Технология обеспечения сохранности документов

 

Санитарно-гигиенические  условия сохранности документов

 

Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим  средством  является  кондиционирование  воздуха  в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

 

Температурно-влажностный  режим сохранности документов

 

Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того,   высокая  относительная  влажность  воздуха  способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в  хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.

В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении.  Это достигается  проветриванием  (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и появляется плесень.

Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище  применяются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Наиболее распространенным прибором, простым в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа).

Прибор состоит из двух термометров - сухого и влажного. Сухой показывает температуру воздуха, а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице, приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется ежедневно в специальном журнале.

 

Дата записи	Климатические параметры воздуха				Подпись сотрудника, сделавшего запись	Примечание
	наружный воздух		воздух в  хранилище
	температура	относительная влажность	температура	относительная влажность
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.

 

Отклонения от норм температуры  и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха - установка автономных кондиционеров, интенсивное отапливание или проветривание помещения (проводится только в, том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха - уменьшение нагрева отопительных приборов, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые), установка сосудов с водой, имеющих большую площадь испарения, влажная уборка помещений.

 

                    

   а)                  б)

   Рисунок 1.5. – а) сплит-система настенного типа LG LS – Р0760HL;

                        б) оконный кондиционер LG LW–C1261HL.

 

Однако все эти мероприятия проводятся только при постоянном наблюдении за температурно-влажностным режимом воздуха в хранилище.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава II

Основные  требования к оборудованию и 

помещениям  архива

 

Создание  оптимальных условий хранения документов

 

  Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для  архива помещения и проведением  планово-предупредительного ремонта  помещений;

- оборудованием помещения  архива средствами пожаротушения,  охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального  оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и  т.д.);

- созданием оптимального  температурно-влажностного и светового  режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

 

Требования  к помещению архива

 

В соответствии с объемом  и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

Специальные помещения  для архива должны предусматриваться  при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

 Оптимальные условия  хранения документов и работы  с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива:

- хранилище для хранения  документов;

- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации  документов;

- помещения для работы  исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для  сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие  перегородок от рабочих комнат, изолируются  специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

 Хранилища архива  должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых  помещений, связанных с хранением  или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

 Хранилища должны  быть безопасными в пожарном  отношении, гарантированы от затопления  и иметь запасный выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения  архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

 

Электро- и противопожарное оборудование

 

 В помещениях хранилищ  архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной  защиты все электрооборудование  обеспечивается заземлением.

 По пожарной опасности  помещения архивов относятся  к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

 Основным противопожарным оборудованием  архивов являются углекислотные  огнетушители новейших конструкций  (Приложение 1), которые устанавливаются  из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным  водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются  на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный  рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы  пожарной сигнализацией.

В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных  приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ  и взрывоопасных предметов.

 

Стеллажное  оборудование

 

Процесс хранения документов является важным технологическим процессом  в работе хранилищ. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания.

На практике применяют  четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

Вертикальная библиотечная система предназначена для хранения папок (325*230*60 мм) и коробок (350*245*180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных документов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке.

Горизонтальную систему, предназначенную  для документов в коробках (180*350*245), которые размещают в один или  два ряда на стеллажах, применяют, в  основном, для постоянного хранения документов.

В вертикальной подвесной системе используют шкафы с выдвижными ящиками для подвесного хранения документов. Их применяют для оперативного текущего хранения документов.

Вертикальная каталожная система - это шкафы с выдвижными ящиками  для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для не скрепленных документов, карточек. Система предназначена для оперативного текущего хранения документов.

Для хранения документов применяют стеллажи, шкафы, коробки, папки, а также сейфы, контейнеры. Одной из важнейших деталей оборудования хранилищ являются стеллажи (Приложение 2). Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохранности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания хранилища необходимо предусматривать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость планировки и помещений хранилища должна также позволять в будущем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные.

Хранилища документов в  большинстве случаев оснащены, как  правило, стальными стеллажами. Деревянные стеллажи сохраняются лишь в административных помещениях и читальных залах  только по соображениям эстетики.

В большинстве случаев  при строительстве архивных зданий высоту потолков в хранилищах обычно планируют не более 2,3м. Соответственно и высота стеллажных установок не должна превышать эти размеры. Низкие потолки позволяют сотрудникам архива свободно пользоваться документами, лежащими на верхних стеллажах, без стремянок и лестниц. Во многих архивах ширина проходов варьируется от 0,76м до 1,22м, ширина одностороннего стеллажа равна обычно 40см, а двустороннего  - 75см. Расстояние между стеной и стеллажом, параллельным ей должно быть 75см, расстояние между стеной и торцом стеллажа равно 45см, расстояние от пола до нижней полки не менее 15см, в цокольных этажах не менее 30см. Стеллажи должны быть установлены параллельно стенам с окнами. Если высота хранилища более 4м, то стеллажи размещаются в 2 яруса.