Стандарты в области работы с документами

 

 

 

Содержание

 

 

 

Введение

 

 На сегодня традиционный  бумажный документооборот существует  у нас в стране параллельно  с внедряемыми электронными системами.

Область работы с документами является одним из важных объектов стандартизации. Появление в обороте электронных документов помимо существующих, требует разработки новых стандартов. Стандартизация электронного документооборота является актуальной проблемой сегодняшних дней не только в РФ, но и в мире.

Цель реферата - рассмотреть стандарты в области работы с документами. Реферат раскрывает тему «Стандарты в области работы с документами». Предмет рассмотрения в данной работе  - стандарты, регламентирующие бумажный документооборот.

Соответственно, цель, в направлении которой ведется работа, - рассмотреть стандарты в области работы с документами.

В реферате сделана попытка упорядочить знания об уже существующих и разрабатываемых стандартах по работе с документами, проследить направления в работе с документами, которые нуждаются в стандартизации. Работа подчеркивает существующие тенденции в развитии и появлении стандартов в рамках Российской Федерации (РФ) и мира.

В реферате дано понятие стандарта и стандартизации. Далее следуют разделы, посвященные классификации стандартов – общей классификации и классификации стандартов по работе с документами. В разделе реферата определены направления развития и появления стандартов.

В целом работа направлена на систематизацию существующих нормативных документов в рассматриваемой области и выявление ключевых моментов их создания и использования.

В основном в работе использованы законы Российской Федерации «О стандартизации» и «О техническом регулировании», постановления Правительства и Госстандарта Российской Федерации, общероссийский классификатор стандартов, международные стандарты, Российской Федерации, учебное пособие А.В. Пшенко «Документационное обеспечение управления», материалы сайтов www.protect.gost.ru, www.iso.org, www.moreq2.eu и других.

 

 

 

 

1

Понятие стандарта

Вступивший в силу 01 июля 2003 г. Федеральный закон «О техническом регулировании» (27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ) отменил действие предыдущего закона1. В законе «О техническом регулировании» дается действующее понятие стандарта, процедуры стандартизации, принципы технического регулирования, сущность понятия технического регламента, виды технических регламентов, цели и принципы стандартизации, документы в области стандартизации, понятие общероссийского классификатора технико-экономической и социальной информации, порядок разработки и утверждения национального стандарта, понятие стандарта организации.

 

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного применения. Одними из множества целей стандартизации являются достижение технической и информационной совместимости; единство измерений; безопасность здоровья, жизни и имущества.

Стандартизация, как и другие виды деятельности, подлежит обязательному документированию. К документам в области стандартизации, используемым на территории Российской Федерации, относятся национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций; своды правил. В дальнейшем в работе будут рассматриваться стандарты.

 

Стандарт – документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ и оказания услуг.

 

 

 

 

 

 

 

                            Классификация стандартов

 

                           Общая классификация

 

В Федеральном законе «О техническом регулировании», помимо указания типов документов по стандартизации, дается классификационный признак для стандартов. Согласно области действия стандарты делятся на два вида.

Во-первых, национальные - утвержденные национальным органом Российской Федерации по стандартизации. В соответствии с Постановлением Госстандарта России2, национальными стандартами признаются государственные и межгосударственные стандарты, принятые Госстандартом России до 01 июля 2003 года. Национальным органом Российской Федерации по стандартизации является Госкомитет по стандартизации и метрологии, согласно постановлению правительства РФ3.

Во-вторых, международные - стандарты, принятые международной организацией. Международных организаций по стандартизации множество: IEC/CEI, CEN, CENELEC, ETSI, ITU, OIML, BIPM, WELMEC, EUROMET, WMO, EOQ, UN/ECE и т.д.  Среди них наиважнейшее место занимает ISO - International Organization for Standardization - Международная организация по стандартизации (ISO). В ISO входят национальные организации по стандартизации.

В Российской Федерации принята тематическая классификация стандартов, отраженная в Общероссийском Классификаторе Стандартов. К области документооборота можно отнести стандарты классификационных категорий верхнего уровня ОКС, таких как: 01 – Общие положения. Терминология. Стандартизация. Сертификация; 03 – Социология. Услуги. Организация фирм и управление ими. Администрация. Транспорт; 07 – Математика, Естественные науки и других. Каждая категория имеет еще внутреннюю классификацию. В дальнейшем в работе, в соответствии с тематикой, рассматриваются только стандарты области документоведения и документооборота, входящие в несколько категорий ОКС.

 

 

 

 

 

Классификация стандартов по работе с документами

 

Отдельной классификации стандартов в области документоведения не существует. К таким стандартам применимы уже рассмотренные более общие классификационные группы, но важной является также систематизация нормативных документов внутри предметной области.

По охвату работы с документацией можно выделить универсальные и специальные стандарты.

Универсальным можно считать тот стандарт, которые определяет универсальную технологию управления документами и общие требования к методологии управления документами на всех видах носителей в организациях любого типа и описывает процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства (например, ISO 22310:2006 «Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов по формулированию требований к управлению документами», ISO 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами»).

Специальные стандарты – стандарты применимые только для определенных стадий работы с документами: создание документа (например, ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 3.1105-84), придание юридической силы документу (например, ГОСТ 6.10.4-84) и другие. Специальные стандарты также можно разделить в зависимости от материальной составляющей документов, которые они регламентируют, на стандарты, относящиеся к бумажному документу (например, ГОСТ 6.10.5-87, ГОСТ 3.1105-84); стандарты, относящиеся к электронному документу (например, ГОСТ 7.14-98, ГОСТ 7.19-2001; общие стандарты (действующие не зависимо от носителя).

