Стандартные положения табулятора

 

Содержание

 

 

1 Стандартные положения  табулятора…………………………………………….3

2 Служебные письма. Правила  оформления и реквизиты………………………..7

Какие требования предъявляются  для оформления реквизитов: «место составления или издания», «гриф  ограничения доступа», «отметка о наличии приложения»………………………………………………………………………..10

4 Составить и оформить  приказ по личному составу  (с продольным расположением   реквизитов)   об   увольнении   главного   инженера         ОАО «Стройинвест»  Глебова Петра Владимировича по собственному желанию с 25.09.2006……………………………………………………...……………………14

Список использованных источников………………………….…………………..15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Стандартные  положения табулятора

 

 

Требования к машинописному  исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандартными характеристиками их печатающих элементов.

В основу требований к  машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в Республике Беларусь.

На пишущей машине оформляют такие реквизиты, как  адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок  к тексту, текст, отметка о наличии  приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Если документ оформляется  не на бланке, то машинописным способом оформляются также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).

Основные требования к документам, оформляемым машинописным способом, установлены в ГОСТ 6.38, часть 2.

Кроме того, согласно Приказу Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 7 мая 2001 г. №62 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах государственной статистики Республики Беларусь», необходимо использовать положения указанной инструкции [1].

Согласно главе 6, инструкции означены следующие требования к  оформлению документов.

Рукопись документа  пишется  четко  и  разборчиво на стандартных листах  бумаги. Не допускается  писать   карандашом, красными  или  зелеными  чернилами, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, ссылки, исправления.

Рукописный документ должен содержать  все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

При передаче рукописи  в печать составитель указывает необходимое количество экземпляров документа (тираж), требуемый срок исполнения, дату сдачи в печать и подпись.

Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4  или  А5. Формат А5 используется при оформлении документов (писем, докладных записок, справок), объем которых не превышает 7-10 строк машинописного текста. Приказы, постановления, указания, решения, протоколы, акты печатаются только на бланках (бумаге) формата А4 независимо от объема текста. Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница  документа, последующие  - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.

Документы печатаются на одной стороне  листа. На двух сторонах допускается  печатать  только  документы  со сроком хранения до трех лет.

Бланки документов должны иметь  поля: левое и правое, верхнее  и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее не менее 10 мм.

Длина печатной  строки  должна  соответствовать  64   печатным знакам; максимальное количество печатных строк для формата А4 - 41.

Максимальная длина строки  многострочных  реквизитов - 28 печатных знаков.

Если  заголовок  к  тексту  превышает  150  печатных  знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля.

Страницы  документа  нумеруются  по  середине верхнего поля листа  арабскими цифрами без сокращения «стр.». Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.

Нумерация документа, состоящего  из  нескольких страниц, начинается со второй страницы, первая страница не нумеруется. При оформлении документа  на  двух  сторонах  листа  вторая   страница нумеруется при наличии третьей.

Каждому  реквизиту  документа отводится определенное место в соответствии  со стандартными положениями табулятора пишущей машинки - устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.

Для сокращения времени  печатания документов применяются табулирование.

ГОСТ 6.36 - 72 установил, что  для печатания документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных  знаков от границы левого поля;

2 - после 16 печатных  знаков от границы левого поля;

3 - после 24 печатных  знаков от границы левого поля;

4 - после 32 печатных  знаков от границы левого поля;

5 - после 40 печатных  знаков от границы левого поля;

6 - после 48 печатных  знаков от границы левого поля;

7 - после 50 печатных  знаков от границы левого поля.

Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора печатают реквизиты:

- наименование учреждения,

- наименование министерства или ведомства, организации или предприятия,

- наименование структурного подразделения,

- индекс предприятия связи,

- почтовый и телеграфный адрес,

- номер телетайпа (абонентского телеграфа),

- номер телефона,

- номер счёта в банке,

- код по ОКПО (для писем),

- название вида документа,

- дату,

- ссылку на индекс и дату входящего документа,

- место составления или издания,

- заголовок к тексту,

- текст (без абзацев),

- отметку о наличии приложения,

- наименования должности в реквизите «подпись»,

- гриф согласования,

- заверительную надпись «верно» дату при заверении копий [3, с. 17].

Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Если в тексте документа имеются  примечания или выделенная в самостоятельный  абзац ссылка на документ, послуживший  основанием к его изданию, то слова  «примечание» и «основание» также печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов «приложение» и «основание», «примечание» можно печатать от 2-го положения табулятора.

1-е положение табулятора используют  для обозначения начала абзацев  в тексте.

2,3 и 7-е положение табулятора  применяют при печатании бланков  с трафаретными текстами и  составлении таблиц.

Кроме того, на общих бланках от 7-го положения табулятора следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.

От 4-го положения табулятора печатают реквизит «адресат», номер страницы многостраничного документа.

От 5-го положения табулятора печатают реквизиты «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу», а также второй ряд грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами.

В таком случае первый ряд грифов согласования располагается  от 0-го положения табулятора, а второй от 5-го положения табулятора.

От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения» должностным лицом, во втором ряду «грифа утверждения» - отметки о заверении копии.

Перед печатанием того или  иного документа на пишущей машине устанавливают только те стандартные  положения табулятора, которые необходимы для группы изготовляемых документов, руководствуясь таблицей.

Реквизиты документов (кроме  текста),  состоящие из нескольких  строк, следует печатать через один межстрочный интервал. Составные  части реквизитов («Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования») отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Один реквизит отделяется  от  другого  2-3 межстрочными интервалами:  первая строка текста от последней строки заголовка к тексту,  подпись  от последней строки текста, одна подпись от другой или один адресат от другого.

Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала.

Между абзацами (пунктами)  дополнительные  интервалы  делать не следует.

Текст документа, оформляемого на бланке (бумаге) формата А5, допускается печатать через один межстрочный интервал с абзацными отступами в полтора-два интервала.

Документы, предназначенные  для  типографского издания, устные поручения, тексты телеграмм и телефонограмм следует печатать через два интервала.

Примечания, приложения и ссылки в тексте следует печатать через один  межстрочный  интервал столбцом, оставляя  открытыми   слова: «Примечание», «Приложение», «Основание».

В реквизите «Подпись» инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего  документ  (расшифровку  подписи),  следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

В  конце  реквизитов (кроме текста) точки не ставят; в  середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

В документах не рекомендуются различные текстовые выделения: подчеркивания, печатание в разрядку,  печатание  на регистре (прописными буквами), кроме перечисленных исключений.

На регистре следует  печатать: название вида документа; слова: «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек) - в графах утверждения и согласования; «ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказах; «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлениях; «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» - в распоряжениях и указаниях; РЕШИЛИ - в протоколах; заголовки разделов в  инструкциях; фамилии в тексте  приказов  по личному составу (в тексте  других  документов, в реквизитах: «Подпись», «Адресат» - выделять фамилии прописными буквами не следует).

При  переносе слов в  тексте не допускается отделять сокращенные слова  от  слов, к которым они относятся, единицы измерения от цифр, инициалы  от  фамилий, знак тире (дефис) следует указывать один раз, оставляя его в конце строки.

В реквизитах типа «Адресат», «Заголовок к тексту» переносы слов не рекомендуются.

Новую страницу документа  не начинают последней неполной строкой абзаца.

 

 

 

 

 

2 Служебные  письма. Правила оформления и  реквизиты

 

 

Служебные письма - это  самый распространенный вид деловых  документов. Составляются письма для  осуществления оперативной связи  с другими учреждениями и предприятиями  по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма - запросы, письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.

В рекламационных (претензионных) письмах  излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий  контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.

Коммерческие письма составляют при  заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы  о предоставлении информации о товарах  и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.

В письмах-запросах просят у контрагента  разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных писем 

1. Служебные письма оформляются  на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма  входят следующие реквизиты: адресат, 
дата, индекс документа, ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только  по одному вопросу, например  просьба о чем-то или извещение  о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.