Становлення та розвиток керування документаційними процесами за кордоном

Прийом нових  членів до Асоціації не є формальністю. Претендент повинен мати певний рівень освіти, досвід роботи та продемонструвати знання теорії  і практики керування документаційними процесами на прикладі конкретних напрямів діловодства.

Пропонуються  такі напрями:

- законодавство;

- стандарти;

- аудит відповідності;

- архівознавство;

- етика діловодства;

- теоретичні засади  діловодства;

- класифікація;

- метадані;

- документаційні  системи;

- створення документів  та їх доручення до документацій  них систем;

- зберігання і  опрацювання документів;

- життєво важливі  для організації документи;

- план безперервної  ділової діяльності;

- доступ до  документів;

- експертиза цінності, передавання документів до архіву  та вилучення їх для знищення.

Для того щоб стати  членом Асоціації першого рівня (Associate), потрібно мати не менше 3-х років досвіду роботи за фахом та продемонструвати знання п’яти напрямків діловодства.

Вимоги до наступного рівня (Member) – не менше п’яти років членства в Асоціації, досвід роботи на посаді менеджера, знання шести напрямів діловодства та застосування ще трьох додаткових, надання відомостей про видатний внесок у сферу документознавства та інформаційного менеджменту та участь у роботі Асоціації.

До найвищого  рівня (Fellow) приймають членів Асоціації із семирічним стажем, які продемонстрували знання дев’яти напрямів діловодства і застосування додаткових п’яти, надали підтвердження про видатний внесок у сферу діловодства. Брали участь у програмі безперервного професійного розвитку.

Асоціація керування  документаційними процесами Австралайзії вважає, що її професійні члени мають  відповідати сучасним вимогам динамічної сфери інформаційного менеджменту. Це виходить за межі початкової кваліфікації і потребує включення у систему  безперервного  професійного розвитку. Асоціація дає таке визначення безперервного  професійного розвитку: «Систематичне  дотримання, вдосконалення та розширення знань і навичок, розвиток особистих  якостей, необхідних для кваліфікаційного виконання  фахових і технічних  обов’язків впродовж професійної робочої  діяльності».

Для своїх професійних  членів асоціація встановила програму безперевного професійного розвитку, яка складається з таких положень:

- підтримання  рівня фахової кваліфікації;

- оновлення існуючих  знань і навичок;

- здобуття нових  або додаткових знань і навичок.

Схема безперервного  професійного розвитку діє впродовж трьох років і називається  триніум. На цей період розробляється  план, що встановлює ті результати, яких  фахівець прагне досягти у визначений термін. Наприкінці триніуму тим, хто  досяг необхідного рівня, видаються  сертифікати професійного членства. Асоціація вимагає від усіх своїх  членів пройти навчання за цією схемою, адже безперервний професійний розвиток – ознака професіоналізму.

Асоціація керуючих документацією та адміністраторів  є організатором одних із найавторитетніших  тематичних міжнародних, регіональних конференцій, активним розробником  стандартів, зокрема на форми документів, технологічні операції документообігу тощо, засновником / співзасновником  таких періодичних, серійних видань, як щоквартальник "Records management Quarterly", "Оffice", "Тhе Rесоrd”. Не менш популярними серед фахівців керування документаційними процесами є споріднені тематично до них часописи "Information and Records management ", "Аmeriсаn Archivist", більшість публікацій яких присвячена правовим, нормативно-правовим, технологічним проблемам роботи з документацією, соціальним аспектам її організації, освітнім програмам у галузі керування документаційними процесами.

 Останнім часом  спостерігається стрімке поширення  керування документаційними процесами  як навчальної дисципліни в  системі університетської освіти, що забезпечує опанування знаннями  на вищому загальному, теоретичному  рівні, вільне вибудовування освітніх  модифікацій на середньому спеціалізованому  рівні та в рамках післядипломного  професійного підвищення кваліфікації.

Усвідомлення  необхідності поліпшення керування  документаційними процесами знаходить відображення в діяльності не лише державних, самоврядних установ, але й різних наукових товариств, спілок, організацій.

У 2004 р. асамблея Міжнародної ради архівів визначила освіту та постійне професійне навчання архівістів і фахівців у сфері керування документаційними пооцесами пріоритетним завданням. Комітет професійної підготовки МРА зініціював розроблення про грам співробітництва в освітній галузі КД із DLM EEIG (Dokument Lifecycle Management Eropean Economic Interest Group), АРМА International, відомими архівними школами та ін. установами, організаціями, націленими, у першу чергу, на опанування новітніх, інформаційних технологій.

