Стандартизація та уніфікація документів

 

Заголовки і підзаголовки стовпців і рядків формулюються в максимально  лаконічній формі вназивному відмінку.

 

У випадках ,коли перелік об’єктів є постійним,їх найменування вносять  у таблицю як постійну інформацію.Клітини ,утворені на перетині рядків і стовпців ,заповнюються змінною інформацією,що характеризує кокретний об’єкт за певною ознакою.Якщо найменування ознак у таблиці не вчерпує характеристику об’єкта ,до неї включають графу “Примітки”.

 

Для створення кокретної уніфікованої форми документа необхідно чітко визначити структуру,найбільш для цього придатну.Доцільно використовувати максимально спрощені структури.

 

При створенні уніфікованих форм документів традиційними методами розглянуті вище типи структур мають бути доповнені  текстовою стуктурою,використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту.Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною і повною інформацією.Така інформація може бути подана у вільному викладі,але з використанням стилістично нейтральної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму.Моделювання уніфікованого документа на основі текстової структури передбачає

 

6

 

введення певних обмежень ,що полягають  в уніфікації структури тексту,шляхом дотримання чіткої послідовності,розташування його змістових компонентів,а також в уніфікації мовних засобів.

 

Послідовність розміщення змістових  компонентів тексту є сталою для  будь-якого управлінського документа,який складається з двох частин:вступної,що містить обгрунтування проблеми,встановлює причинно-наслідкові зв’язки і включає посилання на нормативні акти4основної з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі.

 

При складання текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи.Формалізований підхід є наслідком уніфікації,прямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів.У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з типовим текстом.Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах вигляді.Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів:типізація і трафаретизація.В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використання в конкретних випадких документів. Трафаретизація текстів виходить із поділу інформації на постійну і змінну.Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготовленні ,а змінна –у процесі складання кокретного документа.Часто ці два види уніфікації поєднується,що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість,виключає можливість різного тлумачення окремих виразів.

 

Творчий підхід до складання текстів  управлінських документів реалізовується через виклад тексту вописовій формі.Здебільшого  це зв’язаний текст,неподільний  у змістовому відношенні на постійну і змінну частини.Такий текст передбачає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз,властивих для ділового стилю.

 

Практика документування управлінських  дій засвідчує доцільність використання при оформленні однотипних управлінських рішень текстів документів,що містять спільні формулювання і мають однакову структуру.Використання типових мовних зворотів дозволяє уникнути зайвих повторень і професійних ідіом,які не мають змістового навантаження і тим самим,” забруднюють“інформаційні мережі,перешкоджаючи оперативному прийняттю управлінських рішень.

 

Таким чином ,результатом формальної уніфікації документів є встановлення:

 

-типової структури реквізитів;

 

-типових зон для однорідних  реквізитів;

 

-вимого до оформлення документів  на машинних носіях для їх передачі через комп’ютерні мережі ;

 

-порядку надання документам ,що  містяться в комп’ютерних системах  і мережах ,юридичної сили.

 

1.3.Уніфікація управлінських документів  за змістовою ознакою

 

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів .Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління,супроводжуваного комп’ютеризацією окремих її складових.Змістова уніфікація документації проводиться на основі її класифікаціїї за різними ознаками : використання стандартизованої термінології; визначення основних положень уніфікованої системи документації;встановлення вимог до складу і змісту уніфікованих форм документів та порядку їх заповнення.

 

Уніфікація управлінських документів спрямована перш за все на підвищення ефективності управлінської діяльності ,що забезпечується використанням єдиних форм документації,які входять до пов’язаних між собою систем,призначених для обслуговування управлінської сфери.Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

 

-введення обмежувальних переліків  форм документів;

 

-створення взаємопов’язаних комплексів  або окремих типових уніфікованих  форм для різних видів документів,однакових  або близьких за призначенням ;

 

7

 

-уніфікації і стандартизації  інформаційних складових документації;

 

Стандартизаціїї термінів.

 

Вид документа-це така сукупність окремих  документів ,один із якої –основний  документ-є універсальною основою  для створення або оформлення документів,аналогічних або близьких за змістом,походженням чи візуальним сприйняттям.Інакше кажучи,це класифікаційний ряд документів,об’єднаних за якоюсь спільною ознакою.

 

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів,прийомів і технологій документування,а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи.Основним об’єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація ,щодо характеру робіт ,виконуваних даним апаратом управління,групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому.Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників;пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі;розробці уніфікованих форм таких видів документів,яких бракує для повноцінного документовання управлінської діяльності.Визначення необхідних комплексів документації на основі кокретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

 

-відповідність документаційних  комплексів завданням даного  апарату управління;

 

-відповідність кожного документа  своєму цільовому призначенню;

 

-роль певного виду документа  в розв’язанні конкретного управлінського  завдання на певній ділянці  управлінської системи.

 

В цілому ж організаційні проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів,необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій.

 

На основі обмежувальних переліків,що визначають кількість форм документів,необхідних для документування управлінських  дій,розроблено “Державний класифікатор управлінської документації”(ДК 010-98)(19).Він є практичним посібником для роботи з документами.Будь-які зміни в документуванні процесів управління,що є закономірними або мають часту повторюваність,після відповідного узагальнення знаходять своє відображення у класифікаторі внаслідок його доповнення або відповідного редагування.

