Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Ноября 2012 в 14:12, курсовая работа
Актуальность. Номенклатура дел служит доказательством исполнения документов и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
ВВЕДЕНИЕ 3
1 СТРУКТУРА И НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ 4
1.1 Требования к формированию дел 4
1.2 Оформление дел 10
1.3 Составление описей дел 11
2 СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ) MICROSOFT EXCEL 13
2.1 Формы и шаблоны, входящие в комплект поставки Microsoft Excel 13
2.2 Создание шаблона для новых книг 13
2.2.1 Форматирование листа с целью использования в качестве формы 14
2.2.2 Использование элементов управления для упрощения ввода данных 14
2.2.3 Форматирование листа с целью использования в качестве формы 14
2.2.4 Использование элементов управления для упрощения ввода данных 14
2.2.5 Автоматизация заполнения форм с помощью макросов 15
2.2.6 Ограничение данных, вводимых в определенные ячейки 15
2.3 Виды кнопок, флажков и других элементов управления на панели инструментов формы 15
2.4 Создание шаблона для номенклатуры дел и его использование для заполнения 17
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 18
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 19
Приложение А Форма номенклатуры дел предприятия 20
Приложение Б Создание шаблона номенклатуры дел для отдела в программе Excel 21
Приложение В Создание шаблона сводной номенклатуры дел 21
Приложение В Создание шаблона сводной номенклатуры дел 22
Приложение Г Пример заполнения шаблона номенклатуры дел по отделам 23
Приложение Д Пример заполнения шаблона сводной номенклатуры дел 24
Итоговая запись о категориях и количестве дел:
По срокам хранения |
Всего |
В том числе переходящих |
Постоянного |
8 |
1 |
Временного (свыше 10 лет) |
14 |
6 |
Временного (до 10 лет включительно) |
25 |
|
Итого |
47 |
7 |
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.
Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.
Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.
Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.
Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.
Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.
При алфавитной систематизации
документов используют фамилии их авторов,
названия учреждений-корреспондентов,
наименования административно-
В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).
Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.
Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.
Правильная группировка
Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.
Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.
Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Опись дел одновременно
является учетным документом и основным
видом научно-справочного
В делопроизводстве описи
на дела составляются в каждом структурном
подразделении работниками
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:
В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.
В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.
В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
Заполнение формы В комплект поставки Microsoft Excel входят шаблоны, автоматизирующие решение задач, связанных с заполнением счетов, авансовых отчетов и заказов. При заполнении этих форм имеется возможность добавления введенных данных в связанную с шаблоном базу данных в качестве новой записи. Чтобы использовать базу данных, необходимо установить надстройку «Мастер шаблонов с функцией сбора данных». Мастер шаблонов.
Доступ к шаблонам Для использования шаблонов выберите команду Создать в меню Файл, а затем дважды щелкните шаблон на вкладке Решения. Если необходимого шаблона в диалоговом окне Создать нет, то его следует установить. Установка шаблонов.
Поиск дополнительных шаблонов Если имеется доступ к Интернету, то существует возможность получить дополнительные шаблоны Excel, разработанные для решения таких задач, как планирование личных финансов. Дополнительную информацию можно получить, выбрав команду Office на Web в меню Справка.
Демонстрация
Для создания шаблона
по умолчанию выберите или папку XLStart, или дополнительную
папку автозагрузки. Папка XLStart обычно находится
в
C:\операционная_система\
где операционная_система —
папка операционной системы, например
Windows.