Совершенствование документооборота

2.2 Организация работы службы ДОУ в

МУ ЦРБ Новокузнецкого района

Документационное обеспечение  управления в МУ ЦРБ Новокузнецкого района осуществляется специальной  службой (канцелярией), действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно главному врачу.

Основными задачами службы ДОУ являются внедрение единого  порядка работы с документами в ЛПУ в соответствии с действующей нормативно-правовой базой. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются в соответствии с требованиями законодательства РФ и утверждаются главным врачом МУ ЦРБ Новокузнецкого района.

К технологическим функциям службы ДОУ следует отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

Среди организационных  функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;

К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• контроль за сроками исполнения документов;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Служба ДОУ Центральной районной больницы имеет свою организационную структуру (Приложение Б) и штатное расписание. В соответствии со штатным расписанием служба ДОУ представлена 5 штатными единицами: секретарь руководителя, делопроизводитель, машинистка, оператор копировально-множительного аппарата, курьер.

В соответствии со своими должностными инструкциями, работники  выполняют следующие функции:

1. Секретарь:
• осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности главного врача;
• подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;
• организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
• обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
• печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;
• организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб, обращений и предложений граждан;
2. Делопроизводитель:

• принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию с применением, в соответствии с резолюциями руководителей предприятия передает документы на исполнение;
• следит за прохождением документов, осуществлять контроль за их исполнением;
• отправляет исполненную документацию по адресатам;
• ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
• ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
• обеспечивает сохранность приходящей служебной документации.

3. Машинистка:

• выполняет работу по документированию управленческой деятельности на основе широкого использования новейших техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат;
• производит техническую подготовку (набор, редактирование и корректирование) деловых документов с рукописных, машинописных, печатных и аудиооригиналов, а также под диктовку;
• производит черновую распечатку подготовленных документов для уточнения их содержания и оформления, на основании внесенной в черновые распечатки правки уточняет содержание и оформление документа;
• производит на основании заявки исполнителя (ответственного исполнителя) или указания администратора тиражирование подготовленных документов на принтере или копире;
• выполняет другие поручения и указания администратора по организации документирования управленческой деятельности предприятия.

4. Оператор копировально-множительного аппарата:

• выполняет копирование оригинала на бумагу или формную пластину на копировальных и множительных электрографических аппаратах и машинах различных систем и конструкций;
• усиливает режим копирования, увеличения копий, размножает их с формных пластин или пленок, проверяет качество копирования.
• разбирает и сравнивает отпечатанные письма с оригиналом;
• готовит оборудование и материалы к работе, регулирует оборудование в процессе работы и чистит его;

5. Курьер:

• получает в подразделениях задания по доставке или получению деловых бумаг, пакетов, писем, книг;
• своевременно и самостоятельно уточняет местонахождение адресатов, разрабатывать маршруты движения, согласовывать дни и часы приема в организациях-адресатах;
• своевременно получает доверенности, необходимые для выполнения поручений;
• выполняет поручения в указанные сроки, докладывает о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, работнику, давшему поручение, или начальнику отдела.

2.3 Организация документооборот

в МУ ЦРБ Новокузнецкого района

Движение документов с момента их получения или  создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации.

МУ ЦРБ Новокузнецкого района относится к организации IV категории – учреждения с документооборотом до 10 000 документов в год.

В МУ ЦРБ Новокузнецкого района механизм прохождения и обработки  основных категорий документов происходит следующим образом:

1. Входящая документация.

Доставка документов в ЛПУ осуществляется, как правило, средствами курьерской, почтовой и электронной связи. С помощью курьерской связи осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты.

Первичная обработка принятых документов производится сотрудником службы ДОУ - делопроизводителем. Упаковка документов (конверты, бандероли и пр.), включая заказные отправления, вскрывается, из них извлекается все содержимое. При этом особое внимание следует обратить на целостность упаковки документов и соответствие вложения данным, указанным в сопроводительном письме. На первой странице извлеченного документа проставляется регистрационный штамп ("Входящий № "). После этого сведения о документе вносятся в журнал учета.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством предприятия и направляемые непосредственно тем должностным лицам и структурным подразделениям предприятия, которым они предназначены. Документы, адресованные предприятию (руководству предприятия), учитываются и предварительно рассматриваются в службе ДОУ. После предварительного рассмотрения они передаются на последующее рассмотрение руководителю предприятия или соответствующему должностному лицу (структурному подразделению) для принятия решения. В обязательном порядке на рассмотрение руководства предприятия передаются документы, полученные от вышестоящих органов управления, а также документы, содержащие важную (конфиденциальную) информацию по основополагающим вопросам деятельности предприятия (кадровые, финансовые и т. п.).

Передача документов на последующее рассмотрение должна осуществляться, как правило, в день их поступления на предприятие. Рассмотрение руководством предприятия поступивших документов включает изучение их содержания и оформление резолюции, отражающей суть принятого руководителем управленческого решения.

Возвращенные в делопроизводство документы направляются на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия, указанным в резолюции. Предварительно содержание резолюции фиксируется в специальном журнале. На документы, исполнение которых подлежит контролю, ставится соответствующая отметка ("На контроль", "К" и т. п.). Должностные лица или начальники (ответственные исполнители) структурных подразделений оповещаются секретарем необходимости получить тот или иной документ на исполнение.

Документы, которые адресованы на исполнение нескольким должностным лицам (структурным подразделениям), передаются им одновременно (оператор копировально-множительного аппарата изготавливается необходимое число копий). Подлинник документа передается ответственному исполнителю (указанному в резолюции в качестве такового или же указанному первым).

Оперограмма движения входящих документов представлена в Приложении В.

2. Исходящая документация.

Черновик документа, предназначенного для отправки, сдается машинистке службы ДОУ ЛПУ ответственным исполнителем для подготовки проекта документа. После проект передается главному врачу, либо заместителю главного врача для ознакомления. В случае исполнения документа ненадлежащим образом, документ возвращается на доработку исполнителю.

После доработки документ передается машинистке службы ДОУ для оформления окончательного варианта документа. После этого документ передается секретарю главного врача для подписания. Затем документ регистрируется делопроизводителем. После подписи документ передается в соответствующую организацию (по каналам курьерской, почтовой или электрической связи). Документ издается в 3 экземплярах: 1-й экземпляр – в организацию; 2-й экземпляр – исполнителю; 3-й – в делопроизводство.

Оперограмма движения исходящих  документов представлена в Приложении Г.

3. Внутренние документы.

Ответственный исполнитель  получает распоряжение о подготовке документа. Из собранного материала исполнителем готовится черновик документа, который передается машинистке службы ДОУ для оформления проекта документа в печатном виде. После этого проект передается на согласование с главным врачом или заместителем главного врача. По результатам согласования проект документа либо передается исполнителю на доработку, либо передается машинистке для оформления оригинала документа. После оформления оригинал документа передается секретарю для подписания у главного врача или первого заместителя главного врача.