Составление и оформление справочно-информационных документов

1.4 Инженер подчиняется  директору предприятия и непосредственно  начальнику ЖЭУ. 

1.5 Основной  задачей инженера является всемерное  сохранение вверенного ему государственного  жилищного фонда путем правильного ведения домового хозяйства и обеспечение правильной технической эксплуатации.

1.6  Инженеру  подчиняются рабочие текущего  ремонта, дворники, уборщицы, а так  же другой обслуживающий персонал, закрепленный за группой домов,  находящихся в его ведении.

1.7 . Инженер должен знать:

• Директивные и распорядительные документы, методические и нормативные материалы по вопросам выполняемой работы.
• Методы исследования, правила и условия выполнения работ.
• Основные требования, предъявляемые к технической документации, материалам, изделиям.
• Основы трудового законодательства.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.8 Инженер в своей работе руководствуется нормами и правилами технической  эксплуатации жилищного фонда, нормативными документами, постановлениями РФ, постановлениями, распоряжениями, приказами Администрации края,  города, района, действующим законодательством, положениями настоящей должностной инструкции.

1.9 На время отсутствия инженера (болезнь, отпуск, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

 

2. Должностные обязанности

Инженер:

2.1 Обеспечивать  своевременный и качественный  текущий ремонт закрепленных  за ним домов и помещений. 

2.2 Обеспечивать  бесперебойную работу устройства  и домового оборудования жилых  домов, техническое и санитарное состояния домовладений на закрепленном за ним участке.

2.3 Осуществлять ежедневный контроль за состоянием инженерного оборудования в жилых и арендных помещениях, следить за состоянием подвальных, чердачных помещений, выходов на кровлю, электрощитовых, лифтов, своевременно подает заявку на устранение неисправностей оборудования в производственный отдел МУП.

2.4 Следить за  состоянием техники безопасности  при производстве текущего ремонта  и при технической эксплуатации  жилищного фонда, за содержанием благоустройства домовладений.

2.5 Руководить  работой обслуживающего персонала  и рабочих текущего ремонта. 

2.6 Организовывать  и контролировать работу находящегося  в его распоряжении эксплуатационного  персонала с оформлением необходимых документов (выдача нарядов, требования, актов, выполненных работ и т.д.), обеспечивать соблюдение трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка этим персоналом.

2.7 Проводить  согласно утвержденному  главным  инженером МУП графику, но не  реже одного раза квартал осмотр всех жилых и нежилых помещений, технического оборудования, вести журналы общих, частичных и внеочередных осмотров оборудования, вести журналы общих, частичных и внеочередных осмотров и заносить в них результаты проверки.

2.8 Составлять заявки и описи работ на необходимый  текущей и капитальный ремонт жилых домов, выполненных силами и средствами жилищно-эксплуатационного участка, а также подрядной организацией.

2.9 Организовывать  выполнение работ по плану  и графику текущего ремонта,  контролировать объемы, качество, сроки и проводить приемку работ по текущему ремонту, выполняемому, как работниками жилищно- эксплуатационного  участка, так и подрядным способом.

2.10 Контролировать  выполнение заявок жильцов и  обеспечивать его выполнение, а также вести книгу предложений населения по улучшению эксплуатации жилищного фонда.

2.11 Обеспечивать  охрану зеленых насаждений на  дворовых территориях и прилегающих  участках улиц совместно с  общественным домовым комитетом  привлекать население и общественность домов к благоустройству дворовых территорий и организации детских и спортивных площадок, катков и других мероприятий по работе с детьми.

2.12  Следить  за состоянием номерных знаков, указателей и принимать меры  по их восстановлению в случае  порчи, износа.

2.13 Принимать  участие в разработке мероприятий  по подготовке закрепленных за  ним домов к эксплуатации в  осеннее –зимний период.

2.14 Проводить  инструктаж по технике безопасности  и пожарной безопасности.

2.15 Вести работу  с жильцами по дебиторской  задолженности.

2.16 Принимать  участие на собраниях домовых  комитетах и вести работу по  составлению планов на год. 

 

3. Права

 

Инженер имеет  право:

1. Требовать от жильцов и арендаторов жилых и нежилых помещений устранения допущенных ими нарушений договора найма и аренды содержания и использования помещений и домового оборудования.
2.   В необходимых случаях составлять акты о нарушении жильцами санитарных и противопожарных правил, а также правил о порядке содержания жилых помещений и использования ими.
3. Участвовать в подборе рабочей силы для работы на закрепленном участке.
4. Вносить предложения начальнику жилищно-эксплуатационного участка об улучшении организации работ по эксплуатации и содержанию жилых домов.
5. Вносить предложения начальнику жилищно- эксплуатационного участка об поощрении рабочих за хорошие показатели в работе и о наложении взысканий на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
6. Приостанавливать работы, проводимые с нарушением правил техники безопасности.

