Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации

- государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

- негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

- физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной и негосударственной  частей Архивного фонда РФ могут  применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное  хранение - это хранение документов Архивного фонда РФ без определения срока (бессрочно).

Временное хранение - это хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Росархива, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

Муниципальные (районные и городские) архивы могут  осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов)э

Учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ по договору с их собственником.

Временное хранение осуществляется , как правило, осуществляется в интересах учреждений и ведомств, до тех пор, документы нужны для информационного обеспечения работы хранящего документы учреждения.

Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение  в собственности государства - это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием может быть, как договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, так и приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом. Передача так называемых бесхозных материалов происходит только, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников».

Депозитарное  хранение документов - это хранение документов Архивного фонда РФ органами исполнительной власти и организациями (в т.ч. государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение срока и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченными Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. По истечении срока депозита, установленного в договоре, не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника.

Отраслевые  фонды, по сути, представляющие собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, также имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.

ХХ+

 

Глава вторая. Комплектование и экспертиза ценности документов

2.1 Комплектование  Архивного фонда Российской Федерации

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

1) установление  профиля архива;

2) определение  источников комплектования;

3) определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

4) организация  комплектования.

Определение источников комплектования

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились  к 1960-м годам. К концу 1980-х годов  они были развиты и дифференцированы. Однако в середине 1990-х годов, в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить.

В 1960-1980-е годы сложились следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов:

1) для учреждений:

· значение учреждений в системе органов власти и  управления, в отраслевой ведомственной  системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

· полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;

· соответствие документов учреждения профилю государственного архива;

2) для документов  личного происхождения:

· значение творческой и общественной деятельности фондообразователя  в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

· история фонда, т.е. степень сохранности личного  фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

· взаимосвязь  фонда с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

На основе этих критериев утверждались списки источников комплектования Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы СССР. ГАУ при СМ СССР. - М., 1960.

Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, являющихся или не являющихся источниками  комплектования государственных архивов. ГАУ при СМ СССР. - М., 1987., в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

· учреждения, организации  и предприятия, документы которых  подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

· учреждения, организации  и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему;

· учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.

Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отличаются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (групповой), немногое ото всех (повидовой).

Особого внимания требует отбор на государственное  хранение документов о подготовке и  проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и  организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

Такова система  критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х годов и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 года. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

Во-первых, после  распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения - недробимости архивных фондов и комплексов фондов - было принято решение - не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменениями статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов РФ, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации; муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе принципа территориальности комплектования, т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

В-третьих, в  связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждения уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений - самостоятельных источников комплектования.

В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись  также с неотложной проблемой  приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений - это один путь решения проблемы, другой - создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Росархив от большого количества социально-правовых запросов.

В-четвертых, в 1990-е годы наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных  структур постоянно сокращается  в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Росархивом не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

· выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;

· установить «договорные  отношения» с представителями этих структур.

В результате выявления  негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования государственных архивов.

Источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие  историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной форой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

Критерий	Пояснение
Функционально-целевое  назначение учреждения	Выполнение  основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах
Масштаб деятельности	Многопрофильность производства товаров и услуг; объем  уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников
Вид организации	Сложившаяся структура  и организация деятельности, наличие  иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур
Полнота отражения  информации	Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций

Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации - партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерий определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

Политические  организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.