Современное деловое письмо

 

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых  документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложения» никакая запись не производится. Например:

 

Приложения: 1. Копия контракта с  фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

 

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может  быть сделано в таком виде:

 

Приложение: на л. в экз.

 

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

 

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

 

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000»  в 3 экз.

 

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые  реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

 

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу  от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

 

Директор школы Подпись Н.К. Сидоров

 

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо  ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным  вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

 

При подписании письма несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

 

Директор института Подпись  А.Н. Марченко

 

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

 

При подписании письма несколькими  лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном  уровне:

 

Директор ОАО «Магнит» Директор ЗАО «Молочный завод»

 

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Сидоров

 

Все экземпляры писем, остающиеся в  делах организаций, должны содержать  подлинные подписи должностных  лиц.

 

Если должностное лицо, подпись  которого заготовлена на проекте  письма, отсутствует, письмо подписывает  лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

 

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

 

Отметка об исполнителе (составителе  письма) включает фамилию исполнителя  и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне  письма.

 

2. Виды писем

 

 

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть  заинтересованность предприятия в  ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

 

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

 

Наименование организации Директору

 

Почтовый адрес Наименование

 

Телефон. Расчетный счет организации

 

От ; № 

 

На № от

 

Инициалы, фамилия

 

О заключении договора

 

Организация в течение долгих лет  является крупным поставщиком трикотажных  изделий для предприятий и  организаций……… на сумму около…. руб.

 

В настоящее время организация  не обеспечена сырьем и вынуждена  прекратить поставки продукции для………..В целях сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из……… процентного фонда о выделении организации………тонн сырья.

 

Директор Подпись Инициалы, фамилия

 

Фамилия исполнителя, номер телефона

 

Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

 

Директору производственного

 

кооператива …………………..

 

Инициалы, фамилия

 

Общество с ограниченной ответственностью…  убедительно просит предоставить имеющуюся  на Вашем предприятии модель профессионального  телефакса.

 

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.

 

Благодарим за Вашу готовность оказать  нам поддержку в этом деле.

 

Директор Подпись Инициалы, фамилия

 

Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий-монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в 5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Название закона, номер статьи в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.

 

Прошу рассмотреть вопрос о включении  общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам  нарушения ………………………………………………………………………………….

 

Название законодательства Должность Подпись Инициалы, фамилия

 

Анализ социально-экономической  ситуации в промышленном комплексе  показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях…... сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.

 

В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях. Перед  руководством…... стает задача принятия необходимых мер по обеспечению  занятости населения.

 

Для разработки программы занятости  населения прошу представить  сведения об ожидаемом высвобождении  численности работающих и возможности  их использования на предприятиях в 1999 г.

 

Организация при строительстве  пусковых объектов агропрома и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой……..

 

Прошу изыскать возможность для  бартерного обмена организации на ….... тонн металла… тыс. штук кирпича.

 

…………………………………………………………………………………….

 

Название организации

 

просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость  с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам  народного потребления.

 

Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.

 

Открытое акционерное общество…... специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для  преобразования энергии ветра в  электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок  различного назначения, в том числе:

 

 

отопления жилых домов;

 

горячего водоснабжения жилых  домов.

 

Просим рассмотреть вопрос использования  данных экологически чистых агрегатов  в Вашей области.

 

В адрес ….... обратилось руководство  производственного кооператива  …… с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.

 

Учитывая важность укрепления связей предприятий …............. с угледобывающими  районами, прошу изучить возможность  участия Вашего предприятия в выполнении заказов… (перечень проблем прилагается).

 

…свои предложения направить… в  срок до…

 

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

 

«Просим…»

 

Вас проверить качество изготовления станков»

 

«выслать в наш адрес более подробную информацию по этому во просу»

 

«включить в план изобретений»

 

«Прошу…»

 

«принять меры…»

 

«сообщить данные о сроках поставки…»

 

«направить нам договор…»

 

«подтвердить по телефаксу получение  документов».

 

Письма-ответы (ответы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

 

повторение просьбы, на которую  составляется ответ;

 

обоснование причины-отказа (если это  письмо-отказ);

 

констатация отказа.

 

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или  организации:

 

Наименование Директору концерна

 

организации ЗАО «Ятрань»

 

Г.И. Сидорову

 

Адрес

 

 № 

 

на №______ от_______

 

Заголовок

 

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО… и регистрации госпредприятием  рассмотрена. Объединение… согласно указу… отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются…

 

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

 

Должность Подпись Инициалы, фамилия 

 

Фамилия исполнителя, номер телефона

 

Учитывая важность укрепления связей предприятий… с угледобывающими  районами, прошу изучить возможность  участия Вашего пред приятия в  выполнении заказов… (перечень проблем  прилагается).

 

…свои предложения направить… в  срок до…

 

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

 

«Просим…»

 

«Вас проверить качество изготовления станков» «выслать в наш адрес  более подробную информацию по этому  вопросу» «включить в план изобретений»

 

«Прошу…»

 

«принять меры…»

 

«сообщить данные о сроках поставки…»

 

«направить нам договор…»

 

«подтвердить по телефаксу получение  документов».

 

Письма-ответы (отказы). Логическая схема  письма-ответа (отказа) следующая:

 

повторение просьбы, на которую  составляется ответ;

 

обоснование причины-отказа (если это  письмо-отказ);

 

констатация отказа.

 

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или  организации:

 

Наименование Директору концерна

 

организации ЗАО «Ятрань»

 

 Г.И. Сидорову

 

Адрес

 

 № 

 

на № от

 

Заголовок

 

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО… и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение… согласно указу… отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются…

 

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

 

Должность Подпись Инициалы, фамилия 

 

Фамилия исполнителя, номер телефона

 

Варианты текстов писем-отказов  могут быть такими:

 

Вашу просьбу об изменении срока  поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

 

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном  теплоходе… нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

 

Ваше ходатайство по вопросу  предоставления налоговых льгот  на Прибыль и добавленную стоимость  фирме… рассмотрено дирекцией компании…

 

В соответствии с законом… Ваша продукция  не включена в перечень товаров, освобождаемых  от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории… и расширению не подлежит.

 

Учитывая изложенное, Ваша просьба  не может быть удовлетворена.

 

Ваша заявка о приватизации хлебозавода  не может быть принята, Так как  имущество данного предприятия включено в перечень объектов, Не подлежащих приватизации.

 

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать  покупателем в соответствии со статьей  закона…

 

Уведомляем Вас о том, что  Ваше предприятие не может выступить  покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

 

В письмах-отказах часто встречаются  следующие словосочетания:

 

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»

 

«Считаем нужным сообщить Вам…» 

 

«Предлагаемые Вами сроки проведения…»

 

«Ваше предложение не получило поддержки»

 

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения  к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

 

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.