Специфічні особливості документованої інформації

                             Міністерство освіти і науки   України

           Тернопільський національний економічний  університет

                                 Факультет банківського бізнесу

 

           

                                                                                               Кафедра документознавства

                                             інформаційної діяльності та    українознавства

 

 

 

                 

Специфічні особливості  документованої інформації.

 

 

 

                                                            Комплексне практичне

                                                                                      індивідуальне завдання

                                                                                      з інформаційно-аналітичної

                                                                                      діяльності

                                                                                      Керівник курсу:

                                                                                                                         д. філол.. наук, доцент

                                                                                      Шкіцька І.Ю.

                                                                                      Виконала:

                                                                                      Жабковська Н.Я.

                                                                                   

                                                                                 

 

 

                                                 Тернопіль-2013                    

 

Зміс

Вступ

1.Класифікація інформації

2. Поняття і характеристика документованої інформації

 3. Основні інформативні функції документів

 4. Властивості документованої інформації

 5. Класифікація документів на сучасних носіях інформації

 Висновок

 Список літератури

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

    Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація, як кровоносна система, пронизує всі органи управління, забезпечуючи їх енергетичним потенціалом і приводячи в цілеспрямований рух.  
Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму і переміщають її в часі і просторі. Документи і документний інформація лежать в основі управлінських рішень і є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною силою і тим самим сприяють їх виконанню.  
Високий ступінь актуальності має в даний час саме документована інформація (документ). Документи при формуванні єдиного інформаційного простору органів федерального, регіонального та місцевого рівнів циркулюють досить активно (останнім часом - більше в електронному форматі).  
Сучасний стан документальної середовища обумовлено не тільки соціально-економічними перетвореннями, а й розвитком інформаційних технологій. Велике значення в сучасному управлінні набувають комп'ютерні технології та засоби, що забезпечують на базі діючого законодавства та інших правових норм оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її зберігання, віддалений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії та в потрібній формі, з урахуванням психологічних і ергономічних вимог.  
Документування інформації дозволяє зафіксувати її на певному носії, надати їй необхідну організаційну форму, засвідчити справжність та юридичну силу, забезпечити необхідними реквізитами для її ідентифікації з метою пошуку та використання, а також здійснити повноцінну інформаційну підтримку управлінських процесів і накопичити інформаційний ресурс з метою розвитку організації і збереження індивідуальної пам'яті про неї в часі і просторі. Виходячи з цього, вивчення документа як форми організації і представлення інформації в процесах управління має важливе самостійне наукове і практичне значення.  
Відкрився доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні документування, збереження і передачу документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед документознавством, архівознавством, документалістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають в якості об'єкта дослідження документ, принципово нові наукові і прикладні проблеми.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Класифікація  інформації

Розглянемо  загальну класифікацію інформації за різними ознаками, а також основні  види й типи інформації, що забезпечують менеджерам можливість приймати управлінські рішення.

Класифікація  інформації:

За формою передачі (одержання):

візуальна, аудіовізуальна, цифрова, буквальна кодована

За джерелом одержання:

зовнішня, внутрішня, вхідна (вихідна) за рівнем керування

За ступенем опрацювання: виробнича, первинна

За часом  використання:

постійна, перемінна  прогнозна, перспективна, оперативна

За роллю  в процесі управління: директивна, планова, звітна, контрольна

За характером змісту: статистика, бухгалтерська, кадрова

Статистична інформація - це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подіям та явищам, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя країни.

Масова інформація - це публічно оголошувана, друкована та аудіовізуальна інформація.

Інформація державних  органів та органів місцевого  і регіонального самоврядування - це офіційна документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування.

Основні джерела інформації:

законодавчі акти України;

інші акти, що приймаються Верховною Радою та її органами;

акти Президента України;

підзаконні акти;

постанови Кабінету Міністрів;

нормативні акти державних  органів влади і управління;

акти органів місцевого  і регіонального самоврядування.

