Становлення та розвиток керування документаційними процесами за кордоном

 

Вступ

Актуальність  теми. Керування документаційними процесами є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення керування документаційними процесами для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері керування документаційними процесами, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.

Об’єктивна реальність існування  України як повноправного члена  світового співтовариства зумовлює необхідність впровадження суттєвих інновацій  у сферу створення та функціонування службової документації. Дослідження  засад керування документаційними процесами на прикладі країн, що досягли  високого рівня теоретичного та методичного  забезпечення організації роботи зі службовими документами (Австралії, США, Канади та Великої Британії), дозволить визначити тенденції розвитку сучасної науки і практики у цій сфері діяльності та використати зазначений досвід в організації вітчизняної технології створення та функціонування службових документів, допоможе під час підготовки національних аналогів відповідних міжнародних стандартів. Застосування міжнародних норм керування документаційними процесами має особливе значення для вітчизняних підприємств, що сертифікуються за міжнародними стандартами з систем керування якістю, складовою яких є дотримання певних вимог щодо роботи зі службовими документами. Такі чинники зумовлюють актуальність теми дисертації.

 

Мета дослідження  –вивчення організації керування документаційними поцесами в зарубіжних країнах.

 

Об’єкт дослідження  – процес організації керування документаційними процесами.

Предмет дослідження – організація керування документаційними процесами в зарубіжних країнах (Австралії, Великій Британії, Канаді, США)

 

Завдання дослідження:

- простежити історію розвитку  керування документаційними процесами  в зарубіжних країнах;

- проаналізувати, як здійснюється  керування документаційними процесами  в Австралії;

- вивчити особливості  законодавства США та Канади.

- охарактеризувати досвід  впровадження стандарту  ISO 15489 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами в Україні» в окремих країнах.

 

Структура роботи. Складається  вступу, чотирьох розділів, висновку та списку використаної літератури.

У вступі надається –  актуальність теми, мета дослідження, предмет, об’єкт, завдання та джерельна  база.

Перший розділ «Становлення та розвиток КДП за кордоном» висвітлює зародження та еволюцію терміну керування документаційними процесами в Сполучених Штатах Америки.

У другому розділі «Керування документаційними процесами в Австралії» розглянуто питання створення Асоціації керування документацією Австралайзії.

А вже у третьому розділі  «Досвід впровадження стандарту  ISO 15489 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами в Україні» в окремих країнах» представлена інформація про впровадження його в окремих країнах.

 

Джерельна база дослідження. Становить комплекс документальних джерел – учбових, довідкових та інструктивно – методичних посібників.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розділ  I. Становлення та розвиток керування документаційними процесами за кордоном

 

Якщо у вітчизняній  науці і практичній діяльності установ  вживання поняття "керування документаційними процесами" ще не набуло широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття "керування документацією" – це records management, франкомовній – gestion des documents, російській - керування документацієй, українській - керування / управління документацією. Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття «керування документаційними процесами» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства.

Історично термін "керування документаційними процесами" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документаційними процесами розглядали як складову загального управління установою. Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст.

Значну роль у  вирішенні проблеми керування документаційними процесами відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т.зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в держав них, муніципальних установах.

Із 1930-х років  розпочинається новий етап розвитку керування документаційними процесами. Це було зумовлено зростанням обсягів документних потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документаційними процесами. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документа ми для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера та інших інституцій було покладено в основу Закону про керування федеральними документами (1950), який, у свою чергу, став правовою базою для розроблення Закону про Національний архів США (1984)4 і Закону про скорочення обсягів роботи з документами (1980, 1989). Закон США про керування федеральними документами 1950 р. установлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її на Національний архів США та установи, що створюють документи. Згідно з вимогами Закону були відкриті центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти та впроваджувати чітку програму реалізації керування документаційними процесами. Розуміння необхідності упорядкування сфери КДП привело до прийняття законів і в інших країнах. Укажемо на типовість проблем керування документаційними процесами, інформацією в країнах світу, що позначилося на змісті тематичних нормативних документів. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Франція, Німеччина, Норвегія, Швеція, Данія, Австралія та ін.). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної і т.д., у традиційному й електронному вигляді. Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Так, у Німеччині норми загального діловодства викладено в Законі про загальні правила роботи федеральних міністерств, Великій Британії - Земельному кодексі, Урядовій програмі з керування документаційними процесами. Зміцнення нормативно-правової сфери забезпечення КДП сприяє унормуванню процесів створення документів, документообігу, раціоналізації експертизи - цінності документів та організації їх зберігання. Теоретичні та організаційні засади КД, сформовані у 1950 - першій половині 1960-х рр., стали основою для його подальшого розвитку. Впровадження електронно-обчислювальних машин (із другої половини 1960-х рр.) сприяло серйозним змінам форми та змісту процесів керування документаційними процесами. Особливу увагу було звернуто на кінцевий етап "життєвого циклу документа", пов'язаний із визначенням складу документів, які підлягають передаванню до архіву, методикою їх зберігання, а також практику дослідження документів, створених за допомогою ЕОМ. Це продукувало започаткування спеціальних програм із керування електронною документацією, призначених для розроблення методів вивчення нових видів документів, їх систематизації, формування умов і визначення строків зберігання. Першими розробниками та провідниками відповідних програм стали національні архіви США та Канади на початку 1970-х рр.

Згідно з Законом  про Національний архів США сформовано федеральне відомство під назвою «Національний архів та керування документацією», яке виступає у межах країни координаційним органом архівної справи та КДП.

Національний  архів США розробив один із перших федеральних переліків типових "машинозчитуваних" (електронних) документів General records Schedule № 20, який визначив ті види документів, що мали передаватися до архівної установи на постійне зберігання.

