Стандартные положения табулятора

4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух  экземплярах, причем оригинал  письма печатают на бланке  учреждения, а копийный экземпляр  на чистом стандартном листе  бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо  может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению,  конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО «Глория»

Отдел сбыта

или

АО «Глория»

Начальнику отдела сбыта

О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО «Глория»

Начальнику отдела сбыта

О.И.Бендеру

220113 Минск, ул. Я. Коласа, 65

7. Если письмо одного  содержания направляется нескольким  адресатам, сначала оформляется  адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах  название вида документа не  указывается. В заголовочной части  письма оформляют следующие реквизиты:  Дата, Индекс и Ссылка на номер  и дату документа-запроса, если  письмо является ответом. Заголовок  к тексту письма должен быть  максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: «Об изменении ...», «О создании ...», «О проведении ...» и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

9. Текст письма рекомендуется  разбивать на две части - вводную и основную:

- в вводной части  указываются причины вызвавшие  составление письма, сопровождаемые  ссылками на факты, даты, документы; - в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

водная часть: «В связи с тем, что при приеме партии № 7 насосов «Малыш» 26.01.99 по накладной №238846 в присутствии представителя Вашего предприятия .... была установлена недостача ..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.999 № 245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.»

Для большинства деловых  писем характерна повторяемость  одних и тех же оборотов, осовоив  которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита  Подпись производится в соответствии  с общими требованиями и включает  в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия  и телефон исполнителя проставляется  в левом нижнем углу лицевой  или оборотной стороны бланка.

Образец оформления делового письма

Переход к заданию по оформлению служебных писем

 

 

3. Какие требования предъявляются для оформления реквизитов: «место составления или издания», «гриф ограничения доступа», «отметка о наличии приложения»

 

 

При печатании документов, содержащих на одной странице несколько  реквизитов, необходимо из числа стандартных  выбирать такое сочетание межстрочных  интервалов, которое потребует минимальных по длительности операций для их изменения.

В соответствии с ГОСТ 6.38 текст документов на бумаге формата  А4 должен печататься через 1,5 межстрочных  интервала. Допускается печатание  через один межстрочный интервал текстов документов формата А5 по ГОСТ 9327.

Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, печатают через два межстрочных  интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Из установленного стандартом числа интервалов следует выбирать сочетания, приводящие к наименьшим затратам труда.

Значения межстрочных  интервалов, указанных в графах первыми, являются предпочтительными. Название вида документа печатают прописными буквами.

Построение формуляра - образца организационно-распорядительных документов.

Важная задача, связанная  с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Её решению в значительной степени  способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации - ГОСТ 6.33 и ГОСТ 6.39.

Они представляют собой  свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создаёт  необходимые предпосылки для  более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.

Стандартами устанавливаются  наиболее общие правила составления  документов, а также машинописного  оформления отдельных реквизитов.

Длительной время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.

ГОСТ 6.39 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов государственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образце требования к бланкам документов.

Формуляр - образец документа - это модель унифицированной 
формы документа.

В формуляре - образце  четко определены площади для размещения различных реквизитов документа, как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.

Постоянный реквизит - это реквизит документа, наносимый  при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит - это реквизит документа, наносимый  при составлении документа.

Под длиной реквизита  понимается число знаков необходимое  для записи его на документе.

Площадь унифицированной  формы документа или бланка, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений, является служебным полем документа.

ГОСТ 6.39 устанавливает  два формата бумаги для создания документов - А4 (210 X 297 мм) и А5 (147 Х 210 мм) по ГОСТ 9327 «Бумага. Потребительские форматы». Для каждого формата устанавливаются два варианта расположения реквизитов - угловое и продольное.

Стандарт устанавливает следующие размеры полей формуляра-образца: левое - 35 мм, правое - 8 мм, верхнее - 20, нужнее на листе формата А4 - не менее 19, а на Формате А5 - не менее 16 мм.

Левое поле предназначено  для подшивки документов, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее поле для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, переносе данных с него на машинный носитель.

При печатании документа  на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать документы со сроком хранения до трёх лет) нужно, чтобы размер левого поля был 8 мм, правого - 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения.

В документах, изготовленных  на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.

На чертежах штриховыми линиями отмечены границы реквизитов, перемещаемых в предусмотренных  стандартом случаях, номера реквизитов обозначены цифрами в кружочках.

Формуляр - образец устанавливает следующий состав реквизитов:

1 Государственный герб;

2 - эмблема организации  или предприятия; 

3 - изображения наград;

4 - код предприятия,  учреждения или организации по  ОКПО;

5 - код формы документа  по ОКУД;

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование учреждения, организации или предприятия; 

8 - наименования структурного  подразделения; 

9 - индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный  адрес, номер телетайпа (абонентского  телеграфа), номер телефона, номер  счёта в банке;

10 - название вида документа; 

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс  и дату входящего документа; 

14 - место составления  или издания; 

15 - гриф ограничения  доступа к документу; 

16 - адресат; 

17 - гриф утверждения; 

18 - резолюция; 

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст; 

22 - отметка о наличии  приложения;

23 - подпись; 

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении  копии; 

28 - фамилия исполнителя  и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе  данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении. 

Для каждого конкретного  вида документа применяются не все  реквизиты, а лишь те из них, которые  соответствуют только документам данного типа и являются обязательными, исходя из юридических требований.

Учреждения, организации  и предприятия, подпадающие под  действие специальных положений, указывают  реквизиты 1, 2, 6 - 8, 13, 23, 24 в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями, а реквизит 9 при необходимости впечатывают в бланк документа машинописным способом или указывают в тексте.

Стандартом допускается  размещение реквизитов 1, 2, 3 на площади, занимаемой реквизитами 6, 7 и 3. Реквизит 2 можно располагать на левом поле документа на уровне реквизита 7.

Если объём реквизитов 15, 16 и 17 не позволяет разместить на этой площади реквизит 16, то его можно  располагать на любой свободной  площади рабочего поля документа, кроме  полей. Реквизит 18 располагается только на лицевой стороне документа.

В многостраничных документах реквизиты 22 - 23 и З0 нужно располагать  на последней странице.

Гриф согласования с  организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует  располагать в месте, предусмотренном  этим положением.

В документах, оформляемых  машинописным способом, реквизиты необходимо располагать в пределах границ, установленных  формуляром - образцом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Составить  и оформить приказ по личному  составу (с продольным расположением реквизитов) об увольнении главного инженера ОАО «Стройинвест» Глебова Петра Владимировича по собственному желанию с 25.09.2006.

 

Унифицированная форма № Т-8

 

 

 

			Код
	Форма по ОКУД		0301006
Открытое акционерное общество «Стройинвест»		по ОКПО	18272334
(наименование  организации)

 

	Номер документа	Дата  составления
ПРИКАЗ	15 л/с	25.09.2006

 
о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении)

Прекратить действие трудового договора от “	01	”	ноября	20	03	г. №		234	,
уволить “	25	”	сентября	25	06	г.