Совершенствование документационного обеспечения в СХПК колхоз «Гигант»

 

Введение

 

В настоящее время информация является важнейшим объектом производственной деятельности и потребления, поскольку  оказывает значительное или даже решающее воздействие на направления  и результаты прогресса в научной, технической, культурной, экономической  и других сферах жизни общества.

Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа  документов. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными. На помощь приходят системы электронного документооборота, которые позволяют  создавать и обрабатывать документы  электронными средствами.

Актуальность совершенствования  традиционного делопроизводства обуславливается  необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов.

Предметом исследования является документационное обеспечение СХПК колхоз «Гигант».

Целью данной курсовой работы является анализ системы документационного  обеспечения управления, а также  разработка мер по усовершенствованию документационного обеспечения  в СХПК колхоз «Гигант».

Для достижения цели необходимо разрешить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы организации делопроизводства и документооборота;
2. Проанализировать систему делопроизводства в СХПК колхоз «Гигант»;
3. Разработать пути совершенствования делопроизводства в СХПК колхоз «Гигант» с помощью внедрения безбумажного документооборота.

Данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, выводов и предложений, списка литературы и приложения. В качестве приложения используются отчетности о финансово-экономическом состоянии товаропроизводителей агропромышленного комплекса СХПК колхоз «Гигант» за 2009 – 2011 года.

Первая глава данной курсовой работы посвящена теоретическим основам информационной системы и делопроизводства.

Во второй главе произведен анализ организационно-экономической характеристики СХПК колхоз «Гигант» с. Новокаменка, Ташлинского района, Оренбургской области.

В третьей главе рассматривается организация делопроизводства в СХПК колхоз «Гигант» и предлагаются пути его совершенствования.

Объектом исследования явилось предприятие СХПК колхоз «Гигант» с. Новокаменка, Ташлинского района, Оренбургской области. 

Предмет исследования – система делопроизводства СХПК колхоз «Гигант».

В качестве литературы использовалась учебная и методическая литература, периодические издания, отчетности о финансово-экономическом состоянии товаропроизводителей агропромышленного комплекса СХПК колхоз «Гигант».

В процессе написания курсовой работы использовались следующие методы исследования: экономический анализ, сравнение, обобщение.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы организации службы делопроизводства

 

1. Понятие информационной системы. Основные виды информации и требования, предъявляемые к ним

 

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении  и деятельности фирмы на высший уровень  управления и взаимный обмен информацией  между всеми взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляется на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств связи [13].

Информационные ресурсы – это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации; документы и массивы документов, отдельные и в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, базах данных и знаний и т.д.) [23].

Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств [1].

Информационная система так же может быть представлена как взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс.

Современное понимание информационной системы предполагает использование  в качестве основного технического средства переработки информации персонального  компьютера. Кроме того, техническое  воплощение информационной системы  само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение  и представление [8].

Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить последовательностью:

– ввод информации из внешних или внутренних источников;

– обработка входной информации и представление ее в удобном виде;

– вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

– обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации [4].

Информационная система  определяется следующими свойствами:

– любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

– информационная система является динамичной и развивающейся;

– при построении информационной системы необходимо использовать системный подход;

– выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения;

– информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации [14].

Создание и использование информационной системы для любой организации  нацелено на решение следующих задач:

– структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме – эффективный бизнес; в государственном предприятии – решение социальных и экономических задач;

– информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами;

– производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации [16].

 

В настоящее время сложилось  мнение об информационной системе как  о системе, реализованной с помощью  компьютерной техники. Хотя в общем  случае информационную систему можно  понимать и в некомпьютерном варианте.

Информация выступает  связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в  статике и в динамике, обеспечивая  подготовку управляющего воздействия  и сведения о результатах его  реализации. Информация позволяет осуществлять обратную связь и корректировку  целей в соответствии с требованиями конкретной ситуации. Она служит «предметом длительного пользования» и не теряет своих свойств в результате неоднократного потребления. Информация в значительной степени обладает свойством саморазвития, т.е. по мере накопления информационных данных получается качественно новая информация. Информация пронизывает все виды деятельности на предприятии и обеспечивает восприятие работниками своих организационных ролей, фиксируемых в должностных инструкциях. В конечном счете, от эффективности информационных процессов зависит эффективность работы любого предприятия в целом [28].

Информационное обеспечение  включает организацию информации на всех этапах ее возникновения, преобразования, передачи и восприятия. Информационное обеспечение системы управления – это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и организации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления.

Управление можно представить  как последовательный процесс:

– получения информации;

– обработки информации;

– принятия решения;

– доведения решения до сведения исполнителей;

– исполнения решения;

– подведения итогов.

Информацию, поступающую  на предприятие, можно классифицировать по различным признакам (рисунок 1) [19].

 

Рисунок 1 – Классификация информации, поступающей на предприятие

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

К информации предъявляются  определенные требования:

– краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

– удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

– точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для адекватного представления  ситуации, как правило, используются не только количественные данные, но и  данные качественного характера. Это  обеспечивается с помощью широко используемых в процессах принятие решений экспертных технологий.

Получаемая информация о  ситуации принятия решений должна быть достоверной и достаточно полной. Недостоверная либо недостаточно полная информация может приводить к  принятию ошибочных и неэффективных  решений.

Однако не меньшие трудности  возникают и при наличии избыточной информации, поскольку возникает  проблема отбора информации, действительно  представляющей интерес и важной для своевременного принятия эффективного управленческого решения [10].

Целесообразным при получении  и обработке информации о ситуации является подготовка аналитического материала, отражающего основные особенности  и тенденции развития ситуации.

Естественно, что такой  аналитический материал должен готовиться специалистами, обладающими достаточными знаниями и опытом в области, к  которой принадлежит ситуация принятия решений [5].

 

 

 

2. Документооборот и делопроизводство. Классификация документов, их назначение

 

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документирование – создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Результатом документирования является документ – зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать  любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной  информации, в том числе в преобразованном  виде.

Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [2].

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как  он определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость движения документов.

В делопроизводстве документооборот  рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее  созданных документов. Основными  правилами организации документооборота являются:

– оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;

– максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

– порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства –  возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе  должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления  информации на каждом из носителей [6].

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).