Стандартизація та уніфікація документів

 

1.4. Основні принципи уніфікації  і стандартизації управлінських  документів

 

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов’язані з їх подальшою  стандартизацією,тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави.такі роботи,від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу,мають здійснюватись на основі відповідної державної програми.Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стіндартизації управлінських документів:

 

-досягнення однаковості документів  у межах системи і співставність  їх окремих елементів;

 

-зменшення кількості видів документів;

 

-підвищення інформативності документів;

 

-системність ;

 

-комплексність;

 

-стабільність  вимог;

 

-економічна  доцільність.

 

Досягнення  однаковості документів у межах  системи і співставність їх окремих ьелементів.Цей принцип є одним із найважливіших,принаймі для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких,інших управлінських систем документації.В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації,серед яких-традиційна,графічна,електронна.Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми побудови документів.які входять у систему.сучасні комп’ютери програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацювати їх за допомогою будь-яких технічних засобів,тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа,включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчогих документів.

 

Ще одним  шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізиті.ці правила також повинні мати мінімальну варіативність.оскільки організаційно-розпорядчі документи є преважно текстовими,в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові,виробити єдину схему їх побудови,звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби,використовувані при підготовці текстів.

 

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих документів є їх багатофункціональнысть .що виявляється як при документування основних функцій управління ,так і в межах певного рывня управління,тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів.незалежно від ієрархічного управління і відомчої специфіки.Основні правила і вимоги до створення.обробки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163-2003 “Державна уніфікована система докумнтації.Уніфікована система організаційно-розпорядчих документації.вимоги до оформлення документів ”.

 

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація

 

10

 

складається з багатьох видів і різновидів документів,що функціонують у традиційному

 

діловодстві всіх установ .підприємств і організацій  і є об’єктом постійного вдосконалення  й раціоналізації.Стрімке зростання  обсягу управлінських документів обумовлене,з  одного боку,ієрархічною субординацією,а  з іншого-необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту.В комп’ютеризованому менеджменті документ сам по собі вже не є інструментом управління:набагато більшого значення набуває інформація,яку містить сам носій ,її достовірність і правове забезпечення.Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилання на ці джерел,якщо вони не мають законодавчого підтвердження.

 

Підвищення інформативності документа .Функції сучасного управління постійно розширюються.Передбачається,що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел,використовуваних суспільством,може подвоїтись.Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців,що є економічно недоцільним.Хоча є інший,більш прийнятий шлях розв’язання даної проблеми,який полягає в усунені інформаційного перевантаження документів.Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі,що може бути досягненням уникнення дублюванням інформації як у межах одного документа,так і у споріднених групах документів одного призначення.

 

Системність уніфікації. Уніфікація документів,що складають певну систему документації,вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи документів.

 

Сиситемний піжхід до розробки уніфікованої системи організаційно-розпорядчої  документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи.Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх наступним обгрунтуванням .Загальня класифікація схеми групування управлінських документів у відповідні системи закріплення Державним класифікатором управлінської документації(ДК 010-98).

 

Таким чином,ДКУД є одним із нормативних  документів що складають державну систему  красифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.

 

Комплексність уніфікації.при здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідністьіз  вимогами і практикою оформленя  документів в інших документаційних системах.Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано:вони тісно пов’язані між собою ,і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів ,що належать до різних систем документації .Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлень документів.

 

Стабільність вимог.Уніфікація окремих  систем документації спрямована на зменшення  витрат на допоміжні роботи,пов’язані  з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці,прийняті і виконання управлінських рішень .Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки,що полягає зокрема,у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту.Практикою стандартизації встановлення порядок внесення змін у стандарти ,що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередьо в уніфікованих формах документів.

 

Економічна доцільність.Економічність доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

 

-вартість витрат на розробку  самої уніфікованої форми документа  або системи;

 

-вартість витрат на використання  цих уніфікованих форм або  систем документації в 

 

11

 

управлінській діяльності.

 

Розділ2

 

СТАНДАРТИЗАЦІЯ

N 

Редакція, прийнята в попередньому читанні* 

Зауваження та пропозиції 

Висновки, обгр. 

Редакція, запропонована головним комітетом

 

0. 

Проект Закону України   

Проект Закону України

 

1. 

Про стандартизацію   

Про стандартизацію

 

2. 

Цей Закон установлює загальні правові  та організаційні засади стандартизації в Україні і спрямований на забезпечення єдиної технічної політики у цій сфері. 

-1- Н.д.Беспалий Б.Я. (Реєстр.картка  №404)

Преамбула. Виключити слово "загальні" 

Враховано 

Цей Закон встановлює правові та організаційні засади стандартизації в Україні і спрямований на забезпечення єдиної технічної політики у цій сфері.

 

3. 

РОЗДІЛ I ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ   

РОЗДІЛ I

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

4. 

Стаття 1. Основні терміни та їх визначення   

Стаття 1. Основні терміни та їх визначення

 

5. 

У цьому Законі наведені нижче терміни  вживаються у такому значенні: 

-2- Н.д.Чекалін В.М. (Реєстр.картка  №244)

Стаття 1, частина 1. Слова "наведені нижче" вилучити. 

Враховано 

У цьому Законі терміни вживаються у такому значенні:

 

6. 

