Сущность и основные направления автоматизации системы документооборота на предприятиях

Таким образом, информационная система «ЕВФРАТ-Документооборот» является практичной, простой в обращении, с минимальными требованиями и демократичной ценой. Именно благодаря этим качествам она получила широкое распространение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляя собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т. п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т. п. В принципе системы такого уровня иногда позволяют разнести по рубрикам и словарям весь текст документа, однако это остается очень трудоемким и медлительным процессом. На сегодняшний день этот уровень автоматизации делопроизводства в государственных учреждениях можно считать пройденным. Системы управления бумажным документооборотом активно функционируют в ряде ведомств, но их ограничения уже отчетливо осознаются. Организации, в свое время не внедрившие у себя такие системы, в сегодняшних условиях стремятся миновать их и начинать сразу со второго уровня. Ключевым признаком этого второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают в себя подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов). Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость их довольно высока – порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Следуя из всего вышесказанного проанализировали компьютерные технологии в делопроизводстве.

Исходя из цели, в курсовой работе рассмотрели:

- принципы автоматизации делопроизводства;

- принципы организации электронного документооборота;

- цели и значение внедрения компьютерных технологий в делопроизводство;

-  характеристику основных систем электронного документооборота;

Проанализировали систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Ефрат-документооборот.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Леонтьев В.П. , Турецкий Д. Новейшая энциклопедия программ. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.

 2. Лукацкий А. Рынок средств безопасности меняется // Компьютер — Пресс, 2001, №10, с. 58-62.

3. http://www. cognitive.ru/

4.  ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1984, с. 2. 
          5.  Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ.– СЗРФ, 1995, №8, ст. 609, с. 1213.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 320 с.

7. См.: Электронный офис, 1997, январь-февраль, с.29

8. Васильев Д.В. Делопроизводство  на компьютере. - М., 1997, с. 56

9.  Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20

10.  Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - М., 2004.

11. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.

12.Ефимова О.А. Современные  системы автоматизации делопроизводства  попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.

13. Информационные технологии и автоматизация в архивном деле: аналитический об-зор по зарубежным материалам. - М., 2004.

14. Карсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления.: 4 изд. – М.: ИНФРА – М., 2001

15. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.

16. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.

17. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в де-лопроизводстве). - М., 1999.