Технология обработки исходящих документов

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..……..…4

1.ХАРАКТЕРИСТИКА ДВИЖЕНИЯ  ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ………….….6

1.1. Понятие документооборот и характеристика документооборота………………..6

1.2. Этапы работы с исходящими документами…………………………………….….9

1.2.1. Подготовка проекта документа и проверка правильности оформления документа………………………………………………………………………………....9

1.2.2. Согласование документа………………………………………………………....11

1.2.3. Подписание документа руководителем………………………………………....13

1.2.4. Регистрация документа и отправка……………………………………………...14

1.2. 5.Организация хранения документов……………………………………………...18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………….29

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………..31

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Этапы обработки исходящих документов……………………….33

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Деловой документ имеет  большое значение. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством связи организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса разработки и оформления документов. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от исполнителей до руководителей всех уровней.

Актуальность темы «Технология обработки исходящих документов» заключается в том, что для успешного функционирования предприятия необходим отлаженный механизм работы с исходящими документами, при работе которого не должно происходить временных задержек исполнения документов, утери и т.д.

Для написания дипломной работы по теме «Технология обработки исходящих документов» необходимо разработать научный аппарат.

Проблема: каковы особенности, этапы обработки исходящих документов.

Цель: изучение особенностей, этапов обработки исходящих документов.

Объект: процесс обработки  исходящих документов.

Предмет: особенности, этапы обработки исходящих документов.

Гипотеза: технология обработки  исходящих документов будет эффективнее, если:

• осуществляется изучение этапов и особенностей обработки исходящих документов;
• обеспечивается эффективность документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. проанализировать литературные источники;
2. изучить этапы обработки исходящих документов;
3. выявить особенности обработки исходящих документов;
4. проанализировать технологию обработки исходящих документов на примере конкретного предприятия.

Методы исследования:

    1. анализ литературы, архивных источников и других информационных      материалов;

2. анализ терминологической системы;

3. сравнение;

4. синтез;

5. обобщение;

6. наблюдение;

7. беседа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

 

1. Понятие документооборот и характеристика документооборота

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность  порядка движения документов по отношению  к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3. 1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Говоря о порядке  движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

• прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
• обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

В последнее  время большинство организаций  стараются автоматизировать документооборот  или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

• более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
• автоматическое составление сводок, отчетов, справок и реестров;
• быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;
• автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
• автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Однако  необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.

Вследствие  того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в  качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие  потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации,  состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток  характеризуется следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

 

 

1.2. Этапы работы с исходящими документами

Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих этапов:

1. Составление проекта документа.
2. Согласование проекта.
3. Подписание или утверждение (если необходимо).
4. Регистрация корреспонденции.
5. Отправка документа адресату.
6. Подшивка второго экземпляра в дело.

 

1.2.1. Подготовка проекта документа и проверка правильности оформления документа

Проект  документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей нужно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые устанавливает ГОСТ. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании  оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

Проект  исходящего документа  составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы  составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, которые составляются в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления документа выполняется уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).

Это означает, что исходящий документ должен:

1. иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;
2. быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;
3. иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;
4. вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;
5. иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;
6. в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю  на доработку.

 

 

 

 

1.2.2. Согласование документа

 

Согласование документа - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор финансовой академии

при правительстве  Российской Федерации

Личная подпись                       А.Г.Жукова

29.08.2010

Гриф согласования документа  размещается ниже реквизита «подпись». Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается без кавычек, прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, личная подпись с расшифровкой подписи. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.