Автор работы: Пользователь скрыл имя, 31 Марта 2014 в 12:46, курсовая работа
Цель курсовой работы – изучить компьютерные технологии в делопроизводстве.
Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:
- рассмотреть принципы автоматизации делопроизводства;
- рассмотреть принципы организации электронного документооборота;
- рассмотреть цели и значение внедрения компьютерных технологий в делопроизводство;
- рассмотреть характеристику основных систем электронного документооборота;
- проанализировать систему электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов Ефрат-документооборот.
Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: достаточно предоставить внешним пользователям, обращающимся к библиотекам документов через Web, право только искать и читать данные. Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-браузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации.
Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации, а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, вносимые последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого «слабого» клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-браузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации.
Итого, в целях обеспечения безопасности от несанкционированного доступа через Internet, можно использовать также следующие меры:
1. Встраивание в центральный
узел программно-аппаратный
2. Фильтрация пакетов и
3. Обеспечение внутренней связи
между узлами посредством
4. Ограждение выхода во внешнюю сеть proxy-сервером, который преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и исходящий трафик, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых пользователями.
5. Применение разных протоколов на локальных серверах, содержащих особо важные базы данных, и на Web-серверах, что затрудняет несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить преимущества web-технологии.
6. Внедрение механизмов
2. Компьютерные технологии в делопроизводстве.
2.1. Цель и значение внедрения компьютерных технологий в делопроизводство.
Большинство делопроизводителей знакомо с традиционными способами создания и обработки документов. Внедрение ПК не меняет принципы и задачи делопроизводства, но снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с документами. Оснащение компьютерами отдельных рабочих мест ускорило процессы создания и правки проектов документов, уменьшило количество ошибок и улучшило общий внешний вид компьютерной распечатки по сравнению с машинописью. На этом этапе компьютеризации ДОУ наибольшее значение имеют программные средства автоматизированного рабочего места.
Программные средства любого компьютера подразделяются на системные и прикладные.
Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:
Среди прикладных программных средств, необходимых для компьютеризации документационного обеспечения управленческой деятельности, можно выделить: широко используемые типовые:
Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю-референту и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК.. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:
Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:
Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие перечисленные выше функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.
Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:
Когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов. Системы ведения электронного делопроизводства:
По отношению к задачам делопроизводства такие системы автоматизируют:
Системы документооборота внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:
Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.
2.2. Характеристика основных систем электронного документооборота.
Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный ниже обзор поможет выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут подойти конкретному предприятию, учреждению или организации.
Основные системы документооборота, представленные в России: «БОСС-Референт»
Данная система
разработана компанией АйТи. Она
ориентирована в первую