 

 

 

 

 

 

Розділ  III. Законодавство Канади та США з керування документаційними процесами.

Основні засади та цілі керування документаційними процесами  встановлені у законодавчих положеннях. Законодавство Канади та США стосовно службових документів зосереджується переважно на питаннях доступу та забезпечення конфіденційності інформації про приватне життя. Базовими є акти про свободу інформації та захист інформації приватного характеру.

Ще одну групу  законів становлять акти, що безпосередньо  регламентують роботу зі службовими документами. Відповідальність за збереженість урядових документів покладається на уповноважену архівну установу загальнодержавного рівня-національний архів. У США  контроль за керуванням документаційними процесами федеральних установ  регламентує Акт про федеральні документи (1950); у Канаді – Акт  про бібліотеку та архів Канади (2004), який замінив Акт про Національний архів (1985). На місцевому рівні роботу зі службовими документами у США  регулюють відповідні закони штатів, у Канаді-закони провінцій, а вповноваженими архівними установами є місцеві  архіви.

Канадським законодавством установлено, що система керуваня документаційними процесами федерального уряду діє  в інтересах того, щоб інформація була доступною для забезпечення прийняття рішень в урядовому  апараті та для широкої громадськості  згідно із законами про доступ до інформації та про захист інтересів громадян при застосуванні інформаційних  систем. Крім того, документи мають  бути захищені від несанкціонованого  доступу, розголошення. Знищення або  втрати, а документи, що мають постійну цінність, необхідно передавати до Національного архіву (акти про доступ до інформації, про свідчення, про  авторське право, про кримінальні  службові документи, про готовність до надзвичайних ситуацій, про бібліотеку та архів Канади, про офіційні мови, про офіційні таємниці, про захист особистої інформації та електронні документи, про захист інформації приватного характеру, про статистику).

Казначейство  Канади, згідно з актом про фінансове  управління, регулярно видає «Політику  керування державними інформаційними ресурсами». Крім того, публікує подібні  політики з різних напрямів, які  також стосуються тих чи інших  аспектів керування документаційними процесами, а саме:доступ до інформації, захист даних та приватної таємниці, використання офіційних мов в  електронних мережах, керування  інформаційною технологією, комунікації, експертизи цінності.

Крім Акта про  федеральні документи та Акта про  свободу інформації, організацію  роботи зі службовими документами в  США регламентують закони про  електронний уряд, про доступ до секретної інформації, про адміністративну  процедуру, про авторське право, про поширення інформації за кордоном, про економію в уряді, про реформу  керування інформаційною технологією  тощо. Відповідні закони діють на місцевому  рівні.

На середин  у 1960-х років у США склалася така практика практика розмежування повноважень у керуванні документаційними процесами:

1. На федеральному  рівні загальне керівництво, контроль  і координацію роботи зі службовими  документами у федеральних установах  здійснює Національний архів  США.

2. На місцевому  рівні робота зі службовими  документами відрізняється відповідно  до статусу уповноваженого органу. Але обов’язковим є застосування  принципів керування документаційними  процесами. Ідеться не лише  про переліки зі строками зберігання  документів та передавання їх  на архівне зберігання або  вилучення для знищення, а й  усі вимоги до діловодства  в установі , що дають змогу  здійснювати контроль за інформаційними  потоками та адміністративними  діями.

3. У приватному  секторі консультації та дослідження  з питань організації керування  документаційними процесами проводять  різноманітні приватні компанії.

Власне керування  документаційними процесами в США  базується на таких засадах:

а) концепція «життєвого циклу» службового документа;

б) постійно діючі програми;

в) адміністративне  управління, контроль менеджерів за організацією роботи зі службовими документами;

г) спеціалізація  фахівців.

Подібну систему  організації роботи з службовими документами запроваджено в Канаді. Відповідно до «Ордера про держані  документи»(1966) відділ керування документаційними процесами Національного архіву Канади має повноваження надавати послуги  у цій сфері урядовим установам  та відомствам в Оттаві та інших  великих містах. Ці послуги включають: зберігання документів у центрах документації; консультації та допомогу у складанні переліків документів, переданні їх до архіву або вилученні для знищення; навчальні курси; видання стандартів та настанов з керування документаційними процесами; перевірки, аудит та допомогу з усіх напрямів керування документаційними процесами.