 

Назви і кодові позначення затверджених уніфікованих форм документів згруповані у ДКУД за їх належністю до певних систем документації.Класифікатор пропонує три  ступені розподілу.Кожна уніфікована форма документа індетифікуєтся за допомогою цифрових позначень ,які є семизначними числами.У певних інформаційно-пошукових системах у відповідності з їх завданнями і рівнем матиматичного забезпечення комп’ютерних програм додатково може бути введене кодове позначення,що на порядок збільшує нумерацію.

 

Уніфіковані форми документів,що забезпечують певні функції управління,об’єднуються в групи документів,однакових  або близьких за призначенням ,тобто  класи.

 

Зміни і доповнення вносяться у  ДКУД у випадку реорганізації державного управління в Україні,зміни назв класів або скасування окремих форм,що входять до тієї чи іншої сиситеми .Створення взаємопов’язаних комплексів документів,уніфікованих форм і систем є основою для уніфікації управлінських документів і результатом цілеспрямованої діяльності,загальні принципи якої визначаються в Україні такими державними стандартами:

 

-ДСТУ 3843-99 ”Державна уніфікована  система документації.Основні положення  “...

 

Цими стандартами встановлено ,що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм.Уніфіковані форми традиційних паперових управлінських документів розробляються відповідно до загальної моделі побудови документа,якою визначається формат,корисні площі для розміщення обов’язкових елементів та обмежування для берегів.Така модельназивається формуляром-зразком документа і являє собою креслення з розміченими горизонтальними і вертикальними лініями,що утворюють конструкційну сітку.Такий вигляд мають формуляри-зразки більшості

 

управлінських документів,що функціонують у сучасному менеджменті.

 

8

 

Класифікація уніфікованих форм організаційно-розпорядчих  документів здійснюється на основі загальних  критеріїв,хоча має певні особливості,пов’язані  з необхідністю документування кількох функцій управління.Якщо всі системи документації мають три рівні,то уніфікована система організаційно-розпорядчої документації має чотири рівні поділу.Наприклад,розкладемо кодове позначення уніфікованої форми організаційно-розпорядчого документа -0273110-наказ по особовому складу.

 

Уніфікована сиситема організаційно-розпорядчої  документації ,включена до ДКУД як самостійна система,являє собою сукупність стандартів,інструкцій і методичних рекомендацій щодо їх використання,спрямовану на встановлення обмежень і визначення вимог до побудови та оформлення певного виду документів.УСОРД включає такі уніфіковані форми документів:акт,графік відпусток,доповідна записка,інструкція,положення,постанова,правила,наказ,протокол,розпорядження,рішення....та деякі інші-всього 73 уніфіковані форми документів.Ця система придатна для використання на всіх рівнях управління з метою забезпечення організаційно-розпорядчої функції менеджменту.Для забезпечення ефективності пошуку і використання уніфікованих форм документів,що входять до комплексу УСОРД,вони поділені на функціональні підсистеми.Ці підсистеми побудовані на функціональному поділу документних форм відповідно до конкретних завдань управління.УСОРД складається з таких підсистем:

 

-підсистема ,призначена для розв’язання завдань створення ,реорганізації та ліквідації організацій,установ і підприємств;

 

-підсистема для забезпечення  кадрами організацій,установ і  підприємств.

 

Обсяг УСОРД обмежений колом  її завдань ,хоча розширення системи  забезпечується наявністю резервних кодів за рахунок як нових форм у межах існуючих функціональних підсистем,так і формування нових підсистем.

 

Організація системи управління і  управлінських процесів нерозривно пов’язана з процесом обробки  інформації як традиційним способом,так і за допомогою комп’ютерних мереж.

 

Уніфікація інформаційних складових  документів,пов’язана з їх змістовою  уніфікацією,передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів,що зробить  їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі.В сучасному менеджменті функціонують документи,які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях,що містять загальну або конкретну характеристику стану об’єкта управління.Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним,тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових,що міститься в цих документах,має першочергове значення.На практиці ці поняття часто ототожнюються ,хоча вони не ідентичні:відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю.Так,показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки.при цьому провідна інформаційна роль належить показникам,коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності.Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

 

Розмежування термінів “показник” і “реквізит” має важливе значення для подальшої змістової уніфікації управлінських документів,у ході якої до кожного з них можуть бути висунуті різні вимоги.особливо при одиничних перетвореннях у процесі технологічної обробки та використання інформації для потреб сучасної економік.Єдність методичного підходу до змістової уніфікації документів за галузевою чи функціональною ознакою і створення на цій основі уніфікованих систем документації можуть бути забезпечені шляхом розробки і використання як нормативних термінологічних словників галузевого призначення і загальнодержавного вжитку.

 

Обов’язковою умовою змістової  уніфікації інформаційних складових  управлінських документів на будь-якому  рівні,від від локального до міжнародного ,є однакове тлумачення

 

9

 

понять і термінів.Ті з них,що використовуються в процесі уніфікації документів,можна умовно поділити на дві групи:перша служить для визначення основних понять у сфері уніфікації документів(уніфікація і стандартизація документів,документ,уніфікований документ,уніфікована форма документа,вид документа,уніфікована система документації,формуляр-зразок тощо),друга ж призначення для використання в самих уніфікованих системах документації(бланк документа,реквізит,текст,анкета,трафарет,таблиця,табулятор...)Перша група має теоретико-методично значення.а для управлінської практики провідну роль відіграє друга група термінів.