Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической  последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также  годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается  на основании сдаточной описи, а  если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.

Если название фондообразователя  менялось, то указывается его последнее  наименование. Главная цель списка фондов - закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается  фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому  фонду, так как прежний номер  мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния  фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1) сведения о переименованиях  фондообразователя; 

2) сведения о местонахождении  фонда и его номере;

3) сведения о движении (поступлении  и выбытии) документов фонда. 

Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных  материалов - только количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается  номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда - комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема  систематизации дел фонда; рабочая  инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:

· о дате создания учреждения;

· подчиненности;

· функциях;

· реорганизации;

· условиях хранения материалов;

· видах научно-технической обработки  материалов.

Каждому делу фонда присваивается  номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии  материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении  в научно-справочном аппарате фонда  включаются в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного  государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного  учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт  архива организации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 01 декабря каждого года.

Архивы - это уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят и гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 1920-х годов: «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения  сохранности документов. Система  мер по обеспечению их сохранности  включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный).

Остановимся более подробно на требованиях, предъявляемых к зданиям и  помещениям, режиму хранения, размещению, проверке наличия и состояния дел.

Здания и помещения  для архивов. В соответствии с современными нормативными документами к зданиям и помещениям для архивов предъявляются следующие требования: архив должен размещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении. Абсолютно не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещений.

Под архив должно быть предоставлено  несколько помещений так называемого  основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива. Они должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь запасной выход. В них не должно быть газовых и водонесущих труб; электропроводка должна быть скрытой, а рубильники - располагаться вне помещений хранилищ.

Режим хранения. Для сохранности  документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования. Так, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями. Чтобы защитить документы, их хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т.п.

Для искусственного освещения применяют  лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный  режим, учитывающий их специфику. Так, для бумажных документов температура  должна равняться 17-19°С, а относительная  влажность воздуха составлять 50-55%; для черно-белых пленочных материалов - температура 15°С, а влажность 40-55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - температура 15-20°С, влажность воздуха 50-65%.

В помещениях не должно быть резкого  колебания температуры и влажности, так как это разрушает носитель информации (бумагу, пленку и т.д.). Температурно-влажностный режим в хранилищах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего появление плесени, пыли и, особенно насекомых и грызунов, в помещениях систематически должна проводиться влажная уборка и, не реже одного раза в год, обработка растворами антисептиков.

Кроме того, два раза в год документы  выборочно подвергаются обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков.

При проведении уборок и санитарных обработок антисептиками растворы не должны попадать на документы.

Строго должен соблюдаться охранный режим архива. Хранилище в рабочее  время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д. Обязательно должны быть технические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве дополнительных средств хранения могут использоваться сейфы, металлические шкафы и др.

Расстояние между рядами стеллажей  должно составлять в главном проходе - 120 см, проход между стеллажами - 75 см, такое же расстояние должно быть между  наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене. Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - 30 см.

Документы в зависимости от вида размещаются в соответствующих  первичных защитных средствах: коробках, специальных футлярах, пакетах и  т.д.

Все помещения архива, а также  стеллажи и полки нумеруются сверху вниз и слева направо. В целях  закрепления места хранения документов в хранилищах используются топографические  указатели.

Проверка наличия и  состояния документов. В ходе проверки устанавливается фактическое наличие документа, находящегося на хранении в архиве; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются документы, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в архивах проводятся единовременные проверки наличия и состояния документов, если производились перемещения дел в другое помещение; после чрезвычайных происшествий; при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива.

По окончании проверки наличия  и состояния дел в конце  каждой описи после заверительной  надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки и подпись  проводивших проверку работников с указанием их должностей.

Если проверкой обнаружена недостача  дел, то организуется их розыск.

На пропавшие дела, а также  дела, не подлежащие восстановлению, составляются соответствующие акты, к которым  также составляется справка о  проведении розыска.

Проверка наличия и состояния  документов считается завершенной  после внесения изменений в учетные  документы проверяемого фонда.

Создание страхового фонда архивных документов. На особо ценные и уникальные документы организации создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, создаваемый на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховой фонд архивных документов - это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

Страховой фонд архивных документов входит составной частью в Единый страховой фонд Российской Федерации (ЕСФ РФ).

Кратко остановимся на истории  возникновения страхового фонда. В  конце 1950-х годов во время ядерного противостояния было постановление Правительства СССР по Министерству обороны о создании страхового фонда документов оборонного значения.

К 1991 году в основном было закончено  создание объектов хранения и специальных  лабораторий по микрофильмированию (их было даже слишком много создано). В 1994-1995 годах ряд министерств и ведомств (экономики, государственного имущества) попытались вывести эту работу из-под контроля государства, пошли даже на рассекречивание ряда данных.

В 1995 году вышло постановление о Едином российском страховом фонде. В соответствии с ЕСФ РФ предлагается четкое разграничение архивных документов по следующим уровням и категориям:

1) уровни:

· федеральный (на основе мобилизационного плана);

· региональный (территориальный),

2) категории документов на каждом  уровне:

· включенные в мобилизационный  план;

· для проведения аварийно-спасательных работ;

· национального культурного наследия страны.

Курируют эту работу следующие  организации: Министерство экономического развития, МЧС и Минобороны, Министерство культуры, Росархив и РАН.

Основным носителем ЕСФ РФ является 35-миллиметровая пленка (рулонный микрофильм). Микрофильм, как правило, использует МЧС. Можно использовать и лазерные диски с 50-летним сроком хранения (срок хранения самого диска) или 16- и 70миллиметровую пленку, хотя использование последней в силу ряда причин не совсем эффективно.

В РФ достаточно объектов для хранения страхового фонда, заполнены они  примерно на 50-60% и расположены в  основном за Уралом. К сожалению, многие лаборатории самоликвидировались, однако возможность действующих составляет 140-200 тыс. кадров в год.

Особо активно участвуют в создании территориальных страховых фондов такие регионы, как Москва, Кемерово, Тула, Курск и ряд других.

В архиве организации, где документы  интенсивно используются в различных  целях, рекомендуется создавать  фонд пользования, который может  быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением  электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

Библиографический список литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения». - М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.