Інформація довідково-енциклопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя, науку, технічний прогрес та навколишнє природне середовище.

Основні джерела інформації:

енциклопедії;

словники;

довідники;

рекламні повідомлення та оголошення;

путівники;

картографічні матеріали  тощо;

Доступ до відкритої інформації забезпечується шляхом:

♦ систематичної публікації її в офіційних друкованих виданнях (бюлетенях, збірниках);

♦ поширення  її засобами масової комунікації;

♦ безпосереднього  її надання зацікавленим громадянам, державним органам та юридичним  особам.

Порядок і форми  надання громадянам, державним органам, юридичним особам і представникам  громадськості відомостей за запитами встановлюються законодавством або  договорами (угодами), якщо надання інформації здійснюється на договірній основі.

Обмеження права  на отримання відкритої інформації забороняється законодавством.

Переважним  правом на одержання інформації користуються громадяни, яким ця інформація необхідна  для виконання професійних обов' язків.

Щодо інформації з обмеженим доступом, то вона за своїм правовим режимом поділяється  на конфіденційну (КТ) і таємну.

Конфіденційна інформація - це відомості, які перебувають  у володінні, користуванні або розпорядженні  окремих фізичних або юридичних осіб і поширюються за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов.

Громадяни, юридичні особи, які володіють інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, отриманою  за власні кошти, або такою, яка є предметом їх професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законодавством таємниці, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи приналежність її до категорії конфіденційної та встановлюють для неї систему (способи) захисту.

У міру того як інформація обробляється менеджери мають необхідність у  різних типах інформації..

Загальна інформація - це інформація, яка виникає випадково  або у відповідь на неспецифічні запити або пошуки; вона відповідає на запитання типу "Що ви хочете знати?" або "Чи є що-небудь цікаве?"

Оскільки загальна інформація є широкою, її важко визначити  заздалегідь і складно підтримувати в комп' ютерних системах. Вона більше використовується на стратегічному рівні, ніж на операційному. Через її визначення не використовується на рівні здійснення угод.

Здійснення угод зосереджено  на специфічній інформації.

Специфічна інформація - це інформація, яка задовольняє особливі вимоги. Специфічна інформація може бути запитана, якщо Ви перевіряєте, який баланс на Вашому контрольному рахунку в автоматизованій касовій машині. Специфічна інформація може бути і незапитаною, наприклад, якщо Ви одержуєте повідомлення, що вартість користування Вашим телефоном збільшилася.

Стимулююча інформація подібна  до специфічної інформації тим, що вона занадто специфічна. Якщо специфічна інформація просто робить одержувача обізнаним у чому-небудь, то стимулююча - вимагає дії. Необхідна дія є  майже автоматичною, вона заздалегідь запрограмована. Стимулююча інформація може бути запитаною чи незапитаною, стимульована дія може бути будь-якого типу.

Виняткова інформація подібна  до стимулюючої в тому розумінні, що вона стимулює дію. Однак виникають  складності через те, що вона стимулює специфічний тип дії. Слід зазначити, що ні стимулююча, ні виняткова інформація не потребує комплексного рішення.

Описані вище чотири типи інформації передбачають просту відповідь від  осіб, яких інформують. Загальна і специфічна інформація просто повідомляє те, що він або вона ніколи не знали. Наприклад, якщо менеджер бачить, що первинний параметр (показник) не змінився і у відповідь на стимулюючу або виняткову інформацію починає дії намічені попередньо, він не повинен приймати нових комплексних рішень. Більшість з того, що менеджери роблять, вимагає лише простого інформування і виконання дій; не це визначає важливість управлінської роботи. Менеджери повинні часто приймати складні рішення, щоб вирішити проблеми, розподілити ресурси або обрати майбутні цілі і напрямки діяльності.

Якщо план приймається  до виконання, менеджери здійснюють контроль, щоб переконатися в його виконанні.