Із середини 60-х  років розпочався новий етап розвитку, пов'язаний із впровадженням електронно-обчислювальної техніки. Рішенням Конституційного  суду США документи на нових носіях стали прийматися в суді як доказ. У діяльності менеджерів з документації з’явилися два нові напрями: визначення системи документування для матеріалів електронно-обчислювальних машин, які  підлягають передаванню до архіву, та проведення програми досліджень у  сфері методології і практики роботи з цими документами з використанням  сучасних технічних досягнень.

На початку 70-х  років національні архіви США  та Канади запровадили спеціальні програми для «машиночитаних» документів. У 1979 році така робота почалася на рівні  штатів. Необхідно було дослідити  стандартизовані методи визначення нових видів документів, їх систематизацію, умови та строки зберігання службових  документів для всіх урядових установ, що потребували уніфікації навчання працівників архівної служби, від  яких вимагалося бути й архівістами, і спеціалістами в галузі нових  технологій.

Фахівці Канади і США приділяють значну увагу методичному забезпеченню електронного діловодства, зокрема  особливостям організації роботи з  такими видами службових документів, як електронна пошта, документи на веб-сайтах установ; застосуванню електронного підпису; розв’язанню проблеми забезпечення тривалого зберігання електронних  документів. Серед методичних посібників, розроблених фахівцями США, варто  назвати: «Посібник з організації  діловодства в установах» (1995). 2 Посібник з організації передавання документів до архіву або вилучення для знищення» (2000). «Настанови з керування електронною  документацією на веб-сайтах федеральних  та місцевих установ», «Посібник для  установ, що застосовують технологію електронного підпису».

У Канаді побачили світ такі видання: «організація роботи з документами  електронної пошти», «Настанови з  інформаційних стандартів та форматів», «Настанови з переміщення текстуальних архівних документів до бібліотеки та архіву», «Посібник зі встановлення строків зберігання службових документів», «Політика і процедури керування  документаційними процесами»(Британська Колумбія).

З 1999 року на базі Школи бібліотекознавства, архівознавства та інформатики Університету Британської Колумбії діє міжнародна програма дослідження постійної  автентичності документів в електронних  системах, метою якої є формулювання принципів та критеріїв для розроблення міжнародної, національних і організаційних політик, стратегії та стандартів для тривалого зберігання автентичних електронних документів. Перший етап дослідження стосувався забезпечення збереженості автентичності документів, які створені та зберігаються у базах даних і документацій них системах у процесі управлінської діяльності.

Наступний етап, що розпочався у 2002 році. Поряд з проблемами автентичності  порушує питання достовірності  та точності з огляду на перспективи всього життєвого циклу документів – від створення до постійного зберігання. Це стосується насамперед документів, що продукуються  в складному цифровому середовищі в процесі діяльності електронного уряду. А також мистецької і наукової діяльності. Серед інших дослідницьких проектів слід назвати «Функціональні вимоги до свідчення у діловодстві (Пітсбурзький університет).

Традиційне керування  документаційними процесами замінюється управлінням інформаційними ресурсами, що об’єднує всі носії інформації, а стійка тенденція до уніфікації та стандартизації документних форм – уніфікацією інформаційних параметрів, елементів даних, позначень. В умовах постійного розвитку інформаційних технологій цей напрям уніфікації та стандартизації став найперспективнішим та найбільш практично ефективним.

На початку 90-х років  інтенсивна інформацітизація суспільства, розвиток мережі Інтернет, поява нових  носіїв інформації  створили передумови для якісно нового характеру продукування і розповсюдження даних та викликали  необхідність, розроблення нових  підходів до керування документаційними процесами. З урахуванням нових  технологій було внесено зміни до законодавчих актів, що регулюють різні  аспекти створення інформації, керування  нею, використання та забезпечення збереженості, насамперед інформації про захист даних та інформації приватного характеру.

Відсутність централізованої  системи архівної справи та керування  документаційними процесами у Канаді та США зумовлює визначальну роль фахових організацій цієї сфери для координації зусиль спеціалістів державних архівів різних рівнів та представників недержавного сектору в розробленні та впровадженні методики керування документаційними процесами. Найвпливовіші організації-Товариство американських архівістів, інститут керування документаційними процесами. Асоціація менеджерів та адміністраторів у сфері керуування документацією (ARMA).