Составление и оформление организационно-распорядительных документов

- подписание  приказа;

- доведение  до сведения исполнителей.

Текст приказа  состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывающие причину и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование, его автора, дат, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную  часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные  пункты строго последовательно по схеме:

- исполнитель  (наименование должности, инициалы  и фамилия или структурное  подразделение, организация);

- действие;

- срок.

Последний пункт  приказа формулируют следующим  образом: контроль за исполнением приказа  возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт  о контроле писать не надо.

Дата приказа  – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его  отсутствие – заместитель. Если должностное  лицо, подпись которого заготовлена  в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

Внесение изменений  и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа  составляют список рассылки, куда входят подразделения организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа  до подписания согласовывают (виза) с  руководителем структурного подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителей руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Может осуществляться и внешнее согласование с разными  организациями, если приказ затрагивает  их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями.

Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово  СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.

Можно делать копии  приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копии  можно снять с разрешения руководителя.

Подлинники  приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования.

Приказы оформляются  на общих или специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа – ПРИКАЗ.

Подписанные приказы  передают в канцелярию (общий отдел  или секретарю) для регистрации.

Выписка из приказа  – копия части документа. Выписка  представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть в выписке записывают полностью (ели она есть).

Распоряжение  – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для  граждан и организаций, которым  оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д.

Распоряжения  могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают цель и причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствие», «в связи», «в целях» и т.п.

Распоряжение  оформляют на бланках А4.

Проект расположения должен быть согласован с организациями, должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица.

Указание –  распорядительный документ организационно-методического  характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным  с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.).

В организациях право издания указания предоставлено  руководителям, их заместителям, руководителям  структурных подразделений, которые  действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая  часть раскрывает причины издания  документа и обычно начинается с  устойчивых формулировок: «Во исполнение…», «В целях», «В соответствии…»

Распорядительная  часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может  делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме:

-исполнитель  (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ  или в родительном падеже после  ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.

В последнем  пункте указывают лицо, на которое  возлагается контроль за исполнением  документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением  указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или на листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные  вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждения плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления рекомендательного характера («ПРЕДЛОЖИТЬ», «РЕКОМЕНДОВАТЬ»).

В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто  с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

Постановление печатают на бланках формата А4.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

Решения издают организации (при коллегиальном  управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Текст решения  состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают причины издания  решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного  документа вышестоящего орган, то в  констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут  слово РЕШИЛ прописными буквами  на отдельной строке.

Распорядительную  часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо), действие, срок исполнения.

Решение подписывает  председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.

Решение оформляют  на бланках формата А4.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Одним из центральных  вопросов в организации информационно-документационного  обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ (документационного обеспечения  управления). Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию, и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.

Носителем информации выступает документ на различных  основах.

Рост объёмов  информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последней  четверти ХХ века огромное увеличение объёмов информации и внедрение  компьютерных технологий стали предъявлять  повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом они всё больше получают название – служба управления информационно-документационными ресурсами. В документоведческой литературе России об этом впервые стал писать директор ВНИИДАД д.и.н. М.В.Ларин.

Как известно, в  любой организации выполняется  определенная работа по государственному или общественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система. Конечно, имеются и не документируемое - "прямое" управление, но поскольку подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная система документационного обеспечения управления.

Состав практически  применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки  и хранения документов напрямую зависит  от функций организации.

Этим можно  объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии и не получили пока достаточной научно-методической проработки. Ведь кроме всего прочего, реальные системы документационного обеспечения управления в организациях зависят от статуса, масштабов работы, объема прав и полномочий и личности ее руководителя и всей системы руководства в целом. Например, бухгалтерские обязанности в малых фирмах чаще всего возлагаются на руководство офиса, а в крупных - являются самостоятельной функциональной областью, но в обоих случаях одни и те же операции должны документироваться одинаково, в одних и тех же показателях и формах документов.

Значительно отличаются в различных организациях количественно  и качественно службы ДОУ, но при  этом можно отметить следующую тенденцию - чем крупнее фирма, тем в большей мере виды деятельности, связанные с организацией информационных взаимосвязей и документационным обеспечением аппарата управления, выделены в самостоятельные службы.

Проблема развития видов документов в управленческой деятельности представляется сегодня одной из самых главных.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
2. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.
4. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.
5. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
6. Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 1988.
7. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н.
8. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.
9. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.
10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999 - 144с.

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 26.04.01 № 26

						Код
		Форма по ОКУД				0301006
				по ОКПО
наименование  организации	Трудовой договор (контракт)				номер
					дата