Специфічні особливості документованої інформації

документованої  інформації, ускладнюються інформаційні потреби  користувачів,

посилюються  їх  вимоги  щодо  форм  та  оперативності  надання   необхідних

документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але  система

не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

      Основна функція ДП -  комунікативна  -  забезпечення  руху  та  обміну

інформацією в соціальному середовищі, налагодження  стійкого  міжсуб'єктного

зв'язку  між  створювачами  та  користувачами   документованої   інформації,

реалізація  глобальної мережі контактів у суспільстві.

      Основна  функція  ДМ  -  кумулятивна   —   забезпечення   зосередження

документів,  їх  упорядкування  з  метою   організації   розповсюдження   та

використання  членами суспільства.

      Перелічені функції зумовлюють  суспільну необхідність існування   ДП  та

М, викликані  потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

      Внутрішні функції відображають  завдання ДП та М відносно  тих підсистем

ДК, з якими  безпосередньо пов'язані, тобто виробників,  розповсюджувачів  та

користувачів  документів. До цих функцій належать:

      -   соціально-орієнтувальна   (або   соціалізуюча)   –    забезпечення

спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП та М;

      - управлінська - забезпечення керівництва  соціальними процесами  через

розповсюдження  серед членів суспільства документованої інформації;

      - утилітарна (від лат. utilus – користь) -  використання  ДП  та  М   у

процесі   соціально-комунікативної    діяльності.    Стосовно    конкретного

користувача ця функція може проявлятися  як  система  конкретних  функцій  -

культурно-освітньої,  прагматичної,  гедонічної,   статистичної,   правової,

функції історичного  джерела та ін. Наприклад, 12 - 14 % всіх  створюваних  у

суспільстві  ділових  документів  надходять  на   постійне   зберігання   до

державних  архівів  -  цей  ДП  містить  історичні  відомості  про  розвиток

суспільства, тому виконує функцію історичного  джерела.

      Таким чином, ДП та М відокремлюються   у  відносно  самостійні  системи

завдяки  наявності  власних  ознак,  властивостей  та  функцій.  Їх   знання

дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК,  зважати  на  об’ективні

закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

Властивості документованої інформації

Документована інформація має більшість тих  же властивостей, що й інформація взагалі. Ці властивості також можна розділити на зовнішні і внутрішні, а серед зовнішніх властивостей виділити три групи залежно від об'єкта взаємодії: джерела інформації, її приймача і об'єкта або явища, яке вона відображає [5].  
Однак, поряд із загальними властивостями, документована інформація має і низкою специфічних властивостей, що відрізняють її від усіх інших видів і різновидів інформації. До їх числа слід віднести, перш за все, фіксований характер документованої інформації, що випливає вже з самого поняття документа.  
Узагальненої характеристикою, яка свідчить про ступінь корисності інформації для споживача, є його якість. Найважливішими показниками якості і одночасно властивостями документованої інформації виступають: релевантність, повнота, корисність, своєчасність, достовірність, новизна, доступність, захищеність, цінність, ергономічність.  
Релевантність (від англ. "Relevant" - доречний, що відноситься до справи) називається здатність інформації відповідати запитам, потребам, вимогам споживача.  
З релевантність тісно пов'язана інша найважливіша властивість документованої інформації - її цінність, тобто споживча значущість, яка виражається, як правило, відповідно інформації своїм цільовим призначенням. При цьому цінність інформації може бути реалізована тільки в рамках певної інформаційної системи, в якості елемента цієї системи, пов'язаного з іншими її структурними елементами і блоками.  
Цінність документованої інформації може бути виміряна ступенем наближення до мети або ж величиною заощаджених ресурсів. В управлінні цінність інформації визначається ступенем впливу на результат, на рівень досягнення поставленої мети.  
У свою чергу, результативність інформації може бути короткостроковій або довгостроковій, мати матеріальне або духовно-моральний вимір. Цінністю може мати і дезінформація, але лише для її джерела. Для споживача ж дезінформація володіє негативною цінністю, так як збільшує вихідну невизначеність, зменшує ймовірність досягнення мети.  
Суттєвою характеристикою документованої інформації є її повнота, яку зазвичай визначають як оптимальне співвідношення між необхідною і отриманою інформацією. Від повноти інформації залежить якість прийнятих на її основі управлінських або інших рішень. При цьому слід зауважити, що документована інформація ніколи не буває повною, так як неможливо зафіксувати на матеріальному носії навіть ті події, свідками та учасниками яких ми є. Тим більше неможливо мати повну інформацію про минулі епохи. Тому завжди можна говорити лише про ступінь повноти інформації.  
Слід розрізняти повноту і надмірність інформації. Надлишкова інформація - це повторення, дублююча інформація. Вона забирає час у споживача, негативно позначається на ефективності управління. За наявними даними, зайвим є в середньому близько третини всього обсягу інформації, призначеної для споживання в управлінських підрозділах різного рівня. Підраховано, що в середньому 60% наукових та адміністративних документів споживачеві не потрібно прочитувати цілком. Мало того, він просто не встигне прочитати все для виконання його професійних обов'язків, якщо буде читати все підряд.  
Однак з надмірністю інформації справа йде далеко не так просто, як це може здатися на перший погляд. Встановлено, що в цілому ряді випадків надлишкова інформація приносить навіть користь. Причому необхідність надмірності доведена еволюційним розвитком. Зокрема, надмірними є існуючі алфавіти і мови. Наприклад, в російській мові надмірність становить 40%, у французькому - 55%. Без деякої надмірності людина не в стані тривалий час сприймати інформацію. Це вимагало б від нього постійного напруженої уваги, що призводить до швидкого стомлення і втрати здатності до сприйняття.  
Інформація може бути корисною і марною. Корисність інформації - ще одне з її властивостей. Корисність є не що інше, як цінність інформації у певних конкретних умовах. Кордон між поняттями корисності та марності відносна, суб'єктивна, тому можна говорити лише про ступінь корисності, яка виявляється в процесі актуалізації інформації.  
З повнотою пов'язана достовірність інформації. Вона відображає ступінь об'єктивності в процесі фіксації і передачі інформації. Зі збільшенням повноти достовірність збільшується. Проте відбувається це лише до тих пір, поки не настає сверхізбиточность інформації, яка вже перестає впливати на ступінь її достовірності.  
Достовірність залежить від джерела інформації, насамперед, від рівня її компетентності, від суб'єктивізму в процесі збору, обробки, оформлення інформації. Оскільки документ створюється людиною, остільки міститься в ньому інформація завжди суб'єктивна. Кожному конкретному документу притаманна своя, більша або менша, ступінь суб'єктивності.  
Проблема достовірності інформації нерідко буває пов'язана з навмисним її спотворенням - дезінформацією (фальсифікацією). Вона може виражатися в наданні свідомо неправдивих або неповних відомостей, у свідомо викривленій інтерпретації будь-яких фактів. Таким чином, достовірність відноситься до числа найбільш значущих властивостей документованої інформації, оскільки будь-які її відхилення можуть негативно позначитися на якості прийнятих управлінських рішень.  
Згодом інформація, навіть сама корисна, старіє. Тому найважливішим її властивістю є новизна. Поняття новизни відносно. Одна і та ж інформація, втративши новизну в оперативному середовищі, може виявитися нової при реконструкції подій минулого, тобто в процесі реалізації функції документа як історичного джерела.  
З новизною пов'язана своєчасність інформації, тобто її здатність відповідати запитам споживача в потрібний момент часу.  
Одне з властивостей документованої інформації - її доступність, тобто можливість отримання споживачем.  
Захищеність - властивість документованої інформації, яка характеризує неможливість несанкціонованого доступу і зміни, спотворення її з боку інших осіб.  
Ще однією властивістю інформації є її ергономічність, тобто оптимальність форми або об'єму інформації для конкретного споживача.  
Нарешті, важливою властивістю документованої інформації є її адекватність (визначеність), тобто відповідність відображених у документі фактів, подій, показників самому об'єкту або явища, а також завданню конкретного документа. Можна, мабуть, говорити лише про ступінь адекватності, оскільки будь-яка інформація містить елемент невизначеності, особливо інформація про майбутнє (плани, прогнози).  
Крім зовнішніх, існують внутрішні властивості документованої інформації. Вони знаходять своє вираження в обсязі інформації, у її внутрішньої організації, структурі.  
Таким чином, властивості документованої інформації - це якості, ознаки які притаманні документу незалежно від того, усвідомлюються вони людиною чи ні. Властивості тісним чином пов'язані зі змістом поняття документа і його основними функціями.

