Совершенствование системы документооборота в ООД УУМ МОБ РОВД Ленинского района г.Астрахани

Пользователь впоследствии может  просмотреть список УУМ, после чего он имеет возможность отредактировать  данные выбранного УУМ либо совсем удалить его из системы.

Справочник личного состава  УУМ хранится в таблице Личный состав УУМ, структура и правила  поддержки целостности данных которой  приводятся в таблице 13.

Таблица 13 - Личный состав УУМ

Наименование реквизита	Тип данных	Описание
Табельный номер	Текстовый	Номер удостоверения
ФИО	Текстовый	Фамилия, имя, отчество УУМ
Звание	Текстовый	Звание УУМ
Должность	Текстовый	Занимаемая УУМ должность
Номер УПМ	Числовой	Принадлежность к УПМ

 

При регистрации новой записи о  сообщении и решении по данному  сообщению в БД вносится вся информация о них, которая включает:

- табельный номер УУМ, регистрирующего  поступившее сообщение;

- классификация сообщения (КУС  или ЖУИ);

- номер и дата регистрации  сообщения;

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- адрес и телефон заявителя;

- краткая фабула дела;

- код решения по поступившему  сообщению;

- номер регистрации решения.

УУМ может просмотреть список сообщений, после чего он имеет возможность  отредактировать данные выбранного сообщения либо совсем удалить его  из системы.

Данные о регистрации сообщений  хранятся в таблице Регистрация  сообщений, структура и правила  поддержки целостности данных которой  приводятся в таблице 14.

 

Таблица 14 – Регистрация сообщений

Наименование реквизита	Тип данных	Описание
Табельный номер	Числовой	УУМ при исполнении
Код регистрации	Текстовый	Классификация сообщения
Номер регистрации	Числовой	Номер регистрации сообщения
Дата	Дата/Время	Дата регистрации
Заявитель	Текстовый	ФИО заявителя
Дата рождения	Дата/Время	Дата рождения заявителя
Адрес	Текстовый	Адрес заявителя
Краткая фабула дела	Текстовый	Содержание заявления
Номер решения	Числовой	Номер регистрации решения
Код решения	Текстовый	Классификация решения

 

Входными документами в разрабатываемой  системе являются:

- данные об УУМ;

- данные об УПМ;

- данные о регистрации сообщений  и разрешении сообщений.

Выходными документами в разрабатываемой  системе являются:

- рапорт об обнаружении признаков  преступления;

- постановление об отказе в  возбуждении уголовного дела;

- постановление о передаче сообщения  по последственности;

- постановление о перерегистрации  в КУС при обнаружении признаков  преступления;

- определение об отказе в  возбуждении дела об административном  правонарушении.

Данные отчеты могут быть выведены на экран для предварительного просмотра  или на печать на листах формата  А4.

После запуска программы на экране появляется главная кнопочная форма  «Участковый» в соответствии с рисунком 41.

Описания логики интерфейсов приводятся в приложении Ж.

Данная база данных, предназначенная  для УУМ, одобрена руководством РОВД, нашла применение и используется в ООД УУМ для решения задач  в реальных условиях. Благодаря тому, что программа является универсальной  и доступной для пользователя, овладение продуктом является простым  делом. Для работы с программным  продуктом используется простой, интуитивно понятный интерфейс. Последовательность работы с объектами формы определяется доступностью командных кнопок.

Использование разработанной системы  управления документооборотом в  ООД УУМ в реальных условиях привело  к улучшению ряда показателей:

- вводится унифицированная, формализованная  и строго регламентированная  технология делопроизводства;

- появляется возможность ответить  на любой вопрос по документам  и исполнителям, осуществлять анализ  и управление документационной  деятельностью;

- уменьшается зависимость организации  от персонала как физического  носителя технологических знаний  и правил работы с документами;

- создаются условия для резкого  ускорения прохождения документов, особенно при организации электронного  документооборота.

- минимизируется трудоемкость  делопроизводственных операций  в несколько раз.