стандартизація - діяльність, що полягає  у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з  метою досягнення оптимального ступеня  впорядкування у певній сфері; 

-3- Н.д.Акопян В.Г. (Округ №131)

Абз.1 частин. 1 ст.1 вилучити. На заміну записати абзац в такій редакції: "стандартизація - це діяльність яка  направлена на встановлення певних (обов"язкових  та рекомендаційних) вимог, щодо продукції, процесів її виготовлення та надання окремих послуг" 

Відхилено 

стандартизація - діяльність, що полягає  у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з  метою досягнення оптимального ступеня  впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеню відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву;

 

-4- Н.д.Чекалін В.М. (Реєстр.картка  №244)

Стаття 1, у визначенні терміну "стандартизація" доповнити словами "результатом якої є підвищення ступеню відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву" 

Враховано 

 

-5- Н.д.Сергієнко О.І. (Округ №101)

В статті 1 термін "стандартизація" викласти в наступній редакції: "стандартизація - це діяльність, що полягає у встановленні обов'язкових та рекомендованих вимог  щодо продукції, процесів її виготовлення та надання будь яких послуг." 

Відхилено 

 

7. 

міжнародна стандартизація - стандартизація, участь у якій відкрита для відповідних  органів усіх країн; 

-6- Н.д.Беспалий Б.Я. (Реєстр.картка  №404)

Стаття 1, частина 1, пункт 2. Наприкінці слово "країн" замінити словом "держав". 

Відхилено 

міжнародна стандартизація - стандартизація, що проводиться на міжнародному рівні  та участь у якій відкрита для відповідних  органів усіх країн;

 

-7- Н.д.Чекалін В.М. (Реєстр.картка  №244)

Стаття 1, частина 1, пункт 2. Після слова "- стандартизація" доповнити словами "що проводиться на міжнародному рівні та". 

Враховано 

 

8. 

реґіональна стандартизація - стандартизація, участь у якій відкрита для відповідних  органів країн певного географічного, політичного або економічного простору; 

-8- Н.д.Беспалий Б.Я. (Реєстр.картка №404)

Стаття 1, частина 1, пункт 3. Наприкінці слово "країн" замінити словом "держав". 

Відхилено 

реґіональна стандартизація - стандартизація, що проводиться на відповідному реґіональному  рівні та участь у якій відкрита для відповідних органів країн певного географічного або економічного простору;

 

-9- Н.д.Чекалін В.М. (Реєстр.картка  №244)

Стаття 1, частина1, пункт 3. Слово "політичного" вилучити. А після слова "-стандартизація" доповнити словами "що проводиться  на відповідному реґіональному рівні та" 

Враховано 

 

9. 

національна стандартизація - стандартизація, що проводиться на рівні однієї країни; 

-10- Н.д.Беспалий Б.Я. (Реєстр.картка  №404)

Стаття 1, частина 1, пункт 4. Наприкінці слово "країн" замінити словом "держав". 

Відхилено 

національна стандартизація - стандартизація, що проводиться на рівні однієї країни;

 

10. 

орган стандартизації - орган, що займається стандартизацією, визнаний на національному, реґіональному чи міжнародному рівні, основними функціями якого є  розроблення, схвалення чи затвердження стандартів, доступних для широкого кола користувачів; 

-11- Н.д.Беспалий Б.Я. (Реєстр.картка  №404)

Стаття 1, частина 1, пункт 5. Виключити  текст ", доступних для широкого кола користувачів" 

Враховано 

орган стандартизації - орган, що займається стандартизацією, визнаний на національному, реґіональному чи міжнародному рівні, основними функціями якого є розроблення, схвалення чи затвердження стандартів;

 

11. 

нормативний документ - документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів. Цей термін є родовим терміном, що охоплює такі поняття як "стандарт", "технічні умови", "кодекс усталеної практики" та "технічний реґламент"; 

-12- Н.д.Черненко В.Г. (Округ №48)

Н.д.Синенко С.І. (Реєстр.картка №272)

Н.д.Григорович Л.С. (Реєстр.картка №320)

У статті 1 в терміні "нормативний  документ" визначити яким поняттям відповідають нині чинні правила, норми, нормативи міжвідомчого характеру (наприклад, протипожежні, екологічні, ветеринарні, санітарні тощо), узгодити використання вказаних чинних правил, норм, нормативів і термінів "нормативний документ" та "нормативно-правовий акт" (ст. 13); 

Враховано в прикінцевих положеннях  

нормативний документ - документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів. Цей термін охоплює такі поняття, як "стандарт", "кодекс усталеної практики", "технічні умови" та "технічний реґламент";

 

-13- Н.д.Чекалін В.М. (Реєстр.картка  №244)

У статті 1 у терміні "нормативний документ" друге речення викласти у такій редакції: "Цей термін охоплює такі поняття, як "стандарт", "кодекс усталеної практики", "технічні умови" та "технічний реґламент";". 

Враховано 

 

-14- Н.д.Чекалін В.М. (Реєстр.картка  №244)

У статті 1 визначити новий термін у такій редакції: "консенсус - загальна згода, яка характеризується відсутністю серйозних заперечень по суттєвих питаннях у більшості заінтересованих сторін та досягається в результаті процедури, спрямованої на врахування думки всіх сторін та зближення розбіжних точок зору". 

Враховано 

консенсус - загальна згода, яка характеризується відсутністю серйозних заперечень по суттєвих питаннях у більшості  заінтересованих сторін та досягається  в результаті процедури, спрямованої  на врахування думки всіх сторін та зближення розбіжних точок зору;