности EXCEL очень высоки. Обработка текста, управление базами данных - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные  программы - редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, нежели заставить применять  их на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей EXCEL тяжело достичь.

В данной курсовой работе с помощью средств автоматизации Microsoft Excel была спроектирована и оформлена номенклатура дел предприятия.

 

Список использованной литературы

1. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», Кузнецова Т.В., Москва, 1999 г.
2. Microsoft Press. Толковый словарь по вычислительной технике/Пер. с англ.- М:Издательский отдел "Русская редакция" ТОО "Channel Trading Ltd", 1995
3. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. Изд.3-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2000.
4. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. –М..1998
5. Б. Ляпунов. Основы экономической информатики. 1999 г
6. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 1991.
7. Йорг Шиб, Exsel 7,0: Сотни полезных рецептов, Дюссельдорф-Киев-Москва-Санкт-Петербург, 1997 г.
8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.
9. Колесников Р. Excel 97 (русифицированная версия). - Киев: Издательская группа BHV, 1997. - 480 с.
10. Кузнецова О.А., Стенюков М.В. «Состав документов на компьютере» 2000
11. М. Додж, К. Кината, К. Стинсон "Эффективная работа м Microsoft Exsel 97", издательство "Питер"; Санкт-Петербург, 1998г.
12. Максимович В. И, Берестова Г.Ю., «Принципы автоматизации делопроизводства» 2003
13. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации . Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999.
14. Поппель Г., Голдстайн  Б.  Информационная технология - миллионные прибыли.  М.,  1990
15. Радченко Н., Козлов О. Информатика. 2000 г
16. Симонович С., Евсеев Г., Алексеев А. Специальная информатика.1999
17. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. –М.,1997
18. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству –М.: «Приор». (издание 2, переработанное и дополненное). 1998.

 

 

 

Приложение А Форма  номенклатуры дел предприятия

 

 

Наименование     УТВЕРЖДАЮ

предприятия     Руководитель предприятия

подпись  расшифровка

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ   Дата   подпись

 

00.00.00 № 00

Караганда

 

на 200_ год

 

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения частей и № статьи по перечню	Примечания
2	3	4	5	6

 

 

Должность руководителя

службы ДОУ    Подпись   Расшифровка

подписи

 

 

 

 

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

ЭК предприятия

от 00.00.00 № 00

 

Приложение Б  Создание шаблона номенклатуры дел для  отдела в программе Excel

 
Приложение В Создание шаблона сводной номенклатуры дел

 
Приложение  Г  Пример заполнения шаблона номенклатуры дел по отделам

 
Приложение Д Пример заполнения шаблона сводной номенклатуры дел