Контрольна інформація, необхідна  для встановлення відхилень від  плану, причому коли зміни не були заздалегідь передбачені. Ця якість відрізняє контрольну інформацію від стимулюючої інформації.

Наступним типом інформації є інформація для рішення про  розподіл.

Розподільна інформація корисна  для опрацювання рішень про те, як розподілити людей, час, устаткування або гроші відповідно до проектів. Якщо у менеджер має дані про передбачувані проекти, він повинен вирішити, як розподілити ресурси, що знаходяться в його розпорядженні. Тут він потребує даних, що дозволяють йому одержати інформацію про відносні витрати і доходи по цих проектах.

Нарешті, якщо головні менеджери зважили всі плюси і мінуси входження в новий ринок, вони обмірковують скеровуючу інформацію, щоб прийняти рішення про район економічного входження фірми. У порядку поширення направляюча (скеровуюча) інформація використовується перед розподільною і застосовується до контрольної інформації.

Поняття і характеристика документованої інформації

Сучасна організація трактується як складне, комплексне утворення. Велика частина організацій являє собою відкриті системи, цілісні, що складаються з численних взаємозалежних частин, тісно переплітаються із зовнішнім світом. Кожна організація має внутрішню і зовнішню середу.  
Зовнішні та внутрішні джерела інформації, які впливають на організацію, утворюють її інформаційне середовище. На її основі в процесі діяльності організації виникає інформаційна інфраструктура як спеціальна система життєзабезпечення, що пропонує користувачам відповідну інформацію. Центральну роль в цій інфраструктурі відіграє документована інформація. Іншими її елементами є інформаційна технологія і інформаційний персонал.  
Інформаційна інфраструктура організації являє собою складну систему, що поєднує структуровану і неструктуровану інформацію, інформаційні процеси, що протікають у взаємодії з зовнішнім середовищем організації і охоплюють інформаційні потоки, покликані об'єднати всі рівні управління, включаючи робочі місця, в ефективно діє на базі створених інформаційних ресурсів механізм досягнення цілей організації.  
Ставлення до інформації як ресурсу означає, що за аналогією з іншими ресурсами (фінанси, обладнання, матеріали, технології, персонал) повинен бути створений механізм управління інформаційними ресурсами, сформовані відповідні структури, вироблені нові технології. Однією з важливих характеристик інформаційного ресурсу є його якість, ступінь повноти для задоволення сукупних інформаційних потреб організації. [1]  
Згідно з Федеральним законом «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» під інформаційними ресурсами розуміються окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах). Обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси є документування інформації.  
Таким чином, документ є первинною основою інформаційних ресурсів.  
Поняття «документ» використовується в багатьох галузях знань і пов'язане з предметом їх досліджень.  
Для історика документ цінний насамперед тією інформацією про минуле, яку він містить в собі, причому не тільки в змісті, але й у зовнішньому вигляді - почерку, хімічному складі папери, водяних знаках і т. п. Така увага до форми має для історика як емоційний ("дух часу"), так і практичний сенс. Йому доводиться мати справу з документами різних епох, а зовнішні особливості досить точно відбивають час, а часом і обставини їх створення. Звідси і тлумачення документа, перш за все як матеріального носія із зафіксованою на ньому інформацією про минуле.  
У діловодстві потрібно, перш за все, забезпечувати швидке знаходження документа, а також простежити в разі необхідності його маршрут по інстанціях, включаючи його створення, узгодження, виправлення, постачання візами, обліковими номерами та ін Крім того, важливо бути впевненим, чи було дійсним творцем документа то установа або посадова особа, яка значиться його автором. Звідси особлива увага до офіційних реквізитами: бланку встановленого зразка, підписи, печатки, реєстраційними номерами. Документ розуміється в першу чергу як офіційна інформація з реквізитами, що дозволяють її автентифікувати і враховувати.  
У архівіста основні завдання - зберегти документи в цілості і забезпечити облік, щоб при необхідності видати їх користувачеві (тому ж історику). Зміст документа і його зовнішня форма цікавлять архівіста лише остільки, оскільки вони представляють цінність для його клієнтів. Функція обліку об'єднує архівіста з діловодом, але в іншому їх місії різняться: архівіст зобов'язаний зберегти і сам документ, і реквізити незмінними в тому вигляді, в якому вони надійшли до архіву. Тому він схильний трактувати документ як поміщений на зберігання матеріальний носій з ідентифікованої інформацією, що має споживчу цінність.  
Юрист, як і історик, є споживачем документів, що зберігаються в архіві. Але його вони цікавлять у випадку конфлікту, учасники якого переслідують протилежні інтереси. У цьому випадку критичне значення набуває питання про автентичність. Тому юридична цінність документа тим вище, чим важче його підробити чи перекрутити. Сам документ для юриста - це, перш за все інформація, справжність якого засвідчена і не може бути оскаржена.  