Стандарты также целесообразно подразделять на стандарты для отдельных видов документов (например, ГОСТ 7.32-2001); для групп родственных документов (например, ГОСТ 6.10.6-87); для унификации систем документации (например, ГОСТ Р 6.30.-2003, ГОСТ 6.10.7-90).

Стандарты можно классифицировать на теоретические (терминология, языковые средства) и методологические. К теоретическим можно отнести, например, ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ 7.12 - 93, ГОСТ 7.73 – 96, ISO 15489-2001 (так как он содержит всеохватывающую терминологическую часть), а к методологическим – большинство остальных.

Стандарты могут относиться как ко всему документу в целом (например, ГОСТ 6.10.3-83), так и к его информационным элементам (например, ГОСТ 6.10.5-87, ГОСТ Р 6.30.-2003, ГОСТ Р 51511-2001). Стандарты также могут распространятся не только на сами документы, но и на их метаданные (например, ГОСТ 7.83-2001, ГОСТ 7.1-2003).

 

 

4

Разработка стандартов

 

В соответствии с Федеральном законом «О техническом регулировании», разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Однако, на Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований и ограничений к документам, их информационным элементам (например, ГОСТ Р 6.30.-2003), системам документации. К задачам агентства относится также участие в международной унификации и стандартизации документов и их информационных элементов. Агентство разрабатывает стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-2001), на группы родственных документов (например, ГОСТ 6.10.6-87), на отдельные информационные элементы (например, ГОСТ 6.10.5-87), на методы работы с документами (например, ГОСТ 3.1105-84).

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии имеет крупную научную систему подведомственных организаций: Академия стандартизации, метрологии и сертификации (учебная), ВНИИ классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству, ВНИИ метрологической службы и т.д. Однако непосредственная выработка единых требований или конкретных форм и систем документации производится специализированными организациями, например ВНИИ документоведения и архивного дела Росархива, а органы стандартизации осуществляют и организуют экспертизу подготовленных проектов стандартов и методик, их взаимоувязку, утверждение, регистрацию, тиражирование и распространение, а также последующий контроль за их соблюдением.

Таким образом, Росархив и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии являются основными ведомствами России, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе.

Местные органы стандартизации России призваны осуществлять контроль за соблюдением стандартов, работа этих органов также стандартизирована.

 

 

 

 

 

 

 

 

5

 

Международные стандарты в области работы с документами

 

Действующие стандарты

Рассмотрим основные международные стандарты по работе с документами. В качестве общих стандартов можно выделить:

Стандарты ISO серии 9000 по управлению качеством продукции и услуг. Они регламентируют работу со всеми типами документов. В тексте стандартов этой серии (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) управлению документацией посвящен целый раздел, который начинается с разъяснения значения документации для организации. Особо подчеркивается, что разработка документации по качеству не должна становиться самоцелью – эта деятельность должна приносить ощутимую пользу компании. Каждая организация самостоятельно определяет необходимый объем документирования и используемые носители информации.

Стандарты серии ISO 14000 по управлению окружающей средой также имеют разделы по управлению документацией. От организаций требуется разработать правила работы с документами, включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения и контролируемого уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Особое внимание обращается на контроль за версиями используемых на рабочих местах внутренних нормативных документов, а также на организацию удобного к ним доступа. В организации могут храниться документы «внешнего происхождения», которые требуются для планирования и эксплуатации системы управления окружающей средой. Необходимо обеспечить их сохранность и возможность оперативного доступа к таким документам.

Требования по защите документов организации включены в стандарт ISO/IEC 17799-2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью». Этот стандарт, разработанный специалистами в области ИТ-технологий для собственных нужд, впервые зафиксировал требования к работе с документацией организации.

ISO 15489, содержит общие  требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывает процедуры разработки и внедрения систем документооборота.

Стандарт EAD (Encoded Archival Description — Кодированное архивное описание), основан на синтаксисе XML и предназначен для унификации структурированного описания в электронном формате архивных документов, находящийся в постоянном совершенствовании.

 

6

В мировых рамках можно отметить закончившуюся разработку стандарта MoReq24 (стандарта Евросоюза в области управления документами) и его официальную публикацию. В документе присутствуют новые главы по работе с персональными данными и обеспечению взаимодействия между СЭД. Аналогичные разработки ведутся национальными архивами Великобритании (стандарт PRO/TNA, первая версия – 1999 г., вторая - 2002). Ряд европейских стран разработали собственные требования, отражающие специфику применяемых у них систем делопроизводства.

Вся техническая работа по разработке международных стандартов сосредоточена в технических комитетах (ТК), возглавляемых секретарями (их более 170). На ISO приходится большая часть всех разрабатываемых международных стандартов5.

В области стандартизации документооборота можно отметить технический комитет N 154 "Документы и информация в управлении, торговле и промышленности", занимающийся вопросами стандартизации информационных элементов, формы и содержания документов, а также представления данных, используемых при обмене информацией в управлении, торговле и промышленности. Технический комитет N 46 "Информация и документация" имеет в своей структуре подкомитет N 11 "Управление архивами/документами", созданный в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела. В 2001 году подкомитетом N 11 разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией.

 

Развитие стандартов

 

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании», международные стандарты применяются как основа разработки национальных стандартов6.

Ранее, до выхода закона «О техническом регулировании», в России также действовали отраслевые стандарты, стандарты предприятий и научно-технических и инженерных обществ, однако сейчас они отменены.