Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Марта 2014 в 07:09, курсовая работа
Цель работы: изучить особенности использования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве. Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- изучить способы документирования информации;
- классифицировать типы и виды документов;
- рассмотреть разновидности носителей документов;
- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;
- выявить особенности применения средств телекоммуникаций.
Введение
С точки зрения технологии управление организацией, равно как и управление отраслью хозяйства или государством, представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, т. е. в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.
Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.
Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.
По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.
В большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.
Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой -- объективные предпосылки для их реализации.
В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.
Тема актуальна тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.
Объект исследования: средства обработки информации.
Предмет исследования: современные технические средства, используемые для создания и обработки документов.
Цель работы: изучить особенности использования современных технических средств обработки документов в делопроизводстве.
Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
- изучить способы документирования информации;
- классифицировать типы и виды документов;
- рассмотреть разновидности носителей документов;
- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки документов;
- выявить особенности применения средств телекоммуникаций.
1. Технические средства в широком и узком смысле
Техника -- общее название различных приспособлений, механизмов и устройств, не существующих в природе и изготовляемых человеком.
Основное назначение техники -- избавление человека от выполнения физически тяжёлой или рутинной (однообразной) работы, чтобы предоставить ему больше времени для творческих занятий облегчить его повседневную жизнь.
Основными задачами техники является:
Универсальная классификация технических средств ещё не создана, да и вряд ли будет создана в будущем. В настоящее время техника классифицируется по областям применения, например: промышленная техника, транспорт, бытовая техника, вычислительная техника и т. д. Дополнительно технику можно разделить на производственную, например, станки, инструменты, средства измерения и т. д., и непроизводственную -- бытовая техника, легковой транспорт, техника для досуга.
История развития техники
Техника -- это судьба человека, сопровождающая его с момента пробуждения сознания. Первоначально в эпоху каменного века техника была орудием убийства и обработки: копьё, бумеранг, каменный топор, игла, шило. В эпоху неолитической революции появляется агротехника, транспорт и гидротехнические сооружения, а также простейшие механические приспособления: рычаг, клин, ворот, блок, колесо. Если взять её современное состояние, то можно обозначить следующие основные этапы её становления:
Конец XVIII -- начало XIX века. Промышленная революция -- создание паровой машины и универсальных прядильных станков, что ознаменовало закат ремесленного производства и переход к промышленной экономике (машинному производству).
Конец XIX века. Создание двигателя внутреннего сгорания, что позволило создать новый класс компактных машин, в том числе автомобилей, судов и т. д. Широкое внедрение электричества, в том числе способов его генерации и использования в электрических машинах.
Начало XX века. Развитие радиотехники и радиоэлектроники. Создание конвейерного производства.
Середина XX века. Внедрение широкой автоматизации производства, создание вычислительной техники. Выход в космос.
Конец XX -- начало XXI века. Исследования в области био- и нанотехнологий, которые могут привести к очередной революции во многих областях деятельности человека.
Отдельным классом также стоит военная техника, в которую входят все технические устройства и машины, предназначенные для поддержания обороноспособности и ведения боевых действий на суше, в море, в воздухе и в космосе.
Различные технические устройства позволяют значительно повысить эффективность и производительность труда, более рационально использовать природные ресурсы, а также снизить вероятность ошибки человека при выполнении каких-либо сложных операций.
Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным
Исторически первым способом документирования был начертательный способ. Этот способ заключается в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества. Сначала с использованием простейших пишущих средств (стило, калам) VII-VI в. до Р.Х.
На смену простейшим средствам приходят перья гусиные, утиные, вороновые первые упоминания о них в VII веку. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентована первая ручка изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии.
В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «Вечное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковая ручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручек стали появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования и модификации ручек продолжается. Простейшие орудия письма по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, разнообразием. Практически все кому приходиться работать с документами пользуются ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.
Среди разнообразия способов документирования можно выделить:
Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.
К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами (от англ. bit - binary digit - двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.
В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в радиотехнике получили электронные лампы.
В результате на рубеже 1930-х - 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.
С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.
С начала 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.
С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.
1.2 Типы и виды документов
Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документированной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:
а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;