Нарешті, для фахівця в галузі інформаційних технологій інформація - це товар, який він повинен доставити за призначенням, а також надати користувачеві можливість вільно поводитися з цим товаром, швидко і ефективно змінювати його або, навпаки, забезпечувати незмінність і надійне збереження. Саме поняття "документ" вживається тут, скоріше, за традицією і виконує чисто облікову функцію. У будь-якому випадку документ постає як цілісна і транспортабельна сукупність (порція) інформації. Таке розуміння ближче всього до діловодної, але досить далеко від історичного та юридичного.  
Можливість створення документів за допомогою комп'ютера найсильніше вдарила по традиційним уявленням, властиві історикам і архівістам, оскільки вони припускали зв'язок документа з конкретним носієм. Цей зв'язок втратила сенс: документ створюється в оперативній пам'яті комп'ютера, зберігається на його ж жорсткому диску, а потім у процесі обігу та зберігання неодноразово перезаписується на нові носії різних типів. А оскільки час і обставини створення документа тепер не можуть бути відображені в його формі, необхідно забезпечити їх присутність у змісті. Іншими словами, електронний документ повинен мати більш широке коло реквізитів (метаданих) в порівнянні з паперовим.  
Юридична трактування документа також піддалася випробуванню, оскільки інформаційні технології дозволяють вносити до тексту зміни, які не залишають ніяких слідів на машинному носії. Щоб забезпечити достовірність інформації, потрібні додаткові заходи: підрахунок контрольної характеристики файлу за певними алгоритмами (обчислення хеш-функції) та постачання документа електронним цифровим підписом. При цьому все одно зберігається потенційна можливість того, що захисні засоби будуть подолані зловмисником. Тому гостро стоїть питання про ступінь їх надійності  
Документознавство виділяє три основних складових при розкритті терміна «документ»:  
1) документ - матеріальний об'єкт;  
2) документ - носій інформації;  
3) документ - документована інформація.  
Найбільш загальним вважається позначення документа як матеріального об'єкта, із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначеного для передачі у часі і просторі з метою зберігання та громадського використання.  
Тривала трансформація тлумачення терміна «документ», спочатку повністю не відповідає сучасним технологіям зберігання та передачі інформації, призвела до легалізації інформаційного трактування даного поняття у Федеральному Законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 25.01.1995 р. № 24-ФЗ.  
Згідно зі ст. 2 Закону під документованої інформацією або документом (закон розглядає ці поняття, як рівнозначні) розуміється зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (де інформація - це відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси, незалежно від форми їх подання).  
Ця ж формулювання наводиться і в Федеральному Законі «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.1996 р. № 85-ФЗ, зберігаючи жорстку взаємозв'язок інформації, що міститься в документі, і матеріального носія даної інформації  
З легального терміна «документована інформація (документ)», що міститься згаданих законах, випливають три основні ознаки документа.  
Перший з них - наявність матеріального носія інформації. В якості такого, у принципі, можуть розглядатися будь-які об'єкти матеріального світу, включаючи речі і фізичні поля, в яких знаходять своє відображення певні відомості. Одні й ті ж відомості можуть бути зафіксовані на різних матеріальних носіях. Найбільшого поширення набули паперові носії, документи, в яких інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі (електронні документи), відео-і звукозапису.  
Другою ознакою документованої інформації є Ідентифікованість зафіксованих на носії відомостей. Це досягається шляхом прісовокупленіем до змістовної стороні відомостей даних, іменованих реквізитами, які дозволяють встановити джерело і призначення інформації, час її документування, а в ряді випадків і забезпечити захист того чи іншого документа (електронний цифровий підпис). Реквізити повинні бути зафіксовані на тому ж матеріальному носії, що та ідентифікуються відомості.  
Третьою ознакою документованої інформації, який не знайшов свого відображення в аналізованому терміні, виступає можливість зміни форм її закріплення. Дана ознака виявляється в тому, що інформація, закріплена на матеріальному носії одного виду, може бути одночасно представлена ​​і на інших видах носіїв без загрози втрати свого змісту і реквізитів. По суті, це можливість копіювання інформації. [2]  
Процес фіксації інформації, тобто створення документа, називається документуванням управлінської діяльності. При цьому важливо підкреслити, що запис інформації на різних носіях (документування) повинна здійснюватися за встановленими правилами.  
Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні документа з матеріальною складовою на інформаційну. Введення в практику законодавчим шляхом поняття «документована інформація (документ)», на думку В.А. Копилова, засноване на двуедінстве інформації (відомостей) і матеріального носія (у вигляді символів, знаків, букв, хвиль і т.д.). У результаті документування відбувається як би матеріалізація і уречевлення відомостей [3].

