Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Января 2014 в 21:46, контрольная работа
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документе настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.
Введение
1. Правила оформления делового письма
2. Виды писем
3. Оформление документа: «Трафаретные тексты»
Список используемой литературы
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:
Направляем заявку на… необходимых Вашему заводу в 2000 г. для…
Высылаем наложенным платежом…
Возвращаем проект… на … стр. со следующими замечаниями…
Представляю на утверждение проект плана…
Направляем протоколы
В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)…
Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:
Направляем подписанный с
Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.
Приложение: договор о… №… на 3 л. в 3 экз.
Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:
Возвращаем подписанный и
Направляем… экземпляра, подписанного нами договора №… на поставку…
Просим… и один экземпляр договора №…… возвратить нам.
Письмо-напоминание. Письмо-напоминание
следует направлять тогда, когда
не удается с помощью телефонных
переговоров или личного
Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим ОТ него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:
Директору фирмы______________________
Письмом от 12.02.2000 № 207 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2000 г. кирпича на сумму до… рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.
Напоминая об этом, просим в 10-дневиый срок подтвердить Ваше Согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная Продукция будет нами поставлена другим потребителям.
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний:
Напоминаем, что согласно договору № …… Ваше предприятие должно было закончить работы по … к 10.05.2000.
Предлагаем Вам закончить
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет… Срок оплаты истекает…
Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.
Срок представления заявок истекает…
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:
«Напоминаем, что…»
«по проекту совместного
«Напоминаем Вам, что…»
«Ваша задолженность по
«срок представления условий договора истекает…»
«Несмотря на неоднократные напоминания.., »
«Ваша фирма до сих пор не представила…»
«мы до сих пор не получили…»
Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.
Приведем пример текста информационного письма:
О публикации статей
В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более… страниц до… 2000 г.
Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.
Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:
Наименование организации
Адрес
_____№__________________
на №_____ от _____________
Приглашение
Глубокоуважаемый Александр
16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.
Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу… Приложение: Проект линии теплопередачи на 32 л. в 1 экз.
Председатель ученого совета академии Подпись П.Н. Сергеев
Секретарь ученого совета Подпись Л.Д.Сухов
Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании включить сделку с указанием конкретных условий. Либо это мост быть ответ той или иной организации на ее запрос.
Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений:
[Наименование организации]
[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
В письмах-подтверждениях часто встречаются, например такие словосочетания:
«Подтверждаем…»
«получение документов на…»
«Ваши условия поставки оборудования..
«С благодарностью подтверждаем…»
«получение Вашего письма от…»
«получение Вашего заказа
и приступаем к его выполнению…
«ПТ «Комкон» подтверждает…»
«свой запрос о строительстве моста…»
«условия поставки видеомагнитофонов…».
3. Оформление документа: «
Трафаретные тексты - это одна из разновидностей современных писем. Уникальность их состоит в том, что письмо содержит общую часть, напечатанную машинописным текстом (реквизиты, заголовок к тексту, основной текст). А те части письма, которые подвергаются изменениям, заполняется рукой.
Список используемой литературы
1. Караульнов В.Н.: Документирование управленческой деятельности: Учебный модуль - Кемерово, 2002
2. Картов В.В.: Система докуметооборота на предприятии, М.: Имапрес, 2000
3. Кирсанова М.В. Курс
4. Кузнецова Т.В.