Составление и оформление справочно-информационных документов

Основные направления  автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация  процесса обмена информацией, включая  учрежденческую АТС, “ электронную  почту”.[2]

 К современным  техническим средствам автоматизации  информационно-управленческой деятельности  относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;
2. электронные пишущие машинки;
3. тексто-обрабатывающие системы (проблемно-ориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);
4. копировальные машины;
5. коммуникационные средства, телефонную технику;
6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7. средства для обмена информацией — “электронная почта”;
8. видеоинформационные системы;
9. локальные компьютерные сети;
10. интегрированные сети учреждений.

Информационная  технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

• степень централизации технологического процесса;
• тип предметной области;
• степень охвата задач управления;
• класс реализуемых технологических операций;
• тип пользовательского интерфейса;
• способ построения сети.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология, развитие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.[7]

Информационная  технология (ИТ) — процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Информационные  технологии управления. Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех руководителей, имеющих дело с принятием решений. Она необходима на любом уровне управления.

ИТ управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей руководителей различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней  управления частью.[8]

Основная цель автоматизированной информационной технологии — получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная  технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные ИС для ИТ — это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных.[7]

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Практическая часть.

При формировании структуры предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе.

Положение о структурном подразделении является документом, определяющим:

• порядок создания подразделения;
• правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия;
• задачи и функции подразделения;
• права подразделения;
• взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
• ответственность подразделения.

Разработка  такого документа является обязанностью отдела организации и оплаты труда. Однако данное структурное подразделение создается не на всех предприятиях. Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юридический отдел и др.

Законодательством не установлены требования к составлению  и оформлению положения о структурном подразделении. Предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных, является модель, которая содержит следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность подразделения.
3. Задачи подразделения.
4. Функции подразделения.
5. Права подразделения.
6. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.
7. Ответственность подразделения.

Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает генеральный директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения (например, склад ЗИП в составе производственного филиала сервисного предприятия) может утверждать руководитель основного подразделения, если такое полномочие отражено в его должностной инструкции или положении о возглавляемом им подразделении.

Структурное подразделение предприятия - официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. (В данном случае речь идет о структурных единицах предприятия, не обладающих полными признаками юридического лица и не являющихся обособленными подразделениями согласно ст. 53 Гражданского кодекса РФ).

Обязательными реквизитами положения о подразделении являются:

- наименование организации,

- гриф утверждения,

- место издания,

- наименование вида документа с заголовком к тексту,

- текст,

- подпись,

- визы.

Положения о структурных  подразделениях визируются руководителем  службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.[9]

 

ООО "ЖилКом"                                                                                                           УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор

Наджафов        А.Ф.Наджафов

 

11.02.2013г.

 

Положение № 011

Жилищно-эксплуатационного  участка

 

1. Общие положения.

1.1  Жилищно  - эксплуатационный участок создается  на  правах структурного подразделения для выполнения комплекса работ, связанных содержанием и ремонтом жилищного фонда (включая придомовые территории) и предоставлением жилищно-коммунальных услуг населению.

1.2 Жилищно-эксплуатационный  участок (в дальнейшем ЖЭУ)  является базовым низовым звеном по содержанию и текущему ремонту жилищного фонда на основе внутрихозяйственного хозрасчета.

1.3 В своей деятельности  ЖЭУ руководствуется действующим  законодательством РФ, приказами  управления ЖКХ и эксплуатации  жилищного фонда города, муниципального унитарного предприятия по обслуживанию жилищного фонда, уставом МУП, указаниями комитета по управлению округом и настоящим положением.

 

2. Обязанности.

Основными обязанностями  ЖЭУ является:

2.1 Обеспечение содержания  и текущего ремонта жилищного фонда в соответствии с Правилами и нормами технической эксплуатации жилищного фонда согласно договора на техническое обслуживание на закрепленном жилмассиве.

2.2 Выполнение работ по санитарному содержанию подъездов жилых домов, дворовых территорий, мусоропроводов в соответствии с договором на техническое обслуживание на закрепленном жилмассиве.

2.3 Осуществлять  прием и учет заявок нанимателей  и собственников жилых помещений. Принимать необходимые меры по устранению неисправностей по заявкам граждан. О всех аварийных ситуациях сообщать в аварийно – диспетчерскую службу предприятия.  Диспетчерскую службу заказчика.

2.4   Проводить  технические осмотры зданий согласно СНН.

2.5   Выполнять  работы по техническому обслуживанию  жилых домов в том числе  :

2.5.1 работы, выполняемые  при проведении технических осмотров  и обходов отдельных элементов  и помещений зданий.

2.5.2 работы, выполняемые  при подготовки  жилых зданий  к эксплуатации в весеннее – летний период.

2.5.3. работы,  выполняемые при подготовке жилых  зданий к эксплуатации в осенне  – зимний период, обеспечивает  своевременную сдачу паспортов  готовности жилых домов, осуществляет  запуск тепла в жилые дома , необходимые работы по обеспечению устойчивого теплоснабжения домов.

2.5.4 работы,  выполняемые  при проведении  частичных осмотров.

2.5.5 прочие работы  по обслуживанию жилых зданий.

2.6 Осуществляет  выполнение заявок Заказчика  по выполнению текущего ремонта  жилищного фонда, устранение неисправности инженерных систем, а также других  нарушений правил и норм  технической эксплуатации жилых зданий.

2.7 Принимает  участие в проведении весеннего  и осеннего осмотров зданий, оборудования, придомовых территорий.

2.8 Ведение в установленной форме учета выполненных работ по содержанию и текущему ремонту жилищного фонда и придомовой территории.

2.9 Решение других  вопрос,  связанных с обеспечением  населения качественными услугами.

 

3. Права ЖЭУ.

 

3.1 Самостоятельно  определять очередность и способ  выполнения порученных ему работ. 

3.2 Находясь  на внутрихозяйственном хозрасчете  самостоятельно перераспределять  средства, поступившие на субсчет  КТУ по каждому специалисту,  задействованному на той или иной работе.

3.3 Выписывать  предписание собственнику или  нанимателю, нарушавшему Правила  и нормы содержания жилищного  фонда. 

3.4 Способствовать расширению сферы платных услуг для экономического развития ЖЭУ 

 

 

 

4. Ответственность ЖЭУ

ЖЭУ несет ответственность за невыполнение своих обязательств по 2.1 – 2.10¸в случае если их невыполнение не  являлось следствием обстоятельств непреодолимой силы (чрезвычайных обстоятельств).

 

 

 

 

 

Руководитель  структурного

подразделения:                                            Свердлов                      И.М. Свердлов

 

                                                                                            11.02.2013

 

Согласовано:

Начальник юридического отдела:                Марченко                  Е.А.Марченко

 

                                                                                                               11.02.2013

 

С положением ознакомлены:

 

Начальник ЖЭУ-32                                       Хаммедов                  И.П. Хаммедов

 

Инженер ЖЭУ-32                                          Ратушная                А.С. Ратушная

 

                                                                                                                  11.02.2013

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ООО "ЖилКом"                                                                                                            УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор

Наджафов        А.Ф.Наджафов

 

11.02.2013г.

 

 

Должностная инструкция

Инженера жилищно-эксплуатационного участка

1. Общие положения

1.1 Инженер относится к категории специалистов.

1.2 Инженер принимается, перемещается и освобождается от занимаемой должности директором предприятия по представлению начальника ЖЭУ.

1.3 На должность  инженера назначается лицо, имеющее  среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее трех лет.