У результаті документування відбувається як би матеріалізація і уречевлення відомостей. Інформація "закріплюється" на матеріальному носії або навіть "прив'язується" до нього і тим самим відокремлюється від творця інформації. У результаті ми отримуємо як документованої інформації книгу, статтю в журналі, збірник статей, фонд документів, банку даних або інший масив документів (даних) на паперовому, машиночитаному та інших носіях.  
Не менш важлива для управлінської документації і проблема носія інформації, який зазнає змін у міру історичного розвитку. Науково-технічний прогрес призвів до появи так званої електронної документації. Її специфіка полягає в тому, що людина не може сприйняти електронний документ в тому фізичному вигляді, в якому він зафіксований на носії.  
Крім того, електронні документи знаходяться в прямій залежності від інформаційних технологій, які мають незворотну тенденцію змінюватися і застарівати принаймні науково-технічного прогресу в області техніки і програмного забезпечення. У зв'язку з цим велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.  
У понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за рамки існуючого визначення документа [4]  
Таким чином, поняття "документована інформація" відрізняється суттєво від поняття''інформація ". Феномен документованої інформації полягає в двуедінстве інформації та матеріального носія, що в істотній мірі визначає її правовий режим.  
Документована інформація в наведеному вище визначенні по суті справи є об'єкт матеріал, а це дає підставу при певних умовах відносити її до категорії речей і поширювати на неї інститут права речової власності. Слід, однак, відзначити, що документована інформація відноситься до речей особливого роду. Головна її відмінність від інших речей полягає в двуедінстве інформації та матеріального носія, на якому вона зафіксована, через що пред'являються особливі вимоги до правового режиму такої інформації.

Основні інформативні функції документів

 

      Базисною  функцією  є  інформативна  –  забезпечення  розповсюджування

соціальної  інформації  у   суспільстві.   Виконуючи   основну   функцію   -

інформативну - ДП та М як  система  постійно  пристосовується  до  будь-яких

змін  зовнішнього  середовища,  витримуючи  його  вплив.  Змінюються   умови

функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації  та  її

матеріальні    носії,    впроваджуються    новітні    технології    передачі