Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Марта 2014 в 07:09, курсовая работа
Цель работы: изучить особенности использования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве. Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- изучить способы документирования информации;
- классифицировать типы и виды документов;
- рассмотреть разновидности носителей документов;
- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;
- выявить особенности применения средств телекоммуникаций.
Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.
Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.
В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.
Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.
Рассмотрим запоминающее устройство, как вид носителя информации.
Запоминающее устройство (ЗУ) -- носитель информации, предназначенный для записи и хранения данных. В основе работы запоминающего устройства может лежать любой физический эффект, обеспечивающий приведение системы к двум или более устойчивым состояниям. ЗУ можно классифицировать по устойчивости записи на:
По типу доступа ЗУ делятся на:
По геометрическому построению:
По физическому принципу:
- перфокарта;
- перфолента;
- ферритовые сердечники;
- магнитные диски (жесткий и гибкий);
- магнитные ленты;
- магнитные карты;
- CD
- DVD
- HD-DVD
- Blu-ray Disc
- CD-MO
По форме записанной информации выделяют аналоговые и цифровые запоминающие устройства.
Цифровые запоминающие устройства -- устройства, предназначенные для записи, хранения и считывания информации, представленной в цифровом коде.
Говоря об электронном документе необходимо учитывать форматы этих документов. Формат электронного документа - это формат файла в котором содержится текстовая и аудиовизуальная информация в закодированном виде. Текстовые форматы используются для создания текстов при помощи текстовых процессоров.
- DOC для просмотра и изменения текста документа
- PDF формат отображения документа в идентичном виде
- RTF предназначен для просмотра документов, их редактирования в различных версиях программных продуктов.
2. Современные технические средства используемые для создания и обработки документов
Вспомогательные средства - это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно производственной связи и так далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.
Основные средства - это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствам технической обработки относятся: средства регистрации и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки информации и средства отображения информации. Ниже, все эти средства рассмотрены подробно.
Малые ЭВМ - работают в режиме разделения времени и в многозадачном режиме. Их положительной стороной является надежность и простота в эксплуатации.
Большие ЭВМ - (мейнфермы) характеризуются большим объемом памяти, высокой отказоустойчивостью и производительностью. Также характеризуется высокой надежностью и защитой данных; возможностью подключения большого числа пользователей.
Супер-ЭВМ - это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд. операций в секунду.
Сервер - компьютер, выделенный для обработки запросов от всех станций сети и представляющий этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющий эти ресурсы. Универсальный сервер называется - сервер-приложение. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл, а также существуют серверы Cray (64 процессора).
Монитор - это устройство, предназначенное для отображения информации, вводимой пользователем с клавиатуры или выводимой компьютером.
Принтер - это устройство вывода на бумажный носитель текстовой и графической информации.
Плоттер - это устройство вывода чертежей и схем больших форматов на бумагу.
2.1 Способы и средства изменения, тиражирования и физической обработки документов
В связи с повсеместным использованием средств изменения, тиражирования и физической обработки документов непосредственно в сфере управления, <span class="Normal__Char" style=" font-family: 'Times New Roman', 'Arial'; font-size: 14