4 Обоснование экономической  эффективности проекта

 

Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации  деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД.

Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и исходящей информации.

В качестве исходных данных для расчета  экономической эффективности от проекта используем существующие показатели деятельности ООД УУМ, в направлении  которых предполагается достижение качественных и количественных изменений (таблица 15).

 

Таблица 15 - Трудоемкость выполняемых  операций до внедрения СЭД

Выполняемая операция	Среднее время выполнения (мин.)	Число УУМ	Среднее ежемесячное количество выполняемых операций	Суммарные затраты времени (чел/дн)
Регистрация входящего документа	30	33	200	3
Регистрация внутреннего  документа	30	12	30	1
Регистрация исходящего документа	30	33	100	2
Размножение документа по резолюциям	50	33	200	5
Подготовка типовых отчетов	120	8	50	13
Поиск документов по известным  атрибутам	20	14	50	1
Поиск документов по неизвестным  атрибутам	120	11	20	4
Подготовка типового документа	180	33	200	18
Согласование типового документа	240	33	200	24
Выдача напоминаний о  приближение срока исполнения документа	60	8	100	13
Передача документа на исполнение или ознакомления	180	33	200	18
Преобразование бумажного  документа в электронный вид	30	17	50	1

Анализ затрат времени на выполнение операций после внедрения системы  электронного документооборота представлен  в таблице 16.

 

Таблица 16 - Трудоемкость выполняемых  операций после внедрения СЭД

Выполняемая операция	Среднее время выполнения (мин)	Число УУМ	Ежемесячное количество выполняемых  операций	Суммарные затраты времени (в чел/дн)
Регистрация входящего документа	10	17	200	2
Регистрация внутреннего  документа	5	6	100	2
Регистрация исходящего документа	5	17	100	1
Размножение документа по резолюциям	5	17	100	1
Подготовка типовых отчетов	5	4	5	1
Поиск документов по известным  атрибутам	1	7	50	1
Поиск документов по неизвестным  атрибутам	5	6	15	1
Подготовка типового документа	20	17	10	1
Согласование типового документа	15	17	50	1
Выдача напоминаний о  приближение срока исполнения документа	1	4	300	2
Передача документа на исполнение или ознакомления	5	17	300	2
Преобразование бумажного  документа в электронный вид	2	9	200	1

 

Таблица 17 - Затраты времени на выполнение операций до и после внедрения  СЭД

Суммарные затраты времени  на выполнение операций	Количество, (чел/дней)
До внедрения системы  электронного документооборота, ЗВ1	103
После внедрения системы  электронного документооборота, ЗВ2	16

 

Как видно из таблицы 17, суммарные  затраты времени на выполнение операций до внедрения системы электронного документооборота составляют 103 дня, а  суммарные затраты времени на выполнение операций после внедрения  СЭД составляет 16 дней.

Расчет трудоемкости выполнения операций до внедрения системы электронного документооборота производится по формуле (1):

Т1 = ЗВ1 *количество операций*число  сотрудников/480 (1),

где Т1 – трудоемкость выполнения операций до внедрения системы электронного документооборота, дней;

ЗВ1 – суммарные затраты времени  на выполнение операций до внедрения  системы электронного документооборота, чел/дней (ЗВ1=103 дня).

Т1 = 103 *17*50/480=182

Расчет трудоемкости выполнения операций после внедрения системы электронного документооборота производится по формуле (2):

Т2 = ЗВ2 *количество операций*число  сотрудников/480 (2),

где Т2 – трудоемкость выполнения операций после внедрения системы  электронного документооборота, дней;

ЗВ2 – суммарные затраты времени  на выполнение операций после внедрения  системы электронного документооборота, чел/дней (ЗВ1=16 дней).

Т2 = 16 *9*200/480=60

Таким образом, в результате внедрения  системы электронного документооборота удается достичь снижения трудоемкости выполнения операций на 122 дня (182-60=122).

Определим общую экономию средств  от снижения трудоёмкости на выполнения операций после внедрения системы  электронного документооборота.

