Способы представления унифицированных текстов документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

План.

1. Способы представления унифицированных текстов документов.
2. Приведите образец оформления Постановления.
3. Список использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Способы представления унифицированных текстов документов.

  Для повышения  эффективности функционирования  документов в сфере управления  и использования средств вычислительной  техники установлены единые правила  оформления документов и их  реквизитов, проведена унификация  состава, форм документов, а также процессов работы с ними. Применение готовых унифицированных форм документов (УФД) позволяет значительно сократить количество их видов на предприятии. Унифицированные системы документации созданы по единым правилам. Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отражающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления (государственных стандартов, стандартов отраслей, предприятий, общественных объединений и др., правил и рекомендаций федеральных органов власти, положений (уставов) организаций и т.п.) и включает в себя следующие этапы:

• определение объекта унификации;
• анализ текстов документов и обобщение его результатов;
• подготовка унифицированных форм документов;
• формирование альбома унифицированных форм документов;
• утверждение альбома унифицированных или отдельных форм документов.

  Унификация текстов  документов является одним из важнейших направлений совершенствования документации управления в организациях с различными формами собственности.

  В результате унификации  текстов управленческих документов  достигается сокращение времени  на их составление, экономия  интеллектуальных затрат, а также облегчается восприятие текста за счет максимальной формализации информации, содержащейся в нем.

  Унификация текстов  документов позволяет решить  следующие задачи:

• упорядочить состав документов организации, в которых фиксируется осуществление однотипных функций;
• сократить затраты на создание документов;
• использовать унифицированные шаблоны текстов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
• ускорить процессы принятия управленческих решений.¹

  Текст унифицированных  документов может быть оформлен в виде: связного текста, трафарета, анкет, таблиц и соединения форм (связный текст, анкеты, таблицы).

 Форма представления  информации в виде связного  текста или трафарета избирается  в том случае, если главным  в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом - изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий. 

 Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности. 

Например, текст письма: "Сообщаем, что по вопросу поставки изделий нашего производства Вам  следует обратиться в УМТС Вашего министерства". 

Трафарет - форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию. 

 

 

Например, трафаретный  текст в письме: "Согласно разнарядке от 

00.00.00 N ______________ нашему предприятию выделен фонд на 19___ 

год на ___________________________________________________________ 

в количестве ______________________ шт., в том числе по кварталам: 

I кв. ______________________ шт. III кв. _____________________ шт. 

II кв. _____________________ шт. IV кв. ____________________ шт.". 

  При разработке трафаретов для подразделения всей информации на постоянную и переменную должны быть изучены и учтены все особенности управленческой ситуации, оформляемой документом.  При этом следует учитывать, что постоянная часть каждого предложения трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения ее в трафарет. Каждое предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации. Переменная информация помещается вслед за постоянной и может чередоваться с ней, но всегда переменная информация, вносимая в пробелы, должна быть грамматически согласована с постоянной. ² Например: "Сообщаем, что по состоянию на ________ за Вами  

две тысячи сто 

числится дебиторская  задолженность в сумме ________________  

пятьдесят руб. 

______________ 

01.02.81 

Просим до ________ подтвердить  наше сальдо". (Переменная 

информация подчеркнута.) 

Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в том случае, если главной является информация об объекте и его признаках. 

  Анкета и таблица - это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками. Анкета - форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально. Например: 

Приказ о приеме на работу 

т. _________________________________ 

Табельный номер ____________________ 

Фамилия ____________________________ 

Имя ___________ Отчество ___________ 

Вид приема _________________________ 

Должность __________________________ 

Структурное 

подразделение ______________________ 

Оклад ______________________________ 

Дата приема ________________________ 

Основание __________________________ 

  В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально. 

Например: Фамилия ____________ Имя _________ Отчество ________ 

  При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых опорное слово - существительное, которое стоит в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации. 

Например: Приказ о поощрении 

Табельный номер 0243 

Фамилия Петров 

Имя Иван 

Отчество Владимирович 

Должность ст. научн. сотрудник 

Структурное отдел экономических исследований 

подразделение 

Мотив поощрения досрочное  выполнение планового задания 

Вид поощрения благодарность 

Основание Докладная  записка зав. отделом. 

Дата поощрения 01.02.81 

  Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Таблица имеет два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. ³

Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик). 

Например: 

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
Подзаголовки строк

 

 

Заголовок и подзаголовки граф, заголовок строк являются постоянными  частями текста и вносятся в форму  документа при ее изготовлении. 

Графа "Заголовок строк" должна содержать обобщенное наименование объектов, описываемых в таблице, а подзаголовки строк - наименования конкретных объектов. 

Наименования признаков  рекомендуется располагать в  порядке, последовательно раскрывающем информационные характеристики объектов. 

Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы должны быть сформулированы в максимально лаконичной форме: в виде отдельного слова в именительном падеже или словосочетания с опорным словом в именительном падеже. 

Например: 

Наименование   структурных   подразделений  и должностей	Коли-   чество   штатных  единиц	Должност-  ные окла-  ды	Надбавки		Месячный   фонд зара-   ботной пла-  ты по долж-  ностным ок-  ладам	Приме-  чание
			персо-  наль-   ные	прочие

 

 При унификации управленческих документов возможно сочетание  в одном документе различных форм представления текста. ⁴

 

Например, сочетание анкеты и таблицы  в спецификации: 

Управление (контора) 

по расчетам ___________________________ 

Фондодержатель ___________________ 

Покупатель, 

грузополучатель, его  адрес ___________________________________ 

Наименование материала	Код	ГОСТ, ТУ, тип   марка, сорт	Примечание

 

 Сочетание связного текста (трафарета) с таблицей в письме: 

Гарантийный срок возврата материалов, полученных Вами в 19__ г. по накладной от 00.00.0000 N _________ истек 00.00.0000 

Просим вернуть указанные  материалы до 00.00.0000 

Наименование  продукции	Код	ГОСТ, ТУ	Размер или   обозначение	Единица   измерения	Количество

 

 

 

2. Приведите образец оформления Постановления.

  Постановление относится  к распорядительным документам., издается высшими органами государственной  власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Юридическими основаниями для  издания постановлений  могут  быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления должны иметь следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;
• наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановление;
• наименование вида документа (постановление);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа;
• заголовок к тексту;
• подпись руководителя органа, издающего постановление.