Способы представления унифицированных текстов документов

  Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется разъяснить цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ».

  Распорядительная  часть постановления излагается  в виде пунктов, нумеруемых  арабскими цифрами. Пункты постановления  содержат конкретные поручения  и включают: наименование органа  или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.⁵

 

Образец оформления Постановления

Герб России

Государственный комитет Российской Федерации

по статистике

(Госкомстат России)

Постановление

_________________                          Москва                        №________________

Об утверждении унифицированных

форм первичной учетной  документации

    Во исполнение___________________________________________________

(основание)

__________________________________________________________________

Государственный   комитет   Российской    Федерации    по    статистике

п о с т а н о в л я е т:                                                                                                                        

    1. Утвердить   Перечень   унифицированных  форм  первичной  учетной

документации (прилагается).                                           

    2. Установить___________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________

    3. Признать утратившими силу_____________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________

Председатель                        Подпись                         Расшифровка подписи

Дата 00.00.0000

Визы (на оборотной стороне)                                                                                    

 

3. Список использованной литературы.

1. Федеральный закон « Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27.07.2006 г.
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).
3. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие. 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004.
4. Васильева И.Н., Галкина Л. А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент; применение компьютерного тренинга. – М.; Вузовский учебник, 2009.
5. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.; Эксмо, 2006.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Например, трафаретный  текст в письме: "Согласно разнарядке от 

00.00.00 N ______________ нашему  предприятию выделен фонд на 19___ 

год на ___________________________________________________________ 

в количестве ______________________ шт., в том числе по кварталам: 

I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт. 

II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.". 

 

  При разработке трафаретов для подразделения всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все особенности управленческой ситуации, оформляемой документом.  При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной. ⁶

 Например: "Сообщаем, что по состоянию на ________ за Вами числится дебиторская задолженность в сумме ______________________________ 

 

00.00.00 

 

Просим до ________ подтвердить  наше сальдо".

(Переменная информация подчеркнута.) 

Форма представления  унифицированного текста документа  в виде анкеты или таблицы избирается в том случае, если главной является информация об объекте и его признаках. 

  Анкета и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками. Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально. Например: 

Приказ о приеме на работу 

т. _________________________________ 

Табельный номер ____________________ 

Фамилия ____________________________ 

Имя ___________ Отчество ___________ 

Вид приема _________________________ 

Должность __________________________ 

Структурное 

подразделение ______________________ 

Оклад ______________________________ 

Дата приема ________________________ 

Основание __________________________ 

  В отдельных случаях  наименования признаков могут  быть расположены горизонтально. 

Например: Фамилия ____________ Имя _________ Отчество ________ 

  При построении  анкет следует стремиться к  выражению постоянной информации  словосочетаниями, в которых опорное  слово - существительное, которое  стоит в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации. 

Например: Приказ о поощрении 

Табельный номер 0243 

Фамилия Петров 

Имя Иван 

Отчество Владимирович 

Должность ст. научн. сотрудник 

Структурный отдел экономических исследований 

подразделение 

Мотив поощрения досрочное  выполнение планового задания 

Вид поощрения благодарность 

Основание Докладная  записка зав. отделом. 

Дата поощрения 01.02.81 

  Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. ⁷

Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик). 

Например: 

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
Подзаголовки строк

 

 

Заголовок и подзаголовки граф, заголовок строк являются постоянными  частями текста и вносятся в форму  документа при ее изготовлении. 

 

Образец оформления Постановления 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПО СТАТИСТИКЕ

(Госкомстат  России)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 1 августа 2001 г. N 55

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ  УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ПЕРВИЧНОЙ

УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ N АО-1 "АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ"

 

Государственный комитет  Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованную  с Министерством финансов Российской  Федерации и Министерством экономики  Российской Федерации унифицированную  форму первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" с  указаниями по ее применению и заполнению и ввести ее в действие с 1 января 2002 года.

2. Установить, что указанная  в пункте 1 настоящего Постановления  унифицированная форма первичной  учетной документации применяется  юридическими лицами всех форм  собственности, кроме бюджетных  учреждений.

 

Председатель Госкомстата  России                                                   В.СОКОЛИН

 

 

01.08.2001

 

 

¹ Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие. 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004, с.13-14.

² Федеральный закон « Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27.07.2006 г.

³ Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.; Эксмо, 2006, 60.

⁴ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

⁵ Васильева И.Н., Галкина Л. А., Григорович Д.Б., Юртаев И.Ю. Организация делопроизводства и персональный менеджмент; применение компьютерного тренинга. – М.; Вузовский учебник, 2009, с. 54-55.

⁶ Федеральный закон « Об информации, информационных технологиях и защите информации № 149-ФЗ от 27.07.2006 г.

⁷ Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.; Эксмо, 2006, 60.