Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его  объема дробью, в числителе которой  указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий. Однако при этом полученный результат  будет некорректным — многие документы  составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится  на общем результате. Основное правило  подсчета документов — однократность.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие  сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния  документооборота, его изменений. установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации  в целом, ее структурных подразделений  и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов  движения тех или иных документов  задачам и функциям структурных  подразделений или должностных  лиц;

- разработать мероприятия по  совершенствованию процессов обработки  документов в целом или их  отдельных операций;

- установить оптимальное количество  информации, необходимой и достаточной  для функционирования аппарата  управления;

- рассчитать численность службы  делопроизводства.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.

1.3 Порядок движения документов  на предприятии

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положение, приказы  о распределении обязанностей, организационная  структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Работа с документами состоит  из ряда последовательных операций: прием  документов, их распределение и направление  на исполнение, исполнение и отправка.

Прием, обработка и распределение  поступающих документов. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре  службы делопроизводства крупных организаций  для этого предусматривают создание специализированного участка —  экспедиции, как одного их структурных  подразделений службы в соответствии с рисунком 3. В канцеляриях и  общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную  службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые  не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем в соответствии с рисунком 4.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют  реализовать основное правило организации  документооборота, то есть прохождение  документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы  исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить  ее сроки, вести учет затрат на обработку  документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных  условиях наряду с этими способами  доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную  почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем  передачи их командированными сотрудниками других учреждений в соответствии с  рисунком 5.

Задача службы делопроизводства —  организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной обработки  поступивших документов в соответствии с рисунком 6.

Правила первичной обработки поступивших  документов сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для  пересылки адресату.

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и  приложении об этом сообщают  отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению.

4. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда  дата на почтовом штемпеле  имеет значение для доказательства  даты получения документа, когда  на конверте нет надписи «лично»,  а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой «лично»  не вскрываются, а передается  адресату. Однако в некоторых  организациях количество документов  может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная  обработка поступивших документов  предусматривает учет их поступления,  дата и учетный номер проставляются  на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет всех  поступивших документов — на  документе проставляется штамп  об их получении, где указывается  наименование организации, дата  поступления, порядковый учетный  номер документа. Обычно в штампе  предусмотрено место для последующего  проставления входящего регистрационного  индекса.

7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют  по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки  — адресование документов. Обычно  документы, адресованные руководству,  передаются в канцелярию для  подготовки к рассмотрению, туда  же поступают документы, адресованные  организации (без указания фамилии  должностного лица). Документы, адресованные  в структурные подразделения,  проходят сортировку по их  названиям.

В небольших организациях вся поступающая  документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать  классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных  документов по ячейкам сортировочного  шкафа, откуда документы забирают  секретари структурных подразделений.  В небольших организациях секретари  используют папки-регистраторы, разделы  которых закрепляют за отдельным  структурным подразделением или  исполнителем.

Большая часть организаций и  учреждений обладает помимо почты и  другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную  информацию, поступает в организации  по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних  организаций, происходит передача «из  рук в руки». Все эти способы  доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным  каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей  по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы  «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться  в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи  с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств  для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять  компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно  с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность  использовать сведения из годного документа  для создания другого.

Это приводит к децентрализации  приема-передачи документов, результатом  чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может  стать чрезмерная автономность структурных  подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. [21] Поэтому для включения электронных  документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

Согласно рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения  и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных  лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных  формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где  структурные подразделения расположены  на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для  доставки поступивших документов. Курьеры  совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным  маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее  время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация первичной  обработки документов позволяет  выделить первичные потоки поступивших  документов: в адрес руководства  организации, руководства структурных  подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации  документов.

Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами. Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

Документы, адресованные в структурные  подразделения, направляются в их секретариаты для тех же операций.

С 1970-х годов получила широкое  распространение методика предварительного рассмотрения документов. Предварительное  смотрение документов проводится секретарем-референтом руководителя, его помощником или  одним из работников службы делопроизводства. Требования к этим сотрудникам —  высокая квалификация, достаточный  стаж работы, знание состояния дел  организации, а также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на руководства документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителем в обязательном порядке — документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов — в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное смотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки.

Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому референт должен иметь четкие представления  о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между руководством, функции структурных  подразделений, функции и специализацию  отдельных сотрудников.

Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной  обработки документов и значительно  ускоряет движение документов, так  как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя  рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий  уровень управленческой структуры, то есть документы попадают к исполнителю  уже в день их поступления в  организацию.

Рассмотрение документов руководителем  организуется в этом случае более  рационально — к нему попадают документы, которые имеют принципиально  важное значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще  представляется подборка справочных данный или предварительной переписки.