Наприкінці 1970-х - на початку 1980-х рр. посилено студіюються питання, пов'язані з інтеграцією у системи керування документацією документів на нетрадиційних носіях, у т.ч. й електронних, з метою об'єднати різні джерела документної інформації в єдину мережу, організувати документи з відмінними носіями в межах єдиної класифікаційної схеми, усунути дублювання документних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. На рубежі наступних десятиліть XX ст. з'являються стандарти 180 серії 9000. Серед вимог 180 9000 значна увага приділяється правильній організації діловодства та створенню і підтримці внутрішніх нормативних документів, скрупульозному документуванню всіх виробничих і ділових процесів, в основу яких покладено класичну концепцію "життєвого циклу" документа. Проте стандарти 180 серії 9000 окреслили лише загальні вимоги до діловодства та організації документообігу в системі якості. Останнім часом, у зв'язку з поширенням новітніх інформаційних технологій, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією. Якісно нові умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково-методичного, але й нормативно-правового забезпечення. Це привело до прийняття нoвих законодавчих актів, внесення змін і доповнень до тих, що залишаються чинними і регулюють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збeреженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990-х на початку 2000-х рр., що прямо чи опосередковано визначають зміст керування документаційними процесами, пов'язані з електронним документуванням і документообігом.

 

Розділ  II. Керування документаційними процесами в Австралії

 

Першим, хто розробив національний стандарт із керування  документаційними процесами за нових  умов побутування інформації, став Національний архів Австралії (НАА). Ще 1995 р. НАА видав методичний посібник "Керування електронними документами", а 1997 р. - "Керування повідомленнями електронної пошти як документами". 2000 р. Національний архів Австралії оголосив про приймання електронних документів державних органів і приступив до формування відповідної технологічної інфраструктури, розроблення процедурних вимог передання документів на зберігання в архів. Національний архів Австралії є активним учасником діяльності "електронного уряду". Ним розроблено державний стандарт метаданих АGLS, тезаурус інтерактивних функцій австралійських державних закладів АGIFT. Плідна співпраця з Національною бібліотекою Австралії, Австралійським товариством архівістів, Австралійською асоціацією керуючих документацією сприяла розробленню концепції керування веб-документацією, у т.ч. архівування сайтів, збереження мережевих публікацій. Суть керування документаційними поцесами в австралійській моделі чітко відображено в абревіатурі САБ88, що включає назви п'яти основних функцій із забезпечення ефективної роботи з документами: контроль (Соntrоl), доступ (Ассеss), розміщення (Disposal), зберігання (Storage), підтримка (Sustain). Важливим явищем конституювання керування документаційними процесами стало відкриття окремих (або у складі) спеціалізованих науково-освітніх інституцій. Так, ще з 1950-1970-х рр. в австралійських університетах існують спеціалізовані програми з керування документаційними процесами. Нині австралійські професійні освітні про грами з КДП - одні з найкращих у світі, більшість із яких доступна для дистанційного навчання. Особливо слід поцінувати наукову й освітню діяльність Школи інформаційного менеджменту, Університету Монаш. Національні кваліфікаційні стандарти Австралії включають такі вимоги до рівня навичок і знань фахівців у галузі керування документаційними процесами й архівів:

1) планування  керування документаційними процесами;

2) розроблення  номенклатури справ;

3) проведення  функційного аналізу діяльності організації;

4) визначення  процесу документування;

5) встановлення  правил і процедур забезпечення  безпеки та доступу до документів.

Компетенція керуючих документацією підтримується за допомогою систематичного підвищення їх кваліфікації. Слід зауважити, що підготовка фахівців із керування документаційними процесами у країнах Західної Європи, так само як і в США, Канаді чи Австралії, є складовою різних напрямів навчання. Найпоширенішим варіантом є здобуття освіти в межах спеціальності "Бібліотечна та інформаційна наука" (Library and Information Science).

 

2.1. Професійний розвиток з керування документаційними процесами в Австралії.

Від 1975 р. веде відлік існування Асоціація керуючих документацією  та адміністраторів (АRМА) (США, 1975), яка давно за географією діяльності є міжнародною. Неабияке значення Асоціація приділяє освітньому напрямку у сфері КД. При Асоціації функціонує Інститут дипломованих керуючих документацією. Курс навчання передбачає опанування теорії та практики таких дисциплін:

1) принципи керування  документаційними процесами та програма її впровадження;

2) створення документів (у першу чергу - електронних) і контролювання їх обігу;

3) пошук документів та оперативне керування (системи й обладнання);

4) складання переліків документів на зберігання та знищення;

5) технічне забезпечення керування документаційними процесами.

Її діяльність спрямована на розроблення стандартів та надання підтримки фахівцям у  сфері документознавства й інформаційного менеджменту. Діяльність асоціації  дуже різноманітна і включає організацію  навчальних курсів, семінарів, тренінгів, спеціалізованих студій, видання фахової літератури.

Свою місію  Асоціація вбачає в тому, щоб дати можливість фахівцям з керування  документаційними процесами розвивати  і застосовувати свої навички  і досвід для посилення цінності службових документів як корпоративного ресурсу так і свідчення ділової  діяльності. Організаційну структуру  Асоціації становлять відділення у  всіх штатах Австралії та у Новій  Зеландії. Членство в Асоціації є  запорукою фахового визнання для  тих, хто працює у цій сфері. Членські внески поділяються на індивідуальні  та корпоративні. Індивідуальний членський  внесок становить 220 австралійських доларів  на рік. Для студентів перший рік  є безплатним, а наступні роки-25 австралійських доларів; для тих, хто не працює, - 75 австралійських доларів. Корпоративний  членський внесок становить від 400 до 1650 австралійських доларів для  різних категорій.