Совершенствование документационного обеспечения в СХПК колхоз «Гигант»

Особенности организации  управления внутренними документами в СХПК колхоз «Гигант» предполагают, что обмен данными документами (отправка и получение или передача и прием) производится:

• лично – исполнителями документов непосредственно адресатам (если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений СХПК колхоз «Гигант»);
• через секретарей отдела документационного обеспечения – между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) СХПК колхоз «Гигант», требующих регистрации;
• посредством каналов внутренней электронной связи. Данный способ передачи информации в СХПК колхоз «Гигант» находится в стадии разработки и введении в эксплуатацию;
• посредством почтовой, курьерской связи или по каналам факсимильной, телефонной связи.

 

3.2 Пути совершенствования делопроизводства на примере        СХПК колхоз «Гигант»

 

Для данного предприятия  можно воспользоваться ниже приведенными

рекомендациями по совершенствованию  процесса оформления документа.

Имея задачу сокращения расхода  бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение  документов, целесообразно сокращать  текст за счет:

– значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул;

– исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных  требований к текстам, а также  использование бездокументных связей. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота и наиболее рациональных маршрутов движения документов по каждому типу решений.

В соответствии с этим должна формироваться  методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов  и звеньев управления, принимающих  решения.

Работа с документами  должна быть настолько отработана, чтобы не отвлекать работников от главных целей в СХПК колхоз «Гигант».

Каждый специалист, которому может понадобиться определенный документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Уменьшение физического  размера документов – существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, не всегда устраивают руководителей. Например, среди руководителей бытует мнение, что «наверх» нельзя послать документ на листе формата А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может, как бы унизить автора и т.п. По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату.

Документы, которые составляются или же поступают в СХПК колхоз «Гигант» должны быть обязательно исполнены  в срок, чтобы максимально эффективно использовать рабочее время.

Решение о делегировании  права подписи исходящих документов в СХПК колхоз «Гигант» будет способствовать более оперативному движению документов и решению дел. Более целесообразен такой порядок, при котором право подписи документов имеют также другие руководящие работники СХПК колхоз «Гигант». Разумеется, документы по наиболее принципиальным вопросам подписывает сам руководитель или его заместители в его отсутствие. Создание перечня документов, подписываемых главными специалистами СХПК колхоз «Гигант», в соответствии с их компетенцией, позволит упорядочить процедуру подписания исходящих и внутренних документов.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов, в конечном счете, зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная  обработка финансовых документов может  привести к отрицательным экономическим  результатам.

3.3 Внедрение автоматизации делопроизводства в СХПК колхоз «Гигант»

 

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться  к различным условиям работы является непременным условием повышения  эффективности управленческого  труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями. Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера.

Не менее важная задача делопроизводства – это организация  регистрации (учета) документов, а также контроль сроков их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц.

Документы, поступившие в  СХПК колхоз «Гигант» по каналам электронной почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ.

Но с переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встает вопрос об упорядочении и организации  хранения документов, созданных в  электронной форме. Однако если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую может осуществляться стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

Одним из основных вопросов, определяющих использование компьютерных технологий в СХПК колхоз «Гигант», является надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

– устойчивого электропитания;

– резервного копирования;

– антивирусной защиты.

Автоматизация делопроизводства призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

– документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);

– обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов и на архивное хранение);

– обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексирования, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);

– автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система  документационного обеспечения  управления создает единое информационное пространство, предоставляющая пользователям  средства совместной работы со всеми  документами организации: поступающей  и исходящей корреспонденцией, внутренними  организационно-распорядительными  материалами, а так же с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения «активной жизни» документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожение или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

– заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;

– приобрести готовую тиражно-заказную систему, из числа предлагаемых программ на российском рынке, и настроить её на предметную область организации.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет  не только кардинально ускорить поиск  необходимой информации, но и в  случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость  хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

 

 

 

 

 

 

 

Выводы и предложения

 

Информация выступает, сегодня  как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.

Деятельность предприятия невозможна без документационного обеспечения, под которым понимается отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Основными задачами делопроизводства является документирование, организация  работы с документами, систематизация архива.

Управленческие решения принимаются  на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) является важнейшей обслуживающей  функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления.

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

В результате ознакомления с учредительскими документами  СХПК колхоз «Гигант», была установлена  его организационно-экономическая характеристика, рассмотрена отраслевая принадлежность и основные виды деятельности предприятия.

Анализ системы документационного  обеспечения управления, представленный в третьей  главе курсовой работы, был осуществлен по материалам СХПК колхоз «Гигант», основным направлением деятельности которого является сельское хозяйство, охота и предоставление услуг в этих областях – растениеводство  в сочетании с животноводством (смешанное сельское хозяйство).

Исследование системы  документационного обеспечения  управления в СХПК колхоз «Гигант» выявило, что для совершенствования  системы документационной системы  управления необходимо разработать  комплекс мер, способствующих обеспечению  эффективного делопроизводства.

В связи с развитием  электронно-вычислительной техники  и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Использование информационных систем в организации делопроизводства и документооборота организаций  становится не просто средством оптимизации внутренних процессов, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация делопроизводства и документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование  технологии документооборота и сокращение объема документооборота.