        Класифікація документів на сучасних носіях інформації

Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки і проникнення її в усі сфери людської діяльності визначили появу документів на непаперових носіях інформації.  
Ці документи на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у вигляді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т. п.  
Носії інформації на перфострічках, перфокартах, магнітних і оптичних носіях, а також інші документи, призначені для перекладу на іншу мовну систему, прийнято відносити до групи матричних документів. Документи на ці носіях інформації, як правило, не піддаються безпосередньому сприйняттю, зчитування.  
Інформація зберігається на машинних носіях, а частина документів створюється і використовується безпосередньо в електронній формі.  
За призначеного для сприйняття розглянуті документи відносяться до машинозчитуваних. Це документи, призначені для автоматичного відтворення знаходиться в них інформації. Зміст таких документів повністю або частково виражено знаками (перфорація, матрична магнітний запис, матричне розташування знаків, цифр і т. п.), пристосованими для автоматичного зчитування. Інформація записується на перфораційних картах або стрічках, магнітних стрічках, картах, дискетах, спеціальних бланках і подібних носіях.  
Документи на сучасних носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, які містять запис, доступну для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальною, проекційної апаратури або комп'ютера.  
З усього масиву існуючих документів розглянута група виділяється за способом запису та зчитування інформації. Відповідно до цього ознакою документи на новітніх носіях інформації поділяють на:  
• документи на перфорованих носіях інформації (перфоровані документи), до складу яких входять перфокарти, перфострічки, апартурні карти;  
• документи на магнітних носіях інформації (магнітні документи), до складу яких входять магнітні стрічки, магнітні карти, магнітні диски гнучкі (дискети) і жорсткі, а також відеодиски;  
• документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи), групу яких складають мікрографічні документи (мікрофільми, мікродисків, мікрокарти) і оптичні диски;  
• документи на голографічних носіях інформації (голографічні документи). До них відносять голограми.  
За характером зв'язку документів з технологічними процесами в автоматизованих системах розрізняють:  
• машинно-орієнтований документ, призначений для запису і зчитування частини міститься в ньому інформації засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет і т. п.);  
• машиночитаних документ, придатний для автоматичного зчитування міститься в ньому за допомогою сканера (текстові, графічні та інші види запису, поштовий індекс);  
• документ на машиночитаному носії, створений засобами обчислювальної техніки, записаний на машиночитаних носій: магнітну стрічку (МЛ), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск і т. п. - і оформлений у встановленому порядку;  
• документ-машинограмме (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки і оформлений у встановленому порядку;  
• документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки, відбитий на екрані дисплея (монітора) і оформлений у встановленому порядку;  
• електронний документ, який містить сукупність інформації в пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.

Висновок

Документування  інформації - обов'язкова умова для  її включення в інформаційні ресурси - здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації.  
За допомогою документування інформація набуває необхідні властивості й у вигляді документів виконує свою основну роль в процесах управління, передаючи управлінські впливи від об'єкта суб'єкту управління та сигналізуючи про зворотної реакції.  
У результаті документування інформація закріплюється (фіксується) на носії, здобуває юридичну силу, можливість ідентифікації, докази її автентичності. Таким чином, основною формою організації інформації в управлінні є документ.  
Існує три основних сутнісних підходу до формулювання поняття документа: як матеріального об'єкта; як носія інформації; як документованої інформації. Протягом, тривалого часу верховенство в терміні належало носію.  
Сучасне розуміння документа виводить на передній план інформаційну складову документа, і її правове забезпечення, що дозволяє здійснити ідентифікацію документа в процесі його функціонування. Включення до розуміння документа правової складової дозволяє реалізувати концепцію управління документацією на всіх стадіях її життєвого циклу.  
Для управлінського документа суттєвим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від «паперових».  
Людина здатна сприймати електронний документ лише за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорсткою, незмінної конструкції інформації та її носія.  
Під матеріальної складової документа мають на увазі:  
1)матеріальну основу документа;  
2)форму носія інформації;  
3) спосіб документування або запису інформації.  
Носії інформації найтіснішим чином пов'язані не тільки зі способами і засобами документування, але і з розвитком технічної думки. Звідси - безперервна еволюція типів та видів матеріальних носіїв.  
Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде по шляху безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія.

Список  літератури

1.http://mobile.pidruchniki.ws/1065091551333/ekonomika/osoblivosti_zahistu_informatsiyi_riznih_sferah_diyalnosti

2. http://pidruchniki.ws/12350221/menedzhment/klasifikatsiya_informatsiyi

3. http://vidminno.com/viewfree.php?diplomID=56059&down=1

4. http://knowledge.allbest.ru/management/c-2c0a65625a2bc68b5c43b88421306d26.html

5.  Ларьків Н.С. Документознавство. М.: Видавництво АСТ, 2011. С.245.                                           6. Закон «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.