По формуле (3) определим, сколько  стоит один час работы сотрудников  ООД УУМ, исходя из их месячных окладов.

Сч = О / Кч (3),

где Сч - стоимость часа работы;

О - месячный оклад;

Кч – количество часов в месяце (Кч=160 час).

По формуле (4) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.

(4),

где Э – экономия от снижения трудоёмкости;

Т1 и Т2 – трудоёмкость операции до и после внедрения СЭД, дней, (Т1-Т2=122);

n – число сотрудников в подразделении  (n=33).

Результаты расчётов приведены  в таблице 18.

 

Таблица 18 - Определение экономии от снижения трудоёмкости

Должность	Оклад, руб.	Число УУМ	Средняя зарплата 1 сотрудника, руб.	Стоимость часа работы, руб.	Экономия от снижения трудоёмкости, руб.
Начальник ООД УУМ	15000	1	15000	93,75	11438
Ст.УУМ	10000	8	1250	62,5	7625
УУМ, майор	9800	4	3267	61,25	7473
УУМ, капитан	8700	3	2175	54,375	6634
УУМ, старший лейтенант	7700	11	7700	48,125	5871
УУМ, лейтенант	7400	14	308	46,25	5643
УУМ, младший лейтенант	6300	1	6300	39,375	4804
Итого	64900	33	5142	58	49486

 

Полученная сумма экономии (15414 руб.) составляет примерно 23% от суммы  окладов всех сотрудников этого  подразделения.

Вычислим срок окупаемости АИС. При расчете стоимости необходимо учитывать, что РОВД является государственным  учреждением и находится на финансировании местного и федерального бюджета, что  обуславливает предоставление скидок на приобретение операционной системы Microsoft Windows XP и Microsoft Office XP. Учитывая это, определим срок окупаемости.

Число АРМ в ООД УУМ составляет 8.

Стоимость 1 рабочего места определим  по формуле (5):

Стоимость 1 рабочего места (руб.) = Стоимость  обеспечения / 8 (5)

Стоимость 1 рабочего места составляет 49532/8=6192 руб.

Ежемесячные расходы до внедрения (руб.) вычисляются по формуле (6):

Ежемесячные расходы до внедрения = Средняя заработная плата 1 работника*Т1 (6)

Ежемесячные расходы после внедрения (руб.) вычисляются по формуле (6):

Ежемесячные расходы после внедрения = Средняя заработная плата 1 работника*Т2 (7)

Ежемесячная экономия (руб.) вычисляется  по формуле (8):

Ежемесячная экономия = Ежемесячные  расходы до внедрения – Ежемесячные  расходы после внедрения (8)

Затраты на автоматизацию (руб.) определим  по формуле (9):

Затраты на автоматизацию = Стоимость 1 рабочего места (руб.) *8 (9)

Вычислим срок окупаемости (мес.) программы  по формуле (10):

Срок окупаемости = Затраты на автоматизацию / Ежемесячная экономия (10)

Результаты расчетов приведены  в таблице 19.

 

Таблица 19 - Расчет срока окупаемости  программы

Показатель для расчета	Результат расчета
Стоимость 1 рабочего места (руб.)	6192
Средняя заработная плата 1 работника (руб.)	58
Ежемесячные расходы до внедрения (руб.)	10556
Ежемесячные расходы после  внедрения (руб.)	3480
Ежемесячная экономия (руб.)	7076
Затраты на автоматизацию (руб.)	49532
Срок окупаемости (в месяцах)	7

Как видно из таблицы 19, затраты  на внедрение электронного документооборота окупаются за семь месяцев работы. Такие показатели могут быть достигнуты благодаря применению современных  информационных технологий.

Использование разработанной системы  управления документооборотом в  ООД УУМ в реальных условиях приведет к улучшению ряда показателей:

- снижение трудоемкости работы  с информацией и документами;

- уменьшение сроков подготовки  отчетности;

- облегчение труда сотрудников;

- увеличение времени для интеллектуального  труда;