Автор работы: Пользователь скрыл имя, 03 Декабря 2013 в 08:39, курсовая работа
Целью исследования является изучение темы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» с точки зрения новейших отечественных и зарубежных исследований по сходной проблематике.
В рамках достижения поставленной цели автором были поставлены и решения следующие задачи:
1. Изучить теоретические аспекты и выявить природу «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации»;
2. Сказать об актуальности проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» в современных условиях;
Введение
Глава первая. Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации
1.1 Понятия «архивный документ» и «архив
1.2 Понятие об Архивном фонде Российской Федерации
1.3 Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации
Глава вторая. Комплектование и экспертиза ценности документов
2.1 Комплектование Архивного фонда Российской Федерации
2.2 Экспертиза ценности документов
Глава третья. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
3.1 Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации
3.2 Составление учетных документов в архиве. Обеспечение сохранности документов архива
Заключение
Библиографический список литературы
Необходимо обратить внимание и
на отметку ЭПК рядом с
В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной комиссией самой организации.
В 2000 году вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.
Данный перечень способствует рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению конкретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных организаций.
Особо следует отметить, что применение этого перечня является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Росархива.
Структура перечня. Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.
Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.
Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, а для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов.
Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.
Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов и дел, законченных в любом месяце 1995 года, начинается с 01 января 1996 года.
Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов 1989 года исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством должна равняться разности, т.е. «75 лет - в». Например, личное дело студента, оконченное делопроизводством в связи с завершением обучения в институте в год, когда ему исполнилось 22 года, должно храниться в архиве вуза 53 года (75 - 22 = 53).
Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней Дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.).
Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).
Указания по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов:
· общие положения;
· структура и порядок применения перечня;
· организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.
Список сокращений чаще всего составляют к большим по объемам перечням.
В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей.
Способы группировки учреждений в схеме перечня. В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих перечней лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и ведомственной принадлежности: руководство, контроль, кадры и т.п. Разделы обычно имеют подразделы по более узким вопросам. Рассмотрим это более подробно.
Одни и те же виды документов создаются в разных учреждениях и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться и размножаться». Не только одинаковые виды документов могут откладываться в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестнице управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности.
Для того чтобы избежать поступления в государственный архив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, входящих в систему одного ведомства.
В ведомственных перечнях все учреждения,
организации и предприятия
Звеном перечня является группа учреждений одного уровня управления.
Группировка учреждений по звеньям
ведомственной системы
Многозвенность перечней в 1980-1990-х годов напрямую связана со списками источников комплектования.
Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.
Глава третья. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации
Архивист как хранитель фондов
должен знать вверенное ему
· подсчет количества документов в архиве;
· регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
· заполнение на их основе документов
централизованного
· составление в органах
Централизованный
централизации учета - регламентация взаимодействия Росархива с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части Архивного фонда РФ, и собственниками документов негосударственной части Архивного фонда РФ;
унификации учета - преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);
динамичности учета - любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;
полноты и достоверности государственного учета - документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.
Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.
Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета Архивного фонда РФ являются: архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция); единица хранения; отдельный обособленный документ.
3.1 Организация учета
документов Архивного фонда
Государственному учету
· государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
· государственных музеев и библиотек;
· научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук (РАН), а также других ведомств;
· структурных подразделений
· негосударственных архивов
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 08 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.
Отношения с собственниками документов
негосударственной части Архивн
Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с Росархивом и выполнение самостоятельной работы по учету документов.
Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда РФ.
Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» - профессиональное «заболевание» архивистов.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.
3.2 Составление учетных документов в архиве. Обеспечение сохранности документов архива
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.
Основной «костяк» внутренних учетных документов в государственных архивах и архивах учреждений совпадает.
К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.
Назначение названных выше учетных
форм практически идентично в
разных хранилищах, но в их ведении
наблюдается специфика в
Попробуем разобраться в этом многообразии учетных документов.
Информация о работе Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации