Совершенствование документооборота

 

1.4 Порядок работы с исходящей документацией

 

Порядок работы с документами, отправляемыми за пределы предприятия, включает следующие основные этапы:

1) регистрация;

2) оформление почтовых реквизитов;

3) конвертование (упаковка);

4) сортировка;

5) отправка;

6) помещение контрольного экземпляра  в дело.

Документ, предназначенный для отправки, сдается ответственным исполнителем в делопроизводство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух экземплярах (включая сопроводительные письма). Документ, исполненный ненадлежащим образом, возвращается исполнителю на доработку. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный штамп ("Исходящий № ___"). После этого сведения о документе вносятся в журнал учета. Оформление почтовых реквизитов на конверте (упаковке) осуществляется в соответствии со сведениями, предоставленными ответственным исполнителем документа. Конверты (упаковки) также обеспечиваются необходимым количеством знаков почтовой оплаты.

Письма подлежат отправке в конвертах установленного образца. Бандероли и посылки отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность вложения до момента их получения адресатом. На заказную корреспонденцию, а также на корреспонденцию, направляемую в 4 и более адреса, составляется расчет рассылки. Документы, подготовленные к отправке в течение дня, подлежат сортировке: часть из них отправляется обычным порядком через узел связи, а наиболее важные и срочные направляются адресатам с курьерами (посыльными).

Передача за пределы предприятия информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений осуществляется с помощью средств электрической связи. Документы, поступившие в делопроизводство, должны отправляться адресатам, как правило, в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Телеграммы принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

 

1.5 Порядок работы с внутренними документами

 

Порядок работы с внутренними  документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4) согласование проекта документа (при необходимости — корректировка по результатам согласования);

5) представление документа на подпись (утверждение);

6) передача на регистрацию  (при необходимости — также на тиражирование);

7) передача документа должностным  лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства  в повседневной работе;

8) помещение в дело.

Из распоряжения на подготовку документа ответственному исполнителю должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект документа, с кем (при необходимости) согласовать, кому представить на подпись (утверждение). В отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе.

При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе, ответственный исполнитель, как правило, использует:

1) нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы по данному вопросу;

2) документы служебной переписки;

3) справочные документы (служебные  записки, акты, отчеты и пр.).

В необходимых случаях результаты изучения документов отражаются в рабочих записях, выписках и пр. На основании указанных записей формируется черновик документа. После набора текста и печати черновика документа его содержание редактируется и корректируется. Уточненный вариант черновика документа оформляется в соответствии с установленными на предприятии требованиями, после чего распечатывается не менее чем в двух экземплярах.

Контрольный экземпляр ответственный исполнитель хранит у себя до минования в нем надобности. Первый экземпляр, если это необходимо, направляется на согласование. Результаты согласования отражаются на оборотной стороне последнего листа проекта документа (в виде виз и замечаний) или в "Листе согласования" (если проект подлежит согласованию с 4 и более должностными лицами или структурными подразделениями).

По результатам согласования в  проект документа вносятся дополнительные уточнения. Проект документа вновь распечатывается, после чего представляется на подпись (утверждение) руководителю предприятия (через делопроизводство или секретариат).

Подписанный (утвержденный) документ передается в делопроизводство для регистрации (путем простановки на первом листе документа штампа "Инв. № " и внесения данных о документе в журнал учета) и, если это необходимо, тиражирование. Контрольный экземпляр документа подшивается в дело (хранится отдельно в делопроизводстве). Копия подписанного (утвержденного) документа в обязательном порядке передается должностному лицу (в структурное подразделение), осуществлявшее подготовку соответствующего проекта.

Прочие экземпляры документа выдаются под роспись должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в практической работе. По миновании надобности документ возвращается в делопроизводство с отметкой о приеме. По истечении сроков постоянного хранения указанные документы передаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.⁷

 

1.6 Основные правила составления и оформления документов

 

Основные правила составления  и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процедурах оформления документов;

- состав применяемых  в аппарате управленческих документов;

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования  к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа  документирования и вида носителя к  документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической  силы документа;

- создание условий  для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

- возможность использования  для создания, копирования, обработки  документов средства организационной техники.

Действующие государственные  нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

При составлении документа  особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

В России современные  требования к оформлению документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения  документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Документы изготавливаются  на бланках. ГОСТом установлено два  основных формата бланков - А4 и А5. Все бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники на белой бумаге или бумаге светлых тонов. ⁸

 

2 Специальная часть

 

2.1 Характеристика  организации

 

Муниципальное учреждение Центральная районная больница Новокузнецкого района была образована в 1926 году.

Видом деятельности МУ ЦРБ  Новокузнецкого района является:

• Оказание медицинской помощи населению по многим профилям;
• Проведение медицинских профилактических осмотров работников во вредных условиях труда;
• Организация выездов бригад врачей на врачебные участки;
• Проведение пропаганды здорового образа жизни среди населения района.

Муниципальное учреждение Центральная районная больница Новокузнецкого района является некоммерческой организацией. Находится в ведении Администрации Новокузнецкого муниципального района и действует в соответствии с законодательством РФ и Уставом. По организационно-методическим вопросам подчиняется Департаменту охраны здоровья населения Администрации Кемеровской области.

МУ ЦРБ Новокузнецкого района является головным учреждением  и исполняет функции органа управления здравоохранением Новокузнецкого района.

Целью создания МУ ЦРБ  Новокузнецкого района является сохранение здоровья обслуживаемого населения  путем проведения лечебно-профилактических и оздоровительных мероприятий. ⁹

Целевым рынком является население Новокузнецкого района, сотрудники предприятий находящихся на территории Новокузнецкого района.

Как любая организация, Муниципальное учреждение Центральная  районная больница Новокузнецкого района работает с поставщиками. К числу поставщиков относятся следующие организации:

• Областная санитарно-эпидемиологическая станция. ЛПУ получает препараты для проведения вакцинопрофилактики в районе.
• Губернская аптека. Поставляет лекарственные препараты необходимые для работы больницы. Поставка осуществляется на основе заказа-заявки. Данная аптека, также осуществляет льготное лекарственное обеспечение контингента особого внимания.
• Различные организации, обеспечивающие больницу твердым и мягким инвентарем, продуктами питания, канцелярскими товарами. Для осуществления эффективной работы организации необходима оперативная подача информации на получение лекарственных препаратов, продуктов, твердого и мягкого инвентаря.

К конкурентам относятся государственные и коммерческие медицинские учреждения.

В Муниципальном учреждении Центральная районная больница Новокузнецкого района существует талонная система, основанная на Муниципальном заказе, это значит, что услуги по недостающим профилям в центральной больнице осуществляют лечебные учреждения г. Новокузнецка.