 

4. Ответственность

 Инженер несет ответственность:

1. За ненадлежащее  исполнение или неисполнение  своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной  инструкцией, - в пределах, определенных  действующим трудовым законодательством  Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение  материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым  и гражданским законодательством Российской Федерации

4. За техническое  состояние жилого фонда на  закрепленном участке. 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель  структурного

подразделения:                                            Свердлов                      И.М. Свердлов

 

 

Согласовано:

Начальник юридического отдела:                Марченко                  Е.А.Марченко

 

                                                                                                               11.02.2013

 

С инструкцией  ознакомлена:

 

Инженер ЖЭУ-32                                          Ратушная                А.С. Ратушная

 

                                                                                                                  11.02.2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3. Служебное письмо

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями  и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть  информационные, гарантийные,   рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения   и т. д.

Правила оформления служебных писем

1. Служебные письма оформляются  на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма  входят следующие реквизиты: 

- адресат 
- дата 
- индекс документа 
- ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом 
- заголовок к тексту 
- текст 
- возможно отметка о наличии приложения 
- подпись 
- фамилия и телефон исполнителя

3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового  письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.[6]

6. Служебное письмо  может быть  адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  - в дательном.[9]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

14.02.2013 г. №    01-05/10                                                                            ООО «Век»

На №________от_________                            ул. Уборевича, 25, 63000, г. Хабаровск                                                                               

тел.: (4212) 57 90 40, факс: (4212) 68 30 25

E-mail: vek@mail.ru

 

Директору ООО  «Одежда»

Орловскому  В.А.

ул. Серышева 22,

О запросе предложения                                                                  630000 г. Хабаровск

на поставку портерной ткани.                                                      

 

 

 

Уважаемый Валентин Александрович!

 

Просим Вас  выслать на наш адрес предложение  на поставку большой партии портерной  ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды. В  предложении просим указать стоимость  на данный вид ткани, при оптовой  поставке, сроки поставки, стоимость транспортировки и форму оплаты.

Заранее благодарны и убеждены, что наше сотрудничество будет плодотворным.

 

 

С уважением,

        Директор  ООО «Век»                     Ратушная                    А.С. Ратушная

 

 

 

 

 

 

 

4.4. Протокол (полный) общего собрания акционеров.

Протокол – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Типовые требования к составлению протокола:

В обобщенном виде порядок составления протокола  сводится к следующему.При подготовке к заседанию или собранию:

- формулируются вопросы повестки дня, то есть те вопросы, по которым должны быть приняты решения;

- определяется состав основных докладчиков;

- подбираются соответствующие материалы, например, проекты документов, которые требуют обсуждения и утверждения, тексты докладов и т.п.

Во время  заседания секретарем ведется запись хода обсуждения вопросов повестки дня  и принимаемых по ним решений. Наиболее важные заседания могут стенографироваться, доклады и выступления – записываться на диктофон. Все эти материалы являются основой для последующего составления протокола.

Заголовочная  часть протокола:

Протокол оформляется  на общем бланке организации или на чистом листе бумаги с реквизитами, которые соответствуют общему бланку. В их составе:

- фирменное наименование организации;

- название вида документа;

- дата;

- индекс;

- место составления документа.

При оформлении всех реквизитов, включая реквизиты бланка, нужно учитывать определенные правила. Только это может обеспечить документу юридическую силу.

Фирменное наименование – это полное наименование организации на русском языке, закрепленное учредительными документами.[6]

ЗАКРЫТОЕ  АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«STARNET»

 

ПРОТОКОЛ

11.03.2013 г.                                                                                                        № 69

 

Хабаровск

 

Заседание совета директоров

Председатель: Шевченко С. А.

Секретарь: Калинин А. А.

Присутствовали : Белоногова Н.В. Качалова Т.О. Горботенко Е.В. Рябыкин Р.П.

                            

ПОВЕСТКА ДНЯ:

 

1. Об организации производственной деятельности и внедрения информационных систем.

Доклад технического директора Горботенко Е.В.

 

2. О введение системы скидок для вузов на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Доклад коммерческого  директора Качаловой Т.О.

 

1. СЛУШАЛИ:

     Горботенко Е.В. – в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления (прилагается).

 

     ВЫСТУПИЛИ:

Шевченко С.А. – поддержала предложение Горботенко Е.В.

 

    ПОСТАНОВИЛИ:

1. Произвести закупку 3-х компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.
2. Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров меду сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.