Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Проведенный анализ помещения показал, что в целом оно удовлетворяет  современным требованиям по безопасности труда, изложенным в СанПиН 2.2.2.542-1996. Однако, для повышения эффективности  труда и повышения уровня безопасности пользователя рекомендуется устранить  выявленные несоответствия нормам, применив изложенные выше мероприятия и методы.

Заключение

 

В заключении подведем основные итоги  дипломного проекта. Дипломный проект был посвящен анализу системы  документооборота ООД УУМ МОБ  РОВД Ленинского района г.Астрахани  и разработке рациональных предложений  по ее совершенствованию.

В ходе анализа деятельности Отдела участковых Ленинского РОВД было выявлено, что документооборот ООД УУМ  занимает место узлового звена системы  делопроизводства РОВД.

Анализ организации документооборота Отдела участковых Ленинского РОВД выявил, что регистрация сообщений часто  идет с опозданием от оперативной  работы, ежедневный контроль за соблюдением  порядка не осуществляется.

На основании анализа движения документов в ООД УУМ было выявлено, что главное правило организации  документооборота — оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени  на этапе от первичной обработки  до поступления на исполнение документы  движение документов в ООД УУМ, не соблюдается.

Проведенный анализ составления и  оформления документов показал, что  в процессе организации документирования ООД УУМ нарушаются основные требования к составлению и оформлению документов.

Анализируя наличие и соответствие современным требованиям в этой области уже имеющееся в ООД  УУМ техническое оборудование, был  сделан вывод, что в целом оснащенность ООД УУМ техническими средствами и офисным оборудованием можно  назвать неудовлетворительным.

Таким образом, анализ существующей системы  документооборота ООД УУМ выявил необходимость разработки рациональных предложений по совершенствованию  системы документооборота ООД УУМ.

В ходе дипломного проектирования были проведены следующие мероприятия  по совершенствованию системы документооборота ООД УУМ:

- разработаны рациональные схемы  движения входящих и исходящих  документов;

- составлена унифицированная форма  документа;

- спроектирована должностная инструкция  по делопроизводству для УУМ;

- предложен комплекс средств  автоматизации системы документооборота  ООД УУМ;

- разработана и внедрена в  процесс документооборота база  данных «Участковый»;

- обоснован экономический эффект  от внедрения проекта;

- обеспечены безопасные для  жизни и здоровья условия работы  УУМ.

Разработанные схемы движения входящих и исходящих документов позволят наиболее эффективно организовать документооборота ООД УУМ за счет оперативного прохождения  документа по наиболее короткому  маршруту с наименьшими затратами  времени.

Внедрение и использование разработанной  унифицированной формы документа  в делопроизводственном цикле позволяет  сократить объем документооборота ООД УУМ, способствуя возможности  использования менее квалифицированных  работников и высвобождение значительного  количества УУМ с более высокой  квалификацией для организации  профилактической и иной работы с  гражданами.

Разработанная должностная инструкция для УУМ по ведению делопроизводства гарантирует порядок и оперативность  документационного обеспечения  деятельности ООД УУМ.

Создание и внедрение комплексной  системы управления документооборотом  ООД УУМ позволяет перейти  на качественно новый уровень  эффективности работы с документами.

Разработанная база данных «Участковый», предназначенная для УУМ, одобрена руководством РОВД, нашла применение и используется в ООД УУМ для  решения задач в реальных условиях.

Проведенный в ходе дипломного проектирования расчет экономической эффективности  показал, что проект социально и  экономически выгоден, срок окупаемости  разработанной системы управления документооборотом в ООД УУМ  составит семь месяцев работы.

Проведенный анализ помещения показал, что в целом оно удовлетворяет  современным требованиям по безопасности труда, изложенным в СанПиН 2.2.2.542-1996.

Все вышеприведенные факторы обусловливают  практическую значимость разработанной  системы документооборота в ООД  УУМ и показывают необходимость  ее применения в ООД УУМ МОБ  РОВД в реальных условиях.

Разумеется, решение о применении в ООД УУМ новой системы  управления документооборотом требует  предварительного решения как минимум  двух задач:

- убедить всю иерархию специалистов  и чиновников, связанных с решением  этой проблемы, в необходимости  ее решения;

- воплотить методологическую основу  новой проблемы в механизмы  и технологии, создающие необходимый  практический базис ее решения.

По сути дела, рациональная система  документооборота ООД УУМ на практике означает полную осведомленность УУМ  о состоянии криминальной обстановки на территории участка, высвобождение  значительного количества УУМ с  более высокой квалификацией  для организации профилактической и иной работы с гражданами, стратегического  планирования операций по сокращению роста преступности на территории административного  участка. От этого зависит эффективность  борьбы с различными видами преступности, предупреждение правонарушений, ускорение  раскрытия преступлений как на территории административного участка, района, так и всего города в целом.

Список использованных источников

 

Гражданский кодекс Российской Федерации [Текст]. - М., Норма, 2002 – 587 с.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях [Текст]. - М., Норма, 2002 – 657 с.

Уголовный кодекс Российской Федерации [Текст]. - М., Норма, 2004 – 629 с.

Уголовно-процессуальный Кодекс РФ. [Текст]. - М., Норма, 2002 – 982 с.

Закон РФ от 18.04.1991 №1026-1 (ред. от 08.12.2003, с изм. от 23.12.2003) «О милиции» [Текст]. - М., Закон, 1992 – 925 с.

Приказ МВД РФ от 13.03.2003 №158 «Об  утверждении инструкции о порядке  приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации сообщений о преступлениях  и иной информации о правонарушениях» [Текст]. - М., Закон, 2004 – 621 с.

Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 №118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов САНПИН 2.2.2/2.4.1340-03 «Санитарно-эпидемиологические правила  и нормативы. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. [Текст]. – М., Закон, 2003 – 348 с.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и  архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998 – 62 с.

Государственная система документационного  обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела, 1991 – 124 с.

ГОСТ 6.30-2003. Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003 – 69 с.

Андреева, В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

Банк, В.Р., Зверев, В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. - Астрахань, 2003 – 567 с.

Делопроизводство (Организация и  технология документационного обеспечения  управления): Учебник для вузов / Кузнецова, Т.В., Санкина, Л.В., Быкова, Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. –  М., ЮНИТИ-ДАНА, 2001 – 359 с.

Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Кузнецова, Т.В., Лихачев,М.Т. , Райхцаум, А.Л., Соколов, А.В.: Сост. М.Т. Лихачев. — М., Экономика, 2001 - 271 с.

Еремченко, В.А. Проблемы государственного регулирования документационного  обеспечения управления. / Делопроизводитель  – 2001 - №1 – с.15-18.

Илюшенко, М.П. Организация документооборота. / Делопроизводство - 1998 - №1 - с. 51-57.

Карминский, А.М., Нестеров, П.В. Информатизация бизнеса. - М.: Финансы и статистика, 2000 – 198 с.

Козлов, М.С. Совершенствуем делопроизводство. / Автоматизация документооборота – 2002 - №2 – с.24-26.

Кузнецов, С.Л. Делопроизводство на компьютере. Компьютерные технологии в производстве. – 3-е изд., доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа», 2003 – 625 с.

Кузнецов, С.Л. Программы автоматизации. Общий обзор. / Делопроизводство – 2001 - № 1 – С. 73-77.

Кузнецов, С.Л. Применение современных  технологий в работе с документами. / Секретарское дело. - 2002 - № 3 - с.48.

Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М., ЗАО  «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 818 с.

Кузнецова, Т.В. Методы совершенствования  документооборота. / Секретарское дело - 2002 - №2 – с.16.

Кузнецова, Т.В. Проблемы организации  службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) на современном этапе. / Делопроизводитель – 2001 - №1 – с.44.

Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. - М., ЗАО «Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 2002 - 288 с.

Ларин, М.В. Проблемы совершенствования  документационного обеспечения  управления в современных условиях. / Экономика и жизнь. – 2001 - №14 - с.32-35.

Ларин, М.В. Управление документацией  в организациях (проблемы истории  и методологии). Диссертационная  работа доктора исторических наук. / Делопроизводитель - 2000 - №4 – с.45-52.

Организация работы с документами: Учебник. / Кудряев, В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло, Г.Н. и др. - М., Инфра-М, 2001 - 572 с.

Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству. - М., Издательство ПРИОР, 2001 – 234 с.

Титоренко, Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М., ЮНИТИ, 2003 – 621 с.

Трубилин, И.Т., Семенов, М.И., Лойко, В.И., Барановская, Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М., Финансы и статистика, 2003 – 371 с.