Технология обеспечения сохранности документов

Широко применяют неподвижные (стационарные) стеллажи, не связанные по своей конструкции с архитектурной структурой здания. Иногда арматуру самих металлических стеллажных конструкций используют в качестве арматуры архивных зданий. В этом случае бетонные плиты навешивают непосредственно на металлические столбы, которые одновременно служат вертикальными стойками для стеллажей. Преимущество стеллажей стационарного типа в том, что они прочные, твердые, особенно пригодны для хранилищ типа башни. В свою очередь, самонесущие стеллажные конструкции очень экономичны в производстве.

Также для хранения документов очень удобно использовать компактные стеллажи. Они позволяют оптимально решить проблему размещения на предельно  малой площади наибольшего количества документов. Удобство пользования компактными стеллажами обусловлено тем, что они имеют большую вместимость, отлично защищают документы от несанкционированного  доступа . Но и эти стеллажи имеют ряд недостатков: они требуют хранения только абсолютно здоровых документов, так как в условиях компактного хранения из-за отсутствия притока свежего воздуха биологическое поражение документов происходит быстрее. Плотность размещения документов делает эту систему тяжелой и требует значительного укрепления перекрытий в хранилищах. Компактные стеллажи являются подвижными. Принцип их действия - одна часть стеллажной секции или пролетов могут приближаться друг к другу. Перемещаются стеллажи с помощью различных систем продольного и бокового перемещения и систем вращения на крюках. В системе продольного размещения подвижными являются секции. Передвижение осуществляется с помощью рельс, уложенных на полу. В системе стеллажей с боковым перемещением передвигаются не все стеллажи, а их секции, причем не параллельно центральному проходу, а перпендикулярно ему.

Для хранения наиболее ценных и секретных документов, а также  специальных видов документов (карты, планы, чертежи, рукописи и т.д.) применяются стальные шкафы. Могут быть использованы также сейфы и контейнеры. Наряду со всеми перечисленными, разрабатываются также и автоматизированные системы хранения документов. Внедрение автоматизированных систем позволяет максимально полезно использовать площади и объем помещения, способствует уменьшению трудоемкости поискам выдачи документов, ограничивать доступ к хранимым документам.

 

Упаковка  документов

 

Роль упаковки во время хранения заключается в защите документов от влияния внешних факторов (солнечных  лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и  механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения упаковка должна отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения.

Для изготовления упаковок документов применяют пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы.

Различают следующие  виды упаковок: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных коробках и папках. Картонные коробки являются наиболее дешевыми и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т.д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.

Кинодокументы упаковывают  в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают в  горизонтальном положении стопками по 5-6 штук. В металлических коробках хранятся и микрофильмы. Металлические противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализированных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеобразным экраном, защищающим фонодокументы от воздействия магнитных полей. Наиболее оптимальным материалом для изготовления металлических коробок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля.

Применение комбинированных материалов позволяет изготовить прочны водонепроницаемые упаковки (четырехслойные коробки из полиэтилена, картона, станиоли и металла).

В настоящее время  разработаны новые типы коробок  для упаковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пластмассовые коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного производства. Для большей герметизации упаковки коробки могут быть снабжены мягкими резиновыми или пластмассовым уплотнителем между крышкой и основанием.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

З А  К Л Ю Ч Е Н И Е

В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими  и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и организационно-экономического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение, необходимой обществу, ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. С этой точки зрения  информационный центр, библиотека или музей, как хранилища ретроспективной информации, мало отличаются от архива. С другой стороны, организация читальных и выставочных  залов в архивных учреждениях и предоставление пользователям необходимой информации делает архивы похожими на информационные центры, библиотеки, музеи. Однако есть и принципиальные отличия архивов от других информационных учреждений. Архивы – это уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.

 В нашей стране  насчитывается свыше 4 тыс. государственных архивов и тысячи ведомственных архивов, образующих разветвленную сеть.  В других отраслях функционируют аналогичные документальные сети, в частности, информационная и библиотечная. 

Обеспечение сохранности  документов является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику. Пристальное внимание концентрируется на приоритетных направлениях архивной области, и прежде всего на обновлении основных производственных фондов, техническом перевооружении  и реконструкции действующих учреждений и лабораторий, а также строительстве современных архивохранилищ.

Ограниченные возможности  традиционных методов обработки  больших объемов архивной информации обусловили необходимость совершенствования  и развития системы научно-справочного аппарата Государственного Архивного Фонда РФ на базе информационных технологий, ориентированных на применении организационной и вычислительной техники. Большое значение придается разработке прогрессивных технологий автоматизированной реставрации и воспроизведения документов на базе микропроцессорной техники.

В данной работе проанализированы основные современные методы и тенденции  в области обеспечения сохранности  документов с учетом разработок архивной практики. С научно-технической точки  зрения рассмотрены вопросы механизма  старения и долговечности документов на различных носителях; технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений; методы и средства реставрации и консервации документов; конструктивный ремонт зданий, оборудования и освещения хранилищ; традиционные и автоматизированные системы хранения; средства транспортировки документов; системы и средства противопожарной защиты; контрольно-измерительные приборы для измерения микроклимата в помещении. А также исследованы основные параметры оптимизации физической сохранности документов, техника кондиционирования и способы автоматического регулирования климата в хранилище.

На основе нашей работы показаны оптимальные условия сохранности  документов на различных носителях, которые следует учитывать в  перспективе экономичного унифицированного подхода к проектированию и строительству архивов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

ОГНЕТУШИТЕЛИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    .

  Огнетушитель химический пенный ОХП-10                Огнетушитель воздушно-пенный (ОВП) 

 

1 - корпус; 2 -  кислотный  стакан; 3 -  боковая ручка;  4 - горловина; 5 - рукоятка;  б - шток;  7 - крышка; 8 - спрыск;  9 - клапан;  10 -предохранитель;  11 - нижняя ручка

1 - корпус;  2 - пенный  насадок;  3 - трубка; 4 - крышка; 5 - рукоятка;   б - пусковой рычаг; 7 -  шток; 8 - баллончик со сжатым воздухом; 9 -  сифонная трубка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Огнетушитель углекислотный ОУ-2

Огнетушители угяекислотно-бромэтиловый и аэрозольный:  ОУБ-3             1 -корпус;  2- баллончик;  3- рукоятка;  4 - сифонная трубка

 

 

 

 

 

 

 

УСТРОЙСТВО  СТАЦИОНАРНЫХ УСТАНОВОК ПОЖАРОТУШЕНИЯ

 

 

 Схема автоматической  установки водяного пожаротушения:

    1 -  извещатель; 2 - ороситель

 

 

Приложение 2

 

 

СИСТЕМЫ КОМПАКТНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

 

I – стеллажи продольного перемещения с ручным приводом; II – стеллажи шкафного  типа, вращающиеся на петлях;

III – стеллажи поперечного  перемещения с ручным приводом; IV – стеллажи поездного  типа с электроприводом "Компактус"

 

 

 

Система стеллажей продольного  перемещения "Компактус"

 

 

 

 

 

Список  литературы

 

1. ГОСТ Р 6.30-97 УСД  УСОРД. Требования к оформлению  документов. - М., 1998г.-19с. 

2. СТП УрПК-1-2000. Требования к  оформлению текстовой документации. - Новоуральск, 2000.-27с.

3. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.-174с.

4. Основные правила  работы ведомственных архивов. - М., 1989 - 205с. 

5. Крайская З.В., Челлини  Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 1996. - 224с.

6. Сергазин Ж.Н. Основы обеспечения  сохранности документов. - М